Cuadro de mando integral de flotas de transporte urbano para acciones de benchmarking

Este artículo propone un cuadro de mando integral como herramienta básica para que los responsables de mantenimiento de flotas de transporte urbano evalúen la eficiencia de sus procesos.

V. Macián, B. Tormos, S.Ballester, J. Herrero 12 de julio de 2022

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Vicente Macián

Instituto Universitario CMT-Motores Térmicos. Universitat Politècnica de València.

Bernardo Tormos

Instituto Universitario CMT-Motores Térmicos. Universitat Politècnica de València.

Santiago Ballester

Instituto Universitario CMT-Motores Térmicos. Universitat Politècnica de València.

Jesús Herrero

ATUC. Asociación de Empresas Gestoras de los Transportes Urbanos Colectivos.

RESUMEN

Atendiendo al importante papel de la función de mantenimiento en cualquier empresa de producción o servicio, la medición y evaluación de la eficiencia del mantenimiento es crucial de cara a la competitividad y la futura supervivencia. Esa situación es aún más crítica en las flotas de transporte urbano, donde algunas condiciones específicas y características especiales afectarán a la política de mantenimiento y su implementación. Este documento presenta una profunda revisión de diferentes estudios en todo el mundo, para definir los indicadores más apropiados y efectivos para la gestión del mantenimiento, seleccionando y refinando los más importantes para obtener un Cuadro de Mando Integral (CMI) de mantenimiento lo más efectivo posible, con un número acotado de los mismos.

Los indicadores de gestión técnica y económica del mantenimiento de una flota de transporte urbano tienen como misión la evaluación del estado del mantenimiento y la ayuda para la toma de decisiones con el objetivo final de una mejora continua del proceso. Para la definición de los indicadores hay que tener en cuenta toda la normativa vigente en cuanto a mantenimiento, a calidad, impacto medioambiental, confort de servicio, etc. que nos ayude a la evaluación de los factores considerados.

Este cuadro de mando integral se propone como una herramienta básica para que los responsables de mantenimiento de flotas de transporte urbano evalúen la eficiencia y la eficacia de los procesos de mantenimiento y se utilizarán como base para un proceso de benchmarking futuro para este tipo de empresas. Más aún, las bases definidas en este estudio serían fácilmente extrapolables a otros tipos de transporte.

1. INTRODUCCIÓN

El mantenimiento es uno de los mayores gastos en las empresas de transporte urbano, junto con los costes de combustible (o energía) y el coste de los conductores (personal) [1], pero es el controlable porque los costes de combustible y mano de obra dependen, en parte, de factores externos a la propia empresa (volatilidad de los precios del crudo, impuestos, políticas de personal y salarios, etc.). Una política de mantenimiento adecuada, incluyendo sus procesos de gestión, planificación y optimización del mantenimiento, programación y ejecución del trabajo, puede llevar a reducir costes, mejorar la efectividad del vehículo, su fiabilidad y rendimiento. En consecuencia, la función del mantenimiento es, por lo tanto, vital para la viabilidad sostenible de cualquier flota de transporte urbano.

Atendiendo a la responsabilidad de garantizar que la flota urbana logre el rendimiento esperado, la gestión del mantenimiento requiere un sistema para el seguimiento de los resultados [2-5]. Además, para los responsables de mantenimiento es importante conocer la relación entre “inputs” del proceso de mantenimiento y los resultados obtenidos en términos de contribución total a la flota de vehículos en eficiencia y cumplimiento de objetivos estratégicos.

La medida del rendimiento del mantenimiento es, de hecho, un requisito esencial para cualquier industria de hoy. Este seguimiento se puede hacer a través del desarrollo e implementación de medidas de eficiencia adecuadas y precisas mediante indicadores que utilizados para cuantificar elementos importantes de evaluación de la función mantenimiento [6, 7].

Además, si no se dispone de un sistema de medición formal para la evaluación del mantenimiento, es difícil controlar, planificar y mejorar dicho proceso de mantenimiento que debe ser un tema clave en la gestión de cualquier organización industrial.

En resumen, una adecuada medición del rendimiento del sistema de mantenimiento contribuirá a:

• Enmarcar y evaluar el mantenimiento dentro de los objetivos estratégicos de la empresa.
• Detectar las fortalezas y debilidades de la estrategia de mantenimiento aplicada.
• El uso de datos cuantitativos y cualitativos para ayudar a definir y establecer un proceso de mejora continua para el mantenimiento.
• Poder aplicar un análisis comparativo de eficiencia del mantenimiento (benchmarking) dentro y fuera del negocio relacionado con el transporte de flotas urbanas.

