¿Almacenarlo?, ¿No almacenarlo?
John Ross CMRP (Certified Maintenance and Reliability Professional).
Marshall Institute
Fuente: Revista MAINTWORLD, número 2/2018. Pàgs 30, 31 y 32
Traducción del artículo de: John Ross CMRP (Certified Maintenance and Reliability Professional).
Vivo en Kansas City, Kansas en el Distrito de Westport. Si Ud. no es de esta zona, probablemente no esté familiarizado con los distritos de K.C. Pero, como la mayoría de las ciudades, Kansas City (Kansas y Missouri) está dividida en áreas o distritos, aparentemente como consecuencia de la reunión de comunidades que han configurado la metrópolis.
WESTPORT ES FAMOSA, o por lo menos lo es para los entusiastas de la Historia. Esta es el área donde las caravanas de carromatos de las Rutas de Oregón y Santa Fe, se aprovisionaban para sus viajes hacia el Oeste. Era una última parada en la civilización para conseguir aquellos suministros críticos, a menudo los que preservaban las vidas, antes de encaminarse hacia el gran espacio desconocido.
Imaginen aquellos tiempos, aquellos momentos de esperanza, y toda la planificación y preparación que conducían a una realización logística de la que, con toda certeza, sus vidas dependían de ella. Las cosas no han cambiado tanto en 150 años.
¿Qué llevarse, qué puede llevarse, cuál es su límite? ¿Cómo conservar los artículos perecederos mientras está viajando? ¿Existen otros puntos de aprovisionamiento a lo largo del camino? ¿Qué tengo o necesito que sea reparable, cómo lo voy a reparar y qué necesito para poder repararlo? ¿Qué hay acerca de medios para defenderse y sus suministros? Enfréntese a todo ello, si Ud. estuviera limitado por lo que su tiro de caballos pudiera arrastrar. Cada carromato, o grupo de carromatos, tenía que ser bastante autosuficiente, pero el conjunto de la empresa, debía ser creativa para compartir y abastecerse entre ellos mismos para lograr que cada uno llegara a su destino de una manera segura. Ud. no hubiera querido ser una carga para la caravana, pero pensando en que no podía llevárselo todo. ¿Lo necesitaba o sólo le gustaba tenerlo?
Han pasado 150 años y, en muchos aspectos, aún estamos teniendo las mismas discusiones. Las caravanas, y con ellas el progreso del Oeste tuvieron éxito en parte porque la gente aprendió y mejoró el proceso cada vez que repetían el viaje. Es cierto que la locomotora de vapor fue la que abrió en realidad el Oeste a todo el mundo, pero antes de este momento hubo, como se ha descrito anteriormente, un grupo de personas esperanzadas dirigiéndose hacia el Oeste en busca de un mañana mejor.
El razonamiento que debemos tener hoy es el que nos ha estado desconcertando desde aquellos días y, en realidad, desde mucho más tiempo a lo largo de nuestra historia. ¿Cómo sabemos qué coger?, o más directamente para nuestro razonamiento, ¿cómo podemos estar seguros de lo que tenemos que almacenar o no almacenar?. En una perspectiva limitada, cada uno de nosotros forma parte de un pequeño grupo tratando de sobrevivir y progresar en nuestro entorno. Algunos lo hacen en grandes ciudades. Otros en pequeñas comunidades, donde los recursos son escasos.
CENTRARSE EN EL PRESUPUESTO.
Intentando responder a esta cuestión, espero generar una discusión franca y algún enérgico diálogo compartiendo lo que consideramos ser un árbol de decisión efectivo que dará respuesta a este problema del almacenamiento. Mis colegas y yo, a través del tiempo, hemos llegado a conformar lo que entendemos que es una mesurada y bien analizada decisión. Es fundamental que, llegados a este punto, el lector comprenda que la decisión sobre almacenar o no almacenar un artículo no tiene que ser una decisión emocional, o basada en prejuicios (o, lo que es peor, tomada por capricho): debe ser mesurada, pragmática, aplicando una lógica standard y repetible. ¿Se imagina un tiro de cuatro caballos arrastrando el peso de su almacén de recambios a lo largo de la totalidad de la Ruta de Santa Fe?. Simplemente, no se lo puede imaginar.
Muchos almacenes de recambios que visitamos y con los que trabajamos, han agotado la superficie de su espacio disponible y ahora se esfuerzan en ocupar el espacio cúbico. Este es el resultado de un destacado e irresponsable planteamiento para determinar que almacenar y que no almacenar.
Deberíamos de empezar poniéndonos de acuerdo en algunos pocos aspectos fundamentales de un almacén. No esperamos un conjunto de acuerdos, pero como base, deberíamos empezar desde la misma posición general.
Antes que determinar si un artículo debe ser almacenado o no, habrá que analizar el presupuesto del almacén. En este ejemplo, estamos hablando sólo de piezas para la reparación de nuestros activos de producción o de instalaciones (equipos de producción para plantas de fabricación y montaje; componentes de instalaciones para compañías de servicio, hospitales, universidades, etc.). Mantener algo en funcionamiento tiene un coste, ¿Cuál es el valor correspondiente a los recambios? Nuestro modelo está basado en un 1% de valor estimado de reposición (ERV). Si su instalación tiene un valor ERV de 100 millones de dólares, debemos prever un valor límite para el MRO (Maintenance, Repair, Operation) de 1 millón $.
