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Cómo una gestión del mantenimiento de calidad impacta en el mantenimiento 4.0
Alvaro Claudio
Responsable de proyectos de mejora de las operaciones de mantenimiento
DOT Consulting
1. INTRODUCCIÓN
En los últimos tiempos, el mantenimiento industrial (4.0 o 5.0) está en constante evolución debido a avances tecnológicos, cambios en las demandas de la industria y la búsqueda de mayor eficiencia y fiabilidad. Estas tendencias reflejan la creciente importancia de la tecnología, la analítica de datos y la inteligencia artificial.
Monitoreo en tiempo real, mantenimiento predictivo, Inteligencia Artificial y machine learning, Gemelo Digital (Digital Twins), realidad aumentada, etc…son algunas de las prácticas que a todas las compañías les gustaría implementar pero que muy pocas lo pueden hacer. Pocas compañías pueden obtener todo el potencial disponible.
Estaremos todos de acuerdo que todas estas prácticas inciden directamente en la mejora de la fiabilidad de los equipos. Sin embargo, como se dijo en la apertura del Congreso Iberioamericano de Mantenimiento, no hay que olvidar que hay aspectos fundamentales sin los cuales no se puede obtener todo el provecho a estas nuevas estrategias. Nos referimos a la “gestión óptima del mantenimiento”, concretamente, a la “gestión óptima de las órdenes de trabajo”. “Back to the basics” lo llamó él.
La gestión adecuada de las órdenes de trabajo de mantenimiento es un componente fundamental para alcanzar un alto nivel de fiabilidad en la industria. Facilita la planificación, la asignación de recursos, el seguimiento, la documentación y la mejora continua de las actividades de mantenimiento, lo que a su vez contribuye a la disponibilidad y confiabilidad de los equipos y sistemas industriales.
Unos de los aspectos más importantes para conseguir una gestión óptima del mantenimiento es trabajar con calidad. Y la calidad se puede representar con el concepto “Fisrt Time Through”.
El concepto de "First Time Through" (FTT) se refiere a la capacidad de realizar una tarea, proceso o fabricación correctamente la primera vez, sin la necesidad de retrabajo, correcciones o reprocesamiento. Si lo trasladamos a la gestión del mantenimiento, estamos hablando de:
- Planificación eficiente
- Priorización adecuada de órdenes
- Asignación eficiente de recursos
- Registro de OTs con información valiosa
- Monitorización y evaluación riguroso
- O la comunicación efectiva en departamentos (producción, ingeniería, compras…)
Siguiendo el flujo de gestión del mantenimiento, veremos algunas de las problemáticas que nos solemos encontrar y el impacto que pueden tener en la aplicación de las nuevas estrategias de mantenimiento 4.0 o 5.0.
Seguro que todas estas problemáticas las conocéis muy bien pero a veces parece que nos olvidamos debido a las nuevas tendencias tecnológicas y al impacto mediático que algunas tienen.
2. LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN CORRECTA EN LOS AVISOS
En el complejo entorno de la gestión de averías, la información se erige como un pilar fundamental para la eficacia y eficiencia en la resolución de problemas. Sin embargo, la falta de detalles precisos en los avisos puede convertirse en un obstáculo sustancial para una prescripción de resolución adecuada. Desde errores en etiquetas y ubicaciones hasta descripciones vagas de síntomas o averías, la carencia de información impacta directamente en la capacidad de abordar las incidencias de manera rápida y precisa.
Errores comunes en los avisos
Los errores en los avisos pueden manifestarse en diversas formas, desde imprecisiones en la etiqueta o ubicación del equipo hasta fallos en la descripción de los síntomas o averías. Estos errores pueden extenderse al nivel de urgencia asignado al problema y pueden carecer de información contextual crucial, como detalles sobre el arranque del equipo. Cada uno de estos malentendidos contribuye a una cadena de eventos que afectan negativamente la gestión de averías.
Consecuencias derivadas de la falta de información
La carencia de datos precisos en los avisos puede desencadenar una serie de problemas habituales en la resolución de averías. Uno de los resultados más notorios es el tratamiento inadecuado de la avería, lo que puede generar pérdida de tiempo considerable. La necesidad de recabar más información prolonga aún más el proceso, y las dudas en la ejecución pueden traducirse en desplazamientos innecesarios y la preparación incorrecta de materiales y herramientas.
El histórico de averías afectado por errores en los avisos contribuye a una base de datos inexacta, dificultando el análisis de patrones y la implementación de mejoras continuas. Además, los riesgos potenciales en la seguridad se incrementan cuando la información sobre la avería es insuficiente o incorrecta. La duplicidad de avisos, otro problema derivado, consume recursos valiosos y desvía la atención de problemas genuinos.