Diferentes marcos han sido definidos y utilizados en el pasado para la medición del rendimiento hasta los años 80 del siglo pasado, sobre todo enfocados en aspectos financieros y económicos. El cuadro de mando integral definido por Kaplan y Norton [8] tenía cuatro ejes fundamentales para su análisis: aspectos financieros, clientes, procesos internos e innovación y aprendizaje.

Más tarde, otros autores han ido introduciendo diferentes enfoques considerando otras medidas no financieras y activos intangibles para lograr otras ventajas competitivas [9, 10].

Este trabajo ha sido realizado como consecuencia de una encuesta realizada para ATUC entre las empresas asociadas, dando unos resultados muy interesantes [11], pero que demostraron que no hay una uniformidad en el uso de indicadores en las flotas ni tampoco en su forma de cálculo, por lo que se planteó un nuevo trabajo para el desarrollo de un Cuadro de Mando Integral, que ya se presentó en ATUC y del que se ha obtenido el presente trabajo.

Por último, pero no menos importante, la evaluación comparativa se utiliza para el desarrollo empresarial y por lo tanto para mejorar la eficiencia y la eficacia del mantenimiento en cualquier tipo de industria. El análisis realizado en este trabajo proporciona una base para tener una referencia de las mejores empresas del sector y ofrece una hoja de ruta para la mejora del rendimiento [12].

Como requisito previo para comenzar un análisis comparativo, obviamente se requiere una medición adecuada, fiable, precisa y con indicadores bien definidos para el sector industrial que se considere, tal como se ha mencionado anteriormente.

2. REVISIÓN DE INDICADORES A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL

Para la revisión de los indicadores que hay definidos a nivel nacional e internacional se han analizado tanto Normas UNE, como publicaciones de la Asociación Internacional del Transporte (UITP), así como documentación existente al respecto en diferentes webs de asociaciones de transporte internacionales. A continuación se resume la revisión realizada indicándose las más relevantes.

2.1. Norma UNE-EN 15341 “Indicadores clave de rendimiento del mantenimiento”

Esta norma de septiembre de 2008, es la versión española de la norma Europea [9] de marzo de 2007, siendo de las primeras normas de mantenimiento editadas, lo que indica la importancia prestada a los indicadores en los comités de mantenimiento.

Según se menciona en la introducción, “esta norma europea proporciona los indicadores clave de rendimiento del mantenimiento para apoyar la gestión en el logro de la excelencia en el mantenimiento y en el empleo de los activos técnicos de una manera competitiva”.

“Estos indicadores se deberían utilizar para:

1. medir el estado;
2. realizar comparaciones (referencias internas y externas);
3. realizar diagnósticos (análisis de fuerzas y debilidades);
4. identificar objetivos y definir metas a alcanzar;
5. planificar acciones de mejoras;
6. medir los cambios de manera continua en el tiempo.

La norma plantea un sistema de indicadores estructurado en tres grupos: económicos, técnicos y organizacionales. Estos indicadores se pueden evaluar como una relación entre factores (numerador y denominador) de actividades, recursos o sucesos.

La norma plantea factores externos e internos que influyen en el rendimiento del mantenimiento y por consecuencia en los indicadores clave. Dentro de cada uno de los tres grupos de indicadores se diferencian tres niveles que van de mayor a menor detalle: estratégico, táctico y operativo.

En el grupo de indicadores económicos se plantean 24 diferentes, en el de indicadores técnicos 21 y en el de organizacionales 26. De ellos se deben seleccionar los apropiados atendiendo a las características y objetivos de cada empresa.

Si bien esta norma es muy genérica y no refleja las particularidades de una flota de transporte urbano de pasajeros, resulta muy útil su revisión para sentar las bases principales para la selección de indicadores y de los cuales que se destacan los siguientes resumidos en siguiente tabla.

2.2. Norma UNE-EN 13816 “Transporte. Logística y servicios. Transporte público de pasajeros. Definición de la calidad del servicio, objetivos y mediciones"

Esta norma [14] que es la aplicación de la norma europea de abril de 2002, “tiene como principal objetivo fomentar el acercamiento de la calidad a la gestión del transporte público”.

