Así construimos el éxito de nuestras paradas de mantenimiento con herramientas digitales
Gonzalo Alcalde Vicente
Planificador de Mantenimiento
ILBOC (Iberian Lube Base Oils Company, S.A.)
1. INTRODUCCIÓN
ILBOC (Iberian Lube Base Oils Company, S.A.) es una empresa constituida en 2012 como una joint venture entre Repsol (30%) y SK Group (70%), dedicada a la producción de bases lubricantes de alta calidad (Grupo II y, principalmente, Grupo III) en el Valle de Escombreras, Cartagena.
La planta comenzó su operación en septiembre de 2014, con una capacidad de diseño de 13.300 BPSD, ampliada en 2021 hasta aproximadamente un 140% de su capacidad original mediante un proyecto de revamping.
Desde la puesta en marcha inicial de la planta se han ejecutado dos grandes paradas de mantenimiento, además del propio revamping, alcanzando resultados muy concretos: cero accidentes durante la ejecución, ausencia de fugas en el arranque, cumplimiento del plazo previsto y sin desviaciones de coste.
Cosechar este nivel de éxito de forma sostenida en un entorno complejo no es fruto de acciones aisladas ni de la simple incorporación de herramientas digitales. Es, en realidad, la consecuencia de una metodología de trabajo definida con procesos claros y roles establecidos, donde cada decisión, cada proceso y cada interacción están orientados a un mismo propósito: mantener el control y la coordinación de la parada durante todo su ciclo de vida.
Esta metodología utiliza la digitalización como palanca para estructurar la información, disminuir los imprevistos durante la ejecución y facilitar la toma de decisiones en el momento adecuado. Todo ello se articula bajo un flujo continuo de información que conecta preparación, planificación, ejecución y seguimiento.
En la práctica, este enfoque se traduce en tres capacidades: llegar a la ejecución con el trabajo realmente preparado, disponer de conocimiento en tiempo real de lo que ocurre en planta e identificar desviaciones con margen suficiente para corregirlas antes de que tengan impacto en el plazo, el coste y la seguridad.
2. EL RETO: COMPLEJIDAD, INCERTIDUMBRE Y PÉRDIDA DE CONTROL
Los problemas en una parada no se originan únicamente durante la planificación. También provienen de la dificultad para mantener el control a medida que avanza la ejecución.
En pocos días se ejecuta una carga de trabajo equivalente a meses de mantenimiento rutinario. A esto se suma la presencia simultánea de múltiples empresas contratistas en espacios reducidos, bajo unas condiciones exigentes desde el punto de vista de seguridad.
En este contexto, la incertidumbre forma parte del proceso. El estado real de los equipos no siempre se conoce hasta el momento de intervenir, lo que introduce variabilidad en el alcance. Con el avance de los trabajos, aparecen interferencias y situaciones no previstas que obligan a reajustar continuamente.
Es en ese punto cuando la gestión tiende a volverse reactiva. La falta de visibilidad y de conexión entre la realidad de los trabajos en planta y el equipo responsable de controlar y coordinar la parada obliga a tomar decisiones sobre la marcha, introduciendo un componente de improvisación que resulta difícil de controlar. En este nivel de exigencia, cualquier aspecto que no esté bien gestionado acaba afectando al plazo, al coste o, incluso, a lo que podría ser peor: la seguridad.
3. UN MODELO ORIENTADO AL CONTROL
El enfoque adoptado por ILBOC parte de una idea sencilla: el valor no está en disponer de más herramientas, sino en asegurar que la información fluye de forma continua y útil a lo largo de todo el proceso.
Sobre el terreno, la metodología se articula en cuatro bloques —preparación, planificación, ejecución y seguimiento— que funcionan de forma integrada. Cada uno responde a una necesidad concreta, pero todos comparten el mismo propósito: reducir los imprevistos en ejecución y anticipar problemas antes de que tengan impacto en la seguridad, el plazo y el coste para asegurar el control.
3.1. Preparación: reducir el número de imprevistos en ejecución antes de comenzar
Una parte importante de las desviaciones tiene su origen antes del inicio de los trabajos. Por ello, se pone el foco en asegurar que los datos son completos, precisos y utilizables desde el principio.
