Criterios para la Clasificación de Inventarios bajo el Enfoque de Repuestos Centrados en Confiabilidad - RCS
José R. Contreras Martínez
Ingeniero mecánico, Especialista en Gestión de Activos, CRL, Auditor Líder ISO55001
CEO de Jrcm Consultoría en Gestión de Activos
1. RESUMEN
Gerenciar inventarios en la búsqueda de aportar valor, debe ser un trabajo en equipo que no solo debe involucrar al área de compras y almacenes, deberá involucrar activamente al área de mantenimiento, al área de operaciones o producción, a las áreas de seguridad y ambiente y por su puesto al área financiera de cualquier empresa.
Cuando nos referimos a conceptos de confiabilidad, tradicionalmente lo que buscamos al intentar hacer a los activos confiables, es que ellos cumplan la función requerida al operarlos y mantenerlos bajo esas condiciones establecidas, en su actual contexto operacional, durante un período específico de tiempo. Este mencionado “período especifico de tiempo” nunca pudiera ser mayor al ciclo de vida del activo como un todo, pero tampoco jamás podrá ser superior al ciclo de vida de sus partes o componentes sujetos a modos de falla del tipo desgaste por utilización o a modos de falla generados por hechos aleatorios o a incumplimientos de reglas en la ejecución de cualquier tipo de mantenibilidad, sea programada o no.
Es por esto por lo que será necesario el contar con un inventario adecuado y suficiente para cubrir estas demandas, que como hemos dicho podrán ser programadas o no programadas, y no producir mayores tiempos de inactividad y retrasos en las operaciones debido a la falta de materiales o repuestos. A medida que se intensifica los niveles de competitividad, las empresas confían en que sus estrategias de compras y almacenes sean más rentables, saludables y confiables.
Una cosa que se debe recordar sobre el control de inventario bajo teoría de riesgo es que su objetivo es encontrar el equilibrio técnico-financiero entre tener demasiado y tener muy poco inventario. Si tiene demasiados materiales y/o repuestos en los almacenes estarán desperdiciando dinero de la empresa que podría haberse invertido mejor en otra parte. La única forma de competir en el mercado actual es poseer un nivel de inventario suficiente para satisfacer la demanda operativa, pero no más.
2. INTRODUCCIÓN
Los Materiales y Repuestos para Mantenimiento y Overhaul (MRO) son una parte importante de cualquier sistema de gestión de la ejecución del trabajo.
El enfoque de Repuestos Centrados en Confiabilidad (RCS) busca un proceso sistemático y estructurado basado en un análisis ordenado de las consecuencias de una demanda no satisfecha (es decir, ¿qué sucede si los repuestos para los MRO no están disponibles cuando se necesitan?).
La gran mayoría de los desabastecimientos tienen consecuencias económicas, es decir, no tener refacciones y/o materiales para mantenimiento cuando se necesitan cuesta dinero por la pérdida de producción, pérdidas de ventas, multas, pérdida de calidad del producto, impacto sobre la imagen pública de la empresa, etc.
Se ha estimado que los MRO comprenden entre 40 al 60% del presupuesto de mantenimiento, por lo cual es esencial que sus controles se focalicen en minimizar los costos de los repuestos sin tener un impacto negativo en el nivel de servicio.
La clave, la estrategia…. manejar sus MRO de manera eficaz para alcanzar lo anterior y el tener los procesos de adquisición monitoreados por los KPI adecuados y así asegurarnos mantener los costos de inventario a un nivel apropiado y proveerle a la organización de mantenimiento el nivel requerido de servicio.
Podemos medir el éxito de nuestra gestión de inventarios utilizando diferentes indicadores claves del desempeño (KPI).
Sin embargo, tres de los indicadores claves básicos de desempeño son:
- Nivel de servicio,
- Evaluación del inventario sobre el Valor de Reemplazo (RAV),
- Reconciliación anual.
El Nivel de Servicio es el porcentaje del tiempo que un artículo particular se encontrará en existencia cuando se solicite y obviamente que esté disponible se convierte en el elemento clave para la Gestión de Mantenimiento, pero debemos preguntarnos….
- ¿Qué costo le representa a la empresa tener Niveles de Servicio tan altos?,
- ¿Todos los MRO deben tener el mismo Nivel de Servicio?
Figura 1. El Ciclo del Modelo de RCS
Cada compañía tendrá sus variables que impactarán en este llamado Nivel de Servicio, variables tales como:
- Políticas de Compras
- Políticas de Almacenamiento
- Políticas de Pagos
- Relaciones con proveedores y varias otras
Todas estas variables tendrán algún impacto mayor o menor en los resultados del Nivel de Servicio percibido, pero siempre habrá la tendencia de unos a querer tener mucho para evitar desabastecimiento y otros querrán tener poco para evitar gastos financieros elevados. La gran pregunta ¿Cómo equilibramos estos diferentes deseos?