De los ocho “criterios de calidad”, los tres últimos están relacionados con mantenimiento de los vehículos (confort, seguridad e impacto ambiental). Dentro de estos criterios se encuentran diferentes niveles ente los cuales se destacan los siguientes por su relación directa con el mantenimiento:

1. Confort
   • Funcionamiento del equipamiento de los pasajeros
   • Confort del viaje
   • Condiciones ambientales
2. Seguridad
   • Prevención de accidentes
3. Impacto medioambiental
   • Contaminación
   • Recursos naturales

En cada uno de estos niveles se presentan “mediciones de la prestación” que podrían ser utilizados como indicadores, si bien no tienen la concreción que sería deseable.

2.3. Revisión de indicadores a nivel internacional

Se ha realizado una revisión de los indicadores que se utilizan a nivel internacional tanto en estudios realizados como en trabajos de consultoría, asociaciones del transporte, buenas prácticas, artículos de revistas, etc. De toda la documentación revisada en más de 60 webs se destacan por su relevancia la siguiente documentación:

Cabe destacar que la mayoría de la documentación revisada contempla muchos indicadores para la gestión global de la empresa, abarcando desde indicadores generales de crecimiento de la empresa, satisfacción del cliente, seguridad, finanzas, mantenimiento y medio ambiente.

Por otra parte, aparecen muchas variaciones de los mismos indicadores debido a la forma de cálculo empleada que varía en función de los datos disponibles para su cálculo.

Para este trabajo únicamente se han considerado aquellos relacionados con el sistema de mantenimiento a nivel técnico y económico.

Por tanto, a nivel internacional se manejan los siguientes indicadores ordenados de mayor a menor uso en la tabla en anterior.

3. SELECCIÓN DE LOS INDICADORES

Una vez revisado el “estado del arte” de los indicadores hay que tener claro que los indicadores a seleccionar deben permitir la cuantificación del proceso de mantenimiento a evaluar, el control y evaluación de su estado y por último debe facilitar la toma de decisiones para la optimización de dicho proceso. Este modo de actuación posibilitará la Mejora Continua, estableciendo los límites de control y las “no conformidades”, analizando sus causas y estableciendo soluciones.

La definición y selección de los indicadores de gestión técnica y económica debe atender a ciertas premisas para garantizar su utilidad:

• Facilidad de medición de los datos implicados en el indicador.
• Rapidez de obtención.
• Frecuencia de obtención adecuada.
• Claridad de la información que ofrece.
• Interés de la información que proporciona.
• Posibilidad de analizar gráficamente la evolución.
• Fácil definición del valor óptimo o de referencia y límites.

Respetando estas premisas se pueden determinar unos indicadores claros, relevantes y fiables.

Por último, para la selección de los indicadores, y teniendo en cuenta todo lo anterior, se plantea definir tres grupos de indicadores:

1. Estructurales o de empresa. Son los indicadores generales referentes a las características generales de la flota que es necesario tener en cuenta para evaluar los indicadores básicos y avanzados. Es decir, condicionan al Departamento de Mantenimiento.
2. Básicos. Para el seguimiento de la gestión técnica y económica del mantenimiento de la flota. Es decir, evalúan la ejecución de mantenimiento.
3. Avanzados. Para el seguimiento de la gestión técnica y económica para las flotas que dispongan de mayor facilidad de obtención de los datos. Estos indicadores indican la repercusión del mantenimiento.

Seguidamente, se hace un resumen de ellos y con posterioridad se define su cálculo.

3.1. Indicadores Estructurales

A raíz del estudio realizado y de la experiencia en el mantenimiento de flotas se han seleccionado los siguientes indicadores estructurales o de empresa que sirven para evaluar el resto de indicadores y que posibilitan la comparación entre las diferentes empresas.

1. Total de km recorridos por año.
2. Edad media de la flota.
3. Velocidad media.
4. Vehículos por personal de mantenimiento.
5. Porcentaje de subcontratación.

3.2. Indicadores Básicos

En este apartado se han seleccionado los siguientes indicadores:

1. Coste de mantenimiento/ km.
2. Disponibilidad.
3. Averías /10000 km imputables a mantenimiento (MKBF).
4. Siniestros / 100000 km imputables a mantenimiento.
5. Cumplimiento del mantenimiento.
6. Absentismo del personal de mantenimiento.