La definición del alcance se apoya en el modelo 3D y el tour virtual de la planta. El modelo 3D de planta es una representación digital tridimensional que integra geometría, equipos y layout de la instalación, mientras que el tour virtual es una recreación inmersiva basada en imágenes 360 reales que permite recorrer la planta y visualizar el entorno operativo. La Figura 1 muestra un ejemplo de estos entornos. Permiten visualizar con precisión las condiciones reales de intervención, lo que simplifica la elaboración de especificaciones y reduce ambigüedades.
Asimismo, el acceso de los contratistas a estas herramientas durante la licitación introduce una mejora sustancial. Facilita el análisis detallado de accesos, interferencias y necesidades de auxilios, elevando la calidad de las ofertas y reduciendo ajustes posteriores.
Figura 1. Tour virtual de planta de imágenes 360
Por otra parte, la priorización de las intervenciones se apoya en procesos digitalizados del departamento de Fiabilidad. Estos permiten evaluar el riesgo asociado a cada equipo, considerando tanto la probabilidad de daño acumulado como su impacto en el plazo de parada. Como resultado, se actúa en primer lugar sobre aquellos equipos cuya contingencia podría comprometer la parada, detectando desviaciones lo antes posible y disponiendo del mayor margen de actuación para su resolución sin afectar a la fecha de puesta en marcha. Así, se concentran los recursos en los trabajos realmente críticos y se anticipan problemas mediante la elaboración de planes de contingencia.
A ello se añade el uso de una plataforma web para el control previo de capacitación del personal contratista. A través de esta herramienta es posible verificar, de forma remota y antes del inicio de la parada, que el personal dispone de las competencias mínimas requeridas para los trabajos que van a ejecutar. Este requisito se establece como condición necesaria para el acceso a planta. El efecto es directo: se reducen errores en ejecución y se mejora la calidad desde el inicio.
3.2. Planificación: validar que el programa de parada es ejecutable
Con el alcance definido, el siguiente paso consiste en comprobar si el plan puede ejecutarse en condiciones reales.
Para conseguirlo, se integra el programa de trabajos con el modelo 3D mediante planificación 4D, lo que permite analizar simultáneamente el tiempo y el espacio. De este modo, se identifican interferencias entre actividades antes de iniciar la parada.
Este análisis, que tradicionalmente requiere un esfuerzo elevado y un conocimiento muy detallado de la planta, se simplifica de forma significativa. La detección anticipada de incompatibilidades permite ajustar la secuencia de trabajos con mayor criterio.
Un caso de referencia es la coincidencia de trabajos en caliente con aperturas de línea o la interferencia entre maniobras de izado y zonas ocupadas en su vertical (Figura 2). Detectadas en campo, estas situaciones generan imprevistos que impactan negativamente en los objetivos de la parada. Identificadas previamente, pueden gestionarse sin impacto.
El resultado es una planificación más fiable y con menos necesidad de cambios durante la ejecución, con menor exposición a retrasos, mayor protección del plazo y presupuesto, así como mejores condiciones de seguridad.
Figura 2. Uso del modelo 3D para detección temprana de interferencias.
3.3. Ejecución: conocimiento en tiempo real del estado de los trabajos
Durante la ejecución, el foco cambia. El objetivo pasa a ser mantener la visibilidad de lo que está ocurriendo realmente en planta y asegurar que la programación sigue representando la realidad.
El avance de los trabajos se registra directamente desde campo mediante dispositivos móviles por los responsables de la ejecución de cada tarea. La información se actualiza de forma continua: inicio, fin, horas ejecutadas y estimaciones pendientes. Estos datos se integran en la planificación, manteniéndola alineada con la situación real. Esto permite identificar desviaciones en fases incipientes, con margen para mitigar su impacto en el plazo de parada.
Determinados trabajos críticos también se gestionan mediante aplicaciones específicas que aseguran su ejecución y trazabilidad. El control de uniones bridadas es un ejemplo representativo (Figura 3). Cada brida se gestiona como un activo, con identificador único y parámetros de apriete personalizado para garantizar su estanqueidad.
El proceso completo de apertura y cierre queda registrado, incluyendo doble verificación del apriete y comunicación directa con supervisión ante cualquier anomalía.
Figura 3. Aplicación móvil para el control de uniones bridadas
El esfuerzo en esta fase se centra en sostener un control efectivo de la ejecución. Esto garantiza un correcto montaje de los equipos sin defectos que puedan provocar fugas o fallos, preservar la seguridad de las personas y proteger el plazo, evitando incidencias en el arranque y retrabajos asociados.