Pero antes hablemos un poco de la Estrategia, hablemos un poco de Confiabilidad.
Confiabilidad es un concepto con muchas connotaciones distintas. Cuando se aplica al ser humano, normalmente se refiere a la habilidad de las personas para hacer ciertas tareas de acuerdo con un estándar especificado. Por extensión, la palabra se aplica a un componente de un equipo, o de un sistema y significa la habilidad de un equipo o componente para cumplir con las funciones que se requieren de él. El origen del uso del término era cualitativo.
El ciclo de actividades para el desarrollo del modelo de repuestos centrados en confiabilidad está formado por varios pasos o etapas que buscan desarrollar la cultura de confiabilidad entre todas las áreas que de una u otra manera se vean involucradas en las decisiones de selección, adquisición y los niveles de inventarios de los repuestos y materiales necesarios para las acciones de mantenibilidad de las organizaciones y así, en conjunto, generen las acciones y/o prácticas técnico-económicas adecuadas para la competitividad de las empresas.
Cada etapa de este ciclo busca cubrir las actividades necesarias para un análisis concienzudo y completo, iniciando por la identificación y ponderación de los criterios para la clasificación de los inventarios, hasta un resumen ejecutivo que muestre el análisis desarrollado a cada repuesto o material para el mantenimiento de nuestros activos.
Todo comienza con concientizar a la Gestión de Mantenimiento que no todo debe estar en nuestros almacenes, pero también crearle un modelo, basado en teoría de riesgo, que sea capaz de analizar e identificar que MRO deberemos tener en nuestros almacenes y cuáles no. Para esto utilizaremos y combinaremos una buena cantidad de conceptos e información, tales como el nivel actual de stock, los consumos históricos, el impacto funcional, los posibles consumos basados en la planificación y programación del mantenimiento y en las probabilidades de falla, así como también consideraremos el Impacto Financiero que representa su adquisición y almacenamiento y las facilidades logísticas para la adquisición de cada tipo de MRO.
3. POLÍTICAS TRADICIONALES DE CONTROL DE INVENTARIOS
Normalmente los inventarios se han clasificado de la siguiente manera:
- Renglones de Alto Consumo y Bajo Costo
- Renglones de Alto Consumo y Alto Costo
- Renglones de Bajo Consumo y Alto Costo
- Repuestos de Seguridad o Estratégicos
- Renglones de Consumo Eventual
- Renglones para Proyectos de Inversión
Pero este tipo de clasificaciones hay que expresarlas de manera cuantitativa para tener un visión más objetiva de cantidades y frecuencias de consumo, por lo cual es de vital importancia identificar sus históricos de consumo, las planificaciones y programaciones del mantenimiento de los activos y con ello generar un pronóstico de los futuros consumos y sus costos, asignar valores límites o de referencia y otros criterios que nos ayuden a responder las siguientes preguntas:
- ¿A partir de qué cantidad es alto o bajo consumo?
- ¿A partir de qué monto es alto o bajo costo?
- ¿Si el material es calificado con Impacto en Seguridad debemos tener mayor inventario?
- ¿Estratégico solo tendrá que ver con el Impacto Operacional?
- ¿Consumo Eventual es mucho menos que bajo consumo?
- Si es un proyecto puntual ¿Debo registrar ese histórico de consumo?
Muchos modelos de inventario han justificado la adquisición de los materiales solo al hacer la comparación entre el tiempo de reposición y la frecuencia de la demanda, bajo la relación siguiente:
Si el Tiempo de Reposición es mayor que la Frecuencia de la demanda…. Pareciera que SI necesitamos inventario, pero nos debemos preguntar: ¿Aún si no impacta a las operaciones de la organización deberíamos tenerlos?
Otra justificación tradicional es la referencia al criterio “Rotación” y que si el artículo rota se justifica reabastecer el inventario existente, pero nos debemos preguntar: ¿Si tenemos más existencia que la demanda estimada en el año deberíamos programar nuevas compras?
Muchos han recomendado considerar adquirir una cantidad equivalente a un porcentaje del Valor de Reemplazo del Activo, pero en este último caso también nos podríamos preguntar: Si nuestro activo está próximo a ser reemplazo, bien sea por obsolescencia física o por obsolescencia tecnológica, o si ya es un modelo descontinuado, ¿deberíamos seguir adquiriendo estos materiales en las cantidades usuales?