3.3. Indicadores Avanzados

Para los indicadores avanzados, como se ha comentado anteriormente, es necesario disponer de los datos necesarios de forma fácil. Dentro de estos indicadores se seleccionan los siguientes:

1. Consumo de energía kWh/km por tipología de propulsión (Diesel, GNC, Híbrido, Eléctrico)
2. Emisiones de CO₂ totales y por tipología de propulsión.
3. MTTR (tiempo medio de reparación) por modelos de vehículos si es posible.
4. Retraso del mantenimiento.
5. Edad óptima de renovación de flota. LCC (Life Cycle Cost) por modelos de vehículos si es posible.

4. DEFINICIÓN DE LOS INDICADORES

En este apartado se van a definir los indicadores propuestos con el detalle del cálculo para que puedan ser comparables entre las distintas flotas.

Dado que los datos de las empresas pueden ser obtenidos de diferente forma, se van a diferenciar, en aquellos indicadores que lo requieran, la forma de cálculo mediante un subíndice I₁, I₂ o I₃ y así cada empresa podrá dar el valor del indicador según su forma de cálculo.

Para la definición se va a utilizar una ficha que servirá de ayuda para su cálculo y para su auditoria en los casos que se incluya en las certificaciones de la empresa.

4.1. Indicadores Estructurales

4.1.1. Total de km recorridos

A continuación, se muestra la ficha de los km recorridos.

4.1.2. Edad media de la flota

A continuación, se muestra la ficha de la edad media de flota.

4.1.3. Velocidad media

A continuación, se muestra la ficha de la velocidad media.

4.1.4. Vehículos por personal de mantenimiento

A    continuación,    se   muestra   la    ficha   de   vehículos    por   personal   de mantenimiento.

4.1.5. Porcentaje de subcontratación externa

A continuación, se muestra la ficha de porcentaje de subcontratación externa.

4.2. Indicadores Básicos

4.2.1. Coste de mantenimiento/ km

A continuación se muestra la ficha del coste de mantenimiento por km.

4.2.2. Disponibilidad

A continuación, se muestra la ficha de la disponibilidad.

4.2.3. Averías cada 10.000 km

A continuación, se muestra la ficha para el indicador de averías cada 10000

4.2.4. Siniestros / 100.000 km

A continuación se muestra la ficha para el indicador de siniestros cada 100.000 km.

4.2.5. Cumplimiento del mantenimiento

A continuación se muestra la ficha para el indicador cumplimiento del mantenimiento.

4.2.6. Absentismo

A continuación se muestra la ficha para el indicador de absentismo.

4.3. Indicadores Avanzados

4.3.1. Consumo energía kWh/ 100 km (Diesel, GNC, Híbrido, Eléctrico)

El cálculo del consumo de energía en kW hora resulta muy interesante para comparar tipologías de vehículo y para mejorar la eficiencia energética de la flota.

4.3.2. Emisiones de CO₂

A continuación se muestra la ficha para el indicador de emisiones de CO₂ distinguiendo flota Diesel y GNC.

4.3.3. MTTR (tiempo medio de reparación)

A continuación se muestra la ficha para el indicador de MTTR.

4.3.4. Porcentaje de retraso de ejecución del mantenimiento

A continuación se muestra la ficha para el indicador de retraso.

4.3.5. Edad óptima de renovación

A continuación, se muestra la ficha para la edad óptima de renovación de flota.

4.4. Propuesta de Cuadro de Mando

5. CONCLUSIONES

Este trabajo ha presentado un enfoque del Cuadro de Mando Integral (CMI) para la gestión del mantenimiento en flotas de transporte urbano. Aunque el CMI desarrollado no ha presentado los KPI explícitamente en la clasificación clásica que atiende a: financieros, clientes, entorno, etc., se presentan de manera implícita. Atendiendo a los requisitos de la sociedad moderna para una movilidad sostenible y la enorme importancia de las empresas de transporte urbano en las ciudades, este enfoque es un paso de contribución para alcanzar los objetivos esperados. Esta propuesta debe entenderse sobre la base de un enfoque de evaluación comparativa posterior basado en los indicadores propuestos que permitan intercambiar buenas prácticas y colaboraciones en áreas de interés común entre diferentes empresas de transporte urbano, tanto privadas como públicas.

El objetivo final de este trabajo debe entenderse como lo define Wireman: "las mediciones de rendimiento, cuando se usan correctamente, deben resaltar las oportunidades de mejora, detectar problemas y ayudar a encontrar soluciones" [26].

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