Hacia una gestión de averías efectiva
La optimización de la gestión de averías comienza con la mejora en la calidad de los avisos. Es esencial implementar protocolos rigurosos para la generación de avisos, asegurando la corrección de etiquetas, ubicaciones y descripciones de síntomas. Capacitar al personal para reconocer la importancia de proporcionar información detallada y contextualizada puede marcar la diferencia en la eficacia operativa.
“La falta de información en los avisos dificulta la implementación de una adecuada “prescripción de resolución de averías”.
La parametrización y alimentación adecuada del sistema, además de suponer un apoyo fundamental para determinar qué estrategias de mantenimiento son más acertadas, permiten la prescripción de las averías mediante la ciencia de datos (IA). En la actualidad, algunas compañías han comenzado a implantar algoritmos que, a partir del histórico de parámetros de funcionamiento y de
fallos de los equipos, pueden prescribir a los técnicos qué tipo de intervención es la más adecuada.
3. DESAFÍOS DE DUPLICIDAD EN AVISOS DE MANTENIMIENTO
La detección automática de duplicidades a través de la ciencia de datos se presenta como una herramienta valiosa. Sin embargo, es crucial reconocer que esta solución, aunque eficaz en mitigar ciertos problemas, no aborda la raíz de la cuestión.
Causas de la duplicidad en los avisos
Los avisos que se duplican a menudo se originan en la falta de visibilidad en los sistemas de información, deficiencias en la comunicación entre turnos y áreas, registros inexactos, y la ausencia de formación adecuada. Estas carencias desencadenan una serie de problemáticas que afectan directamente la eficiencia operativa y la percepción del servicio de mantenimiento.
Problemas derivados de avisos duplicados
La presencia de avisos duplicados no solo crea un desafío operativo, sino que también conlleva una serie de problemáticas adicionales. La pérdida de tiempo en la limpieza de los sistemas de información, destinada a eliminar duplicidades, se convierte en un gasto innecesario. La confusión entre los equipos de mantenimiento, al encontrarse con múltiples registros del mismo problema, lleva a una coordinación ineficiente de recursos. Esto, a su vez, puede generar controversias entre los departamentos de Mantenimiento y Producción/Operaciones, afectando la armonía en el entorno laboral.
La priorización y programación inadecuadas, a menudo ocasionadas por errores de cálculo en el backlog generado por avisos duplicados, afectan la planificación de actividades críticas. El uso ineficiente de mano de obra, tiempo y materiales se traduce en costos adicionales y una menor productividad. El histórico de mantenimiento contaminado por errores de duplicidad no solo complica la identificación de patrones y áreas de mejora, sino que también impacta negativamente en la reputación del servicio de mantenimiento, especialmente cuando se externaliza a terceros.
Hacia una solución integral
La duplicidad de avisos en el mantenimiento es un desafío multifacético que requiere una estrategia integral. Si bien la detección automática a través de la ciencia de datos es valiosa, no puede funcionar como una solución aislada.
Abordar las fuentes fundamentales de duplicidad garantiza una gestión de mantenimiento más eficiente, reduciendo costos y mejorando la calidad del servicio.
4. CIENCIA DE DATOS Y REDES NEURONALES
La descripción de las incidencias en texto abierto, la dependencia de la interpretación del aviso y del conocimiento experto son factores que, aunque inherentes al proceso, a menudo generan ineficiencias y retrasos en la resolución de problemas. Sin embargo, la integración de la ciencia de datos, particularmente mediante tecnologías de redes neuronales y procesamiento del lenguaje natural (NLP), emerge como un camino prometedor para superar estas barreras.
Uno de los mayores desafíos en la gestión de incidencias es la variabilidad en la descripción de los problemas. La información proporcionada en los avisos puede ser subjetiva y, en ocasiones, carecer de la precisión necesaria para una resolución rápida y efectiva. La falta de un formato estandarizado dificulta la aplicación de soluciones automáticas y, a menudo, genera dependencia de la interpretación individual.
Ciencia de datos para la detección automática de duplicidades
La ciencia de datos se posiciona como un aliado poderoso en la mejora de la gestión de incidencias. La detección automática de duplicidades, mediante algoritmos inteligentes y análisis de patrones, contribuye a reducir la carga de trabajo asociada con la limpieza y clasificación de avisos duplicados. Esto no solo ahorra tiempo valioso, sino que también mejora la precisión de la información almacenada en el sistema.
Propuesta automática de intervención con tecnologías de redes neuronales y NLP
La verdadera revolución llega con la capacidad de las tecnologías de redes neuronales y NLP para ofrecer propuestas automáticas de intervención (prescripción). Estos sistemas avanzados pueden analizar patrones en grandes conjuntos de datos, aprender de experiencias pasadas y sugerir soluciones basadas en contextos similares. Esto no solo acelera la toma de decisiones, sino que también reduce la dependencia exclusiva del conocimiento experto, permitiendo a equipos menos experimentados abordar problemas con mayor eficacia.