Figura 2. Políticas Tradicionales de decisión de inventarios
Ante esta cantidad de supuestos o tradiciones, muchas de ellas originadas para el análisis de inventario de materias primas o productos de consumo masivo, es por lo que hay que generar un modelo basado en nuevos criterios que nos ayuden a identificar no solamente ¿Qué Comprar?, sino también dentro de los que se decidan comprar, cuales de ellos debemos tener en inventario y de estos, por su importancia combinada, cuales de ellos se justifica calcularles un stock de seguridad o inventario mínimo.
4. CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS
La metodología que hemos desarrollado toma en cuenta, mediante un análisis multicriterio, una serie de variables que nos ayudarán a clasificar inventarios utilizando la información que se tiene de cada material o artículo.
Los históricos de consumo nos ayudarán a conocer su Variabilidad, Movilidad, Correlación y Rotación, pero además de estas cuatro variables clásicas en los análisis de inventarios, se agregó lo que denominamos la Importancia Combinada que el MRO tiene sobre las Operaciones. La Importancia Combinada es un indicador que refleja el grado de impacto que cada MRO posee para la empresa combinando el efecto que ellos tienen tanto en la funcionabilidad de los equipos, en las operaciones de las plantas productivas, así como en el aspecto económico que el renglón tiene en el negocio.
Figura 3. Mapa Mental de los Criterios de Clasificación de Inventarios
Este documento propone un método de clasificación de piezas de repuesto basado en la criticidad del artículo. A partir de un análisis multicriterio, el modelo propuesto convierte los criterios relevantes que afectan la criticidad del elemento en una puntuación única que presenta el nivel de criticidad.
El nivel de criticidad observado se utiliza para racionalizar la eficacia de la política de inventario de piezas de recambio. El modelo presenta el problema de clasificación multicriterio en base a combinaciones en relaciones matriciales y así lo utilizamos para resolver los subproblemas de decisión de multicriterio para los diferentes modos de decisión generando cuatro (4) tipos de inventarios.
Estos Criterios deberán ser ponderados por cada organización y sus valores dependerán del Contexto Operacional tal y como la tabla de ejemplo lo muestra:
Figura 4. Ponderaciones de los Criterios para Clasificar Inventarios
5. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS BAJO EL ENFOQUE DE LOS CRITERIOS DE DECISIÓN
El modelo sugiere cuatro (4) clasificaciones de inventarios:
- MTS-SS: Make to Stock with Safety Stock.
- MTS: Make to Stock.
- MTO: Make to Order.
- MTF: Make to Frozen.
Los dos primeros serán MRO’s que les deberemos planificar su adquisición y almacenamiento y los dos últimos serán MRO’s que deberíamos adquirir cuando sean solicitados o aquellos que no compraremos hasta que su existencia baje hasta el nivel de reabastecimiento establecido.
Los dos primeros serán MRO’s que les deberemos planificar su adquisición y almacenamiento y los dos últimos serán MRO’s que deberíamos adquirir cuando sean solicitados o aquellos que no compraremos hasta que su existencia baje hasta el nivel de reabastecimiento establecido.
Figura 5. Tipos de Inventarios
¿Cuál será el aporte de los Criterios?
- El total de los puntos acumulados por cada una de las cinco (5) variables (que deben sumar un máximo de 100) será el valor que utilizaremos para decidir si tener el artículo o no en inventario y en caso de decidir que hay que tenerlo en inventario definir si su nivel de riesgo justifica tener o no stock de seguridad.
- Esta Clasificación o Tipo de Inventario genera el modelo de decisión que nos ayudara a reducir la cantidad de artículos en los almacenes al clasificar cuales deben estar en Inventario y cuáles no se justifica tenerlos.
Para el ejemplo mostrado en la tabla de ponderación y puntuación de criterios, el MRO analizado le correspondería ser clasificado como MTS.
Figura 6. Rangos para Clasificar Inventarios
El análisis integral del material del ejemplo, donde consideramos variables tales como: Impacto Operativo, Facilidades Logísticas, Impacto Financiero e Históricos de consumo; nos indica que le deberíamos asignar como tipo de inventario el MTS, es decir, tenerlo en inventario, pero sin asignarle un stock de seguridad. Los cálculos de pronósticos de consumos, niveles de inventarios y punto de reorden serán analizados en un futuro artículo.
6. BIBLIOGRAFÍA
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- Spare parts classification and demand forecasting for stock control: Investigating the gap between research and practice. Andrea Bacchetti, Nicola Saccani. ScienceDirect S0305048311001484.
- Maximizing system availability through joint decision on component redundancy and spares inventory. Wei Xie, Haitao Liao, Tongdan Jin. ScienceDirect S0377221714001660.
- “Criticality classification of spare parts: A case study” desarrollado para la industria petroquímica por “An Molenaersa, Herman Baetsc, Liliane Pintelona, Geert Waeyenbergha”. ScienceDirect S0925527311003549.