2.4. Seguimiento: centrar la atención donde importa
En el transcurso de la parada, el volumen de información crece rápidamente. El riesgo ya no es la falta de datos, sino su interpretación. Por este motivo, el seguimiento se apoya en un sistema digital basado en técnicas de data analytics, que permite procesar grandes volúmenes de información y centrar el análisis en las desviaciones de la ejecución y los riesgos asociados.
Gracias a esta herramienta, es posible optimizar el tiempo y los recursos variables, aspectos críticos durante la ejecución de la parada. El análisis debe orientarse hacia los aspectos que realmente condicionan el resultado de la parada.
La disponibilidad continua de la información ha permitido el acceso directo a la información sin depender de informes o reuniones de seguimiento, de modo que cada interesado puede consultar en cualquier momento la información que necesita y con el nivel de detalle requerido en cada momento.
En paralelo, la digitalización del programa de inspección ha transformado procesos manuales que antes requerían días en flujos automáticos que permiten disponer de la información en minutos. Las mediciones se reportan directamente desde campo mediante dispositivos móviles, integrándose en el sistema tras un proceso de validación y análisis automatizado. De esta manera, se conoce el estado real de los equipos según se intervienen, agilizando la toma de decisiones y proporcionando mayor margen de maniobra ante contingencias.
De forma complementaria, la integración de datos de proceso permite analizar el comportamiento de los equipos dinámicos durante la bajada de carga en el proceso de parada de planta, identificando aquellos sometidos a condiciones de estrés. Esta información se utiliza para definir con mayor criterio la estrategia de arranque, seleccionando los equipos más adecuados para garantizar una puesta en marcha segura y sin incidencias.
4. RESULTADOS: CÓMO SE MANTIENE EL CONTROL DURANTE LA PARADA
La implantación del modelo ha transformado la forma de preparar y gestionar las paradas, con resultados satisfactorios en las distintas intervenciones realizadas y una clara mejora en la capacidad de control en todas sus fases.
- En la fase de preparación, una mejor definición del alcance y la validación de la planificación, apoyada en herramientas como el tour virtual o el modelo 3D, han permitido disminuir el número de imprevistos durante la ejecución de la parada. Muchas de las interferencias que antes se detectaban en campo ahora se identifican con antelación, lo que disminuye la necesidad de introducir cambios en ejecución.
- Durante la parada, la integración directa de los avances desde campo en la planificación permite que el programa refleje en todo momento la situación real de los trabajos. Esto facilita detectar desviaciones de forma temprana y tomar decisiones con mayor margen, evitando que pequeños desajustes acaben afectando al plazo y al coste.
- En los trabajos críticos, la digitalización nos ha ayudado a estandarizar la ejecución y asegurar la trazabilidad, reduciendo de forma significativa las incidencias en el arranque.
- Además, la integración de la información centra la atención en los puntos que realmente requieren actuación, evitando dedicar tiempo a analizar información que no es relevante en cada momento.
El resultado es una parada mejor controlada, en la que la incertidumbre deja de condicionar el desarrollo de los trabajos.
5. CONCLUSIONES: EL VERDADERO VALOR ESTÁ EN LA INTEGRACIÓN
La digitalización es un elemento clave para mejorar la gestión de las paradas de mantenimiento, pero su impacto no está en las herramientas, sino en cómo cambia la forma de trabajar.
- Cuando la información deja de estar fragmentada y pasa a integrarse en el propio proceso, la planificación y la ejecución dejan de ser fases separadas. Esto permite trabajar con una visión más clara de lo que está ocurriendo en cada momento y tomar decisiones con mayor anticipación.
- Este cambio reduce la necesidad de reprocesar información, elimina tareas que no aportan valor y acorta los tiempos de reacción, lo que resulta especialmente crítico en un entorno como la parada, donde cualquier desviación tiene impacto directo en el plazo y en los costes.
- Además, la digitalización proporciona herramientas para trabajar de forma más estructurada y consistente, facilitando el control durante la ejecución sin aumentar la carga de gestión.
- En este sentido, la mejora no viene de añadir complejidad, sino de simplificar la forma de gestionar la información y centrar el esfuerzo en aquello que realmente condiciona el resultado.
Por tanto, la digitalización no debe entenderse como un objetivo en sí mismo, sino como un medio para conseguir paradas más controladas, más predecibles y alineadas con sus objetivos principales: seguridad, plazo y coste.