Creo necesario volver a la historia de la Ruta de Santa Fe y comentar que la carga correspondiente a 1 M$ es la máxima que nuestros caballos podrán arrastrar sobre el terreno y a lo largo de la distancia. Este es nuestro límite.
A continuación deberíamos acordar que sólo aquellas piezas o artículos que aparecen en la Relación de Material (BOM) de la instalación son las que se almacenarán (o no almacenarán). No vamos a almacenar todo lo que conste en el BOM, sino que sólo vamos a almacenar lo que aparezca en el BOM.
¿De dónde proceden los BOMs y quién es responsable de obtener el BOM?. Mucho se ha escrito sobre ello, pero para ser conciso, el BOM es la responsabilidad del ingeniero del proyecto; mantener el BOM actualizado es el rol del planificador de mantenimiento.
De nuevo, con nuestra caravana de carromatos, vamos a tomar sólo los artículos que son para el carromato en sí mismo, los caballos, arreos y aparejos, y artículos de primera necesidad para la supervivencia humana (alimentos, agua, coberturas, ropas, armas defensivas, y herramientas). En la ruta hacia el Oeste, se cargan aquellos artículos que apoyan nuestra misión y están asociados con el carromato, caballos, y las personas.
Mantenimiento centrado en la fiabilidad.
Y, nuestro último punto de entendimiento fundamental es considerar un aspecto de Mantenimiento Centrado en la Fiabilidad al comprender la función de un activo y la de un componente. Este es un matiz esencial para determinar si un artículo debe ser almacenado o no almacenado. ¿Cumple una función necesaria? Si no sabemos, entendemos o valoramos esta función, ¿Cómo sabemos si la instalación o el componente es suficientemente importante como para ponerlo en nuestro carromato?
Para recapitular en esta discusión acerca de que almacenar o no, vamos a:
- Limitar nuestro inventario de MRO al 1% del ERV.
- Tener en cuenta sólo artículos que consten en los BOMs del activo, para almacenarlos o no.
- Comprender primero el funcionamientos del activo y luego la función del componente.
Precaución … ¡eximente de responsabilidad a la vista!. Lo que estamos presentando en el diagrama adjunto es un árbol de decisión, confeccionado a través de años y revisado por expertos profesionales, exactamente como Uds. mismos. Ello no significa que sea la palabra final absoluta acerca de lo que se debe o no se debe almacenar y es de criterio general para cubrir una amplia variedad de industrias. Más exactamente, el aspecto que queremos plantear y el mensaje que esperamos que llegue a cada uno es que se debe disponer de un árbol de decisión que le sirva de guía. Un árbol que tiene sus raíces en los nutrientes fundamentales que hemos establecido en los párrafos anteriores. La orientación sólida de las ideas, debe ser nuestro mensaje.
Crítico o no crítico.
Unas pocas palabras antes de que Ud. revise el árbol de decisión sobre si almacenar o no almacenar. En primer lugar, su organización también debe tener un método imparcial para determinar si un recambio es crítico o no lo es. En algunos casos, se etiquetan artículos como “críticos” para “asegurarse” de que el artículo se guarda en almacén. Existen muchos criterios de interpretación sobre el significado de un “recambio crítico”, sólo un factor debe aportar un seguro contra la necesidad del recambio. Para esta particular consideración, sólo es importante que el lector tenga algún proceso de cálculo que ayude a alcanzar este determinante.
El árbol de decisión es una hoja de flujo estándar. Cada organización deberá crear su propia definición de los cuadros o bloques incluidos en el diagrama del árbol de decisión.
Por ejemplo: ¿Es aceptable el tiempo de espera para el suministro de la pieza? Deberá determinar esta situación para cada artículo que se considere. La información sobre tiempos de suministros normalmente consta en la base de datos de cada artículo en el GMAO. Es importante que esta información se mantenga actualizada, por lo menos una vez al año.
Otro ejemplo: ¿Almacenar el artículo es importante económicamente? Para este cuadro, se ha de determinar cuál debe ser el nivel del inventario del almacén. Antes se había sugerido, que el objetivo debía situarse en el 1% del ERV. Sea cual sea el valor, para este cuadro en particular, la cuestión es: “¿tenemos cabida en nuestro carromato para este artículo?”.
Finalmente, cuando se establece que un artículo no debe ser almacenado, debemos dirigirnos a otra consideración: “¿Debe cualificarse este artículo como un Pedido bajo Demanda?” (Order On Request – OOR). Algunos artículos que no cumplen los requisitos para ser almacenados, pueden ser considerados como artículos catalogados. Estos son aquellos artículos cuya información dentro del componente es conocida, y el recambio tiene un número de recambio, pero del que se ha determinado que dicho artículo no debe ser almacenado físicamente. En tales casos, debe tenerse cuidado para asegurar que sólo artículos que aparecen en el BOM del activo son determinados como OOR.
Véase a continuación nuestro árbol de decisión de almacenarlo o no almacenarlo. Debatamos.
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