La integración de la ciencia de datos, redes neuronales y NLP en la gestión de incidencias promete un futuro donde la eficiencia y la consistencia prevalezcan. La detección automática de duplicidades libera recursos valiosos, mientras que las propuestas automáticas de soluciones allanan el camino hacia una resolución más rápida y precisa. A medida que estas tecnologías evolucionan, la dependencia de la interpretación humana disminuirá, brindando un enfoque más estandarizado y efectivo para abordar las complejidades de las incidencias.
5. DESAFÍOS EN LA APLICACIÓN DE CRITERIOS DE PRIORIDAD
La aplicación adecuada de los criterios de prioridad emerge como un elemento crucial para garantizar la disponibilidad de los equipos.
La falta de definición y consenso en los criterios de urgencia plantea un desafío central en la gestión de equipos. La interpretación subjetiva y aleatoria de estos criterios contribuye a la aplicación inconsistente de la prioridad en los avisos de mantenimiento. Esta falta de claridad no solo lleva a la desconfianza entre los departamentos involucrados, sino que también da lugar a cambios constantes en la programación y devoluciones recurrentes de avisos, lo que se traduce en una pérdida de tiempo considerable.
Problemas derivados y consecuencias graves
La incidencia directa de una aplicación inadecuada de los criterios de prioridad se manifiesta en diversos problemas derivados. La indisponibilidad de equipos impacta directamente en la operatividad de la organización, generando pérdidas económicas y afectando la capacidad de cumplir con las demandas del mercado. La inseguridad personal surge cuando los problemas críticos no se abordan con la urgencia necesaria, poniendo en riesgo la salud y seguridad de los trabajadores. Además, los riesgos ambientales pueden aumentar debido a la falta de atención prioritaria a problemas que podrían tener un impacto negativo en el entorno circundante.
La pérdida de calidad del producto es otra consecuencia grave de la aplicación incorrecta de los criterios de prioridad. Los problemas no resueltos a tiempo pueden afectar la producción, resultando en productos defectuosos o fuera de especificación. Esto no solo tiene implicaciones económicas, sino que también puede dañar la reputación de la empresa y la confianza del cliente.
Soluciones para optimizar la aplicación de criterios de prioridad
Para superar estos desafíos, es esencial establecer criterios de urgencia claros y consensuados entre los departamentos involucrados. La comunicación efectiva y la colaboración son fundamentales para garantizar la comprensión compartida de la importancia y urgencia de cada incidencia. La implementación de sistemas de gestión de mantenimiento avanzados, respaldados por tecnologías como la inteligencia artificial y la analítica de datos, puede ayudar a automatizar la priorización y mejorar la eficiencia en la asignación de recursos.
En la práctica, muy pocas compañías disponen de sistemas automáticos de proposición de criticidades. En muchas ocasiones, el primer obstáculo que se encuentran las compañías es en la definición de los niveles de criticidad y las distintas percepciones que tienen las áreas (operación, mantenimiento, ingeniería...). El segundo obstáculo por vencer es la calidad de la información que hay en el sistema debido a una parametrización poco adecuada y un reporte poco riguroso.
6. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN CAMBIANTES
La coordinación entre los departamentos de mantenimiento, producción y otros se basa en la disponibilidad de datos precisos y actualizados, lo que facilita una planificación coordinada y una programación eficiente.
Cuando la planificación es poco fiable y la programación es excesivamente cambiante, los desafíos operativos se multiplican. La falta de documentación valiosa, como fotos de equipos o recambios, limita la capacidad de los equipos para entender completamente la naturaleza de la intervención, aumentando el riesgo de errores y demoras. En estos casos, la gestión del trabajo se vuelve una tarea titánica.
Consecuencias en la disponibilidad de los equipos
Los cambios constantes en la programación y los incumplimientos recurrentes provocan, en muchas ocasiones, pérdidas de disponibilidad de los equipos. Además, la no participación de los contratistas (si los hay) en el proceso de planificación y programación limita la eficacia de la colaboración externa, desaprovechando valiosos recursos externos.
Las herramientas digitales 5.0 permiten reducir el GAP entre la intervención y el fallo. Sin embargo, si la planificación y programación de trabajos no se realiza correctamente corremos el riesgo que no lleguemos a tiempo.
7. REPORTES RIGUROSOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
Un reporte riguroso no solo facilita el análisis de fallos, como las averías repetitivas y las investigaciones de causa raíz (RCA), sino que también sustenta la toma de decisiones correcta en aspectos críticos como la estrategia de mantenimiento y la actualización de preventivos.
Sin embargo, la falta de información detallada en las descripciones de intervenciones es un obstáculo significativo y limita la capacidad de identificar patrones y prevenir problemas recurrentes.
