Aplicaciones del modelo de ciclo de vida del activo en la estrategia de mantenimiento
Noelia Poyatos Ventura
Directora de Proyectos de Facility Management
Departamento de Consultoría
JG Ingenieros, S.A.,
1. RESUMEN
Los activos son una parte fundamental que aportan valor, ya sea real o potencial, en una organización, por ello es importante hacer una buena gestión.
En esta propuesta nos centramos en el coste del ciclo de vida de los activos en el mantenimiento de edificios patrimoniniales en general.
Partiendo de la fase de diseño de un proyecto o de una instalación ya ejecutada, se puede analizar el coste del ciclo de vida de los activos.
Pese a que los escenarios iniciales serán diferentes, la metodología de cálculo de los costes del ciclo de vida de los activos será prácticamente la misma.
En primer lugar, debemos partir del inventario de activos, sobre los cuales calcularemos los costes.
Habrá que fijar el periodo de estudio de los costos. En caso de un edificio patrimonial de gestión pública o privada, el periodo será el que convenga a la organización. En el caso que se presentará a continuación, la propiedad determinó que se evaluara un período de 35 años.
Para el cálculo del ciclo de vida de los activos nos basaremos en la recomendación de Chartered Institution of Building Services Engineers (CIBSE) en su guía de operación y mantenimiento para cuantificar la vida útil máximas, que, pese a que está enfocada en el concepto más financiero, en la amortización de los activos, equivale a la vida útil técnica.
Un punto a tener en cuenta es la sostenibilidad. En este apartado se debe considerar las características de los activos y los sistemas en qué se basan, para que en conjunto se disponga de unas infraestructuras eficientemente energéticas.
En resumen, el análisis del ciclo de vida es importante no solo a nivel técnico, sino también financiero.
Se presentará la aplicación en un caso práctico. Alcance del análisis:
- Instalaciones
- Elementos constructivos
- Seguridad
- Personal profesional
- Etc.
¿Qué se consigue?
- Visión de la vida útil de los activos.
- Estudio de los costes a prever a lo largo de los años estudiados.
- Identificación de la inversión optimizando la ratio costo/retorno para la obtención de los máximos beneficios.
- Dimensionado del equipo técnico necesario.
- Planificación de los costes asociados a los activos.
- Análisis de la gestión del mantenimiento.
- Ayuda a valorar la viabilidad de las infraestructuras en el contexto del proyecto global.
- Establecer un plan de contingencia para garantizar el servicio en caso de fallo.
- Dar valor a la operación de mantenimiento como modelo económico del ciclo de vida.
2. CONTENIDO
Como indicábamos en el resumen, partimos de un proyecto en la fase de diseño o de una edificación/instalación ya ejecutada. Para esta presentación nos centraremos en el primer caso, y concretamente en un edificio de nueva planta de uso administrativo, en el que se requiere de un estudio de ciclo de vida para evaluar los costes para el mantenimiento preventivo, correctivo y sustitutivo.
En primer lugar, necesitamos fijar el alcance de las instalaciones objeto de nuestro estudio. El estudio se centrará en la totalidad del proyecto, es decir, instalaciones y obra civil. A partir de este punto, necesitamos disponer del inventario. Dado que estamos estudiando un proyecto que se encuentra en la fase de diseño, el inventario en el que nos basaremos será el del proyecto ejecutivo. Debemos ser conscientes que éste puede variar respecto el finalmente al final de la obra. Por lo que habrá que prever una actualización final de obra.
No menos importante es fijar el período de estudio. En el ejemplo, la propiedad determinó que el plazo a evaluar fuera de 35 años.
El siguiente paso es estudiar por cada partida de activos el coste del mantenimiento preventivo, correctivo y el sustitutivo. En el caso del correctivo, se considerará un coeficiente para su cálculo ya que es imposible prever el coste de forma más acotada.
Al fin y al cabo, debemos tener en cuenta que es un estudio de un proyecto aún no ejecutado. Es decir, no se dispone de histórico. Por este motivo nos basaremos en la experiencia propia.
Para el ciclo de vida cogeremos como referencia el CIBSE, que pese a ser un indicador de tipo económico relacionado con la amortización, los tiempos están ajustados con la vida útil de los activos.
2.1. Mantenimiento Preventivo
Se consideraran todas aquellas operaciones de mantenimiento y control que se repiten en el tiempo con una cierta periodicidad y tiene como objetivo mantener en buen estado de conservación y funcionamiento todos los elementos del edificio, prevenir posibles incidencias antes de que se produzcan, detectar fallos repetitivos, evitar paradas imprevistas por averías, disminuir el coste de reparaciones, detectar posibles puntos débiles en el edificio, reducir fallos operativos y que permitan que los elementos que integran el edificio cumplan con los objetivos operatividad para las que se han diseñado, se garantice su fiabilidad, durabilidad y pueda llegar a aumentar su vida útil prevista.
2.2. Mantenimiento Correctivo
Está formado por todas aquellas operaciones de mantenimiento no previstas, motivadas por averías, fallos en el funcionamiento de las instalaciones, problemas detectados durante el mantenimiento preventivo, actos vandálicos etc. y que se han de efectuar de manera inmediata para no alterar las condiciones de servicio del edificio.
2.3. Mantenimiento Sustitutivo
En este caso se considerará la vida útil de cada uno de los activos, previendo la sustitución del mismo una vez alcanzados los años estimados de uso.
2.4. Recursos
Una vez disponemos de los costes de las operaciones de mantenimiento estudiamos los recursos necesarios para el desarrollo de éstas. Para ello se debe disponer del proyecto de mantenimiento en el que se definen las operaciones a realizar, y sobre las cuales se determinan los tiempos de dedicación necesarios por cada operario según su especialización, como se muestran en las figuras 1 y 2.
Figura 1 - Ejemplo de ficha de activo del proyecto de mantenimiento con operaciones por activo y tiempo de ejecución
Figura 2 - Recursos necesarios para el desarrollo del mantenimiento de la edificación.
2.5. Costes
Una vez evaluados los puntos anteriores, se valoran obteniendo los costes para la ejecución del mantenimiento de la edificación teniendo en cuenta la vida útil.
En la figura 3 se puede observar los gráficos a lo largo de los 35 años de estudio, diferenciando la tipología de coste para el mantenimiento de instalaciones, obra civil por año.
Estos gráficos ayudan a tener una visión de la previsión económica que se deberá tener en cuenta en el trascurso del período de estudio.
Figura 3 - Costes de mantenimiento por tipología y periodo.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este estudio se ha aplicado en un edificio de uso administrativo cuya propiedad es una promotora patrimonialista, sin embargo este mismo procedimiento se puede estudiar en sectores farmacéuticos, hospitalarios, logística, activos de infraestructuras e industrial. Y en general en cualquier proyecto de instalaciones.
4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Normativa objeto:
- UNE EN 60300-3-3 Life cycle costing
- UNE EN 16646:2014 Mantenimiento en la gestión de los activos físicos
- UNE_EN_15459_1_2018_Eficiencia_Energética
- CIBSE economic life factor codes and schedules