El análisis de averías sistemático, por ejemplo, está bastante extendido porque proporciona información valiosa para comprender las causas subyacentes de las averías, priorizar problemas, mejorar el proceso de resolución de problemas, prevenir futuras averías y lograr una operación más eficiente y rentable. No obstante, si no se dispone de información asociada a las intervenciones, estos análisis de averías resultan poco efectivos y, en muchas ocasiones, se obtienen conclusiones erróneas.
La toma de imágenes durante las intervenciones y su integración en las Órdenes de Trabajo añaden un nivel adicional de detalle. Las imágenes no solo proporcionan una representación visual de la situación, sino que también respaldan el análisis posterior y facilitan la comprensión de las condiciones reales del equipo.
Por otra parte, un reporte incompleto dificulta el análisis de consumos de materiales y otros recursos, como, por ejemplo, los consumos de servicios auxiliares.
Dificultades en la conformidad y certificación
La información incompleta en las OTs puede generar también dificultades en la conformidad por parte de producción. Sin una descripción detallada de la intervención, los equipos de producción pueden no comprender completamente las modificaciones realizadas en el equipo. Además, la certificación de trabajos se ve comprometida, ya que la falta de documentación adecuada dificulta la validación y aprobación de las intervenciones.
Calidad de los reportes para una gestión de mantenimiento efectiva
Para superar estos desafíos, es esencial enfocarse en mejorar la calidad de los reportes en las Órdenes de Trabajo. Esto incluye promover la cultura de documentación detallada, la captura de imágenes durante las intervenciones, y la implementación de sistemas de gestión de mantenimiento avanzados que faciliten la recopilación y análisis de datos.
La estandarización de procesos y la formación continua son elementos clave para garantizar que los equipos estén equipados con las habilidades y conocimientos necesarios para completar las OTs de manera exhaustiva. Al mejorar la calidad de la información reportada, las organizaciones pueden no solo optimizar sus procesos de mantenimiento, sino también sentar las bases para una gestión de activos más efectiva y eficiente.
8. DESARROLLO DE COMPETENCIAS: CLAVE PARA EL ÉXITO EN LA ORIENTACIÓN DE LOS EQUIPOS AL MANTENIMIENTO 5.0
En el vertiginoso mundo de la gestión de mantenimiento, la adopción y utilización efectiva de las herramientas disponibles en el mercado depende, en gran medida, del desarrollo continuo de competencias técnicas y de gestión por parte de los equipos.
La falta de capacitación en estas áreas no solo limita el potencial de las herramientas, sino que también genera una serie de desafíos operativos y de gestión que impactan directamente en la fiabilidad de los equipos.
Desafíos de la falta de capacitación en competencias técnicas y de gestión
La dificultad en la ejecución de intervenciones es una consecuencia directa de la carencia de competencias técnicas y de gestión. La falta de habilidades específicas impide la ejecución eficiente de tareas, lo que resulta en operaciones más lentas y propensas a errores. La dependencia excesiva de supervisores o jefes de equipo se convierte en una necesidad, generando cuellos de botella y limitando la autonomía del personal.
La falta de capacitación provoca que las curvas de aprendizaje extensas se vuelvan inevitables, retrasando la plena utilización de las herramientas disponibles y aumentando los costos operativos.
La resistencia al cambio, especialmente en la adopción de herramientas digitales, es una barrera común asociada con la falta de capacitación. Los equipos pueden sentirse abrumados por nuevas tecnologías si no se les proporciona la formación y orientación adecuadas. Además, la falta de expectativas y desarrollo profesionales puede afectar la moral y la retención del personal.
La importancia del desarrollo de competencias
El desarrollo de competencias técnicas y de gestión no solo es una inversión en el crecimiento individual, sino también un impulsor crítico para la eficacia operativa y el éxito organizacional.
Es necesario conocer cuáles son las competencias mínimas y óptimas de nuestros equipos de mantenimiento (posición a posición). Esto nos permitirá determina el GAP entre la situación actual y el óptimo y definir itinerarios de formación personalizados a cada rol.
La formación adecuada no solo facilita la ejecución de intervenciones, sino que también reduce la dependencia excesiva y acorta las curvas de aprendizaje.
Además, promueve una mentalidad proactiva hacia la adopción de nuevas herramientas digitales, aumenta la eficiencia en la gestión del mantenimiento y crea un ambiente propicio para el desarrollo profesional continuo. Orienta la organización hacia un mantenimiento 5.0
Para superar estos desafíos, las organizaciones deben priorizar el desarrollo de competencias a través de programas de formación y capacitación continua. La creación de expectativas claras para el desarrollo profesional y la implementación de planes de carrera proporcionan un marco que motiva y guía a los equipos.
