Del papel al dato: Cómo digitalizar la seguridad del mantenimiento industrial
Sebastià Lorenzo
Business Development Manager
Becolve Digital
RESUMEN
Este documento complementa nuestra intervención presentada durante las Jornadas Técnicas de la AEM. En él, se amplía la reflexión planteada en la ponencia, que aborda cómo digitalizar eficazmente la seguridad en tareas de mantenimiento. Partimos de una premisa clave: la integración entre seguridad (HSE) y mantenimiento ha pasado de ser opcional a resultar imprescindible.
A lo largo del artículo se analiza cómo esa integración solo es viable si la información preventiva deja de gestionarse como un anexo documental y pasa a formar parte del flujo operativo real. En ese contexto, la digitalización no se limita a registrar lo que se ha hecho, sino que condiciona lo que puede hacerse y cómo debe hacerse. Soluciones como Ultimo permiten que la seguridad no dependa de un protocolo archivado, sino que se aplique en tiempo real, esté vinculada a las órdenes de trabajo y sea trazable, auditable y útil desde el terreno hasta la dirección.
1. DIGITALIZANDO LA SEGURIDAD DEL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
Durante años, la gestión de la seguridad (HSE) y el mantenimiento han discurrido por carriles paralelos: mientras el mantenimiento se centraba en la disponibilidad de los activos, la seguridad velaba por la integridad física del personal. Sin embargo, esa división funcional está dejando de tener sentido, ya que no refleja la realidad de las operaciones.
Las actividades de mantenimiento son, en sí mismas, escenarios de riesgo: se realizan en condiciones variables, habitualmente fuera de la rutina, con intervención directa sobre instalaciones, maquinaria y sistemas energizados. Tal y como advertía el INSST en 2023, este tipo de trabajos sigue concentrando una parte significativa de los accidentes laborales graves, debido precisamente a la falta de integración de la seguridad en su ejecución técnica (INSSST, 2023).
¿Es una falta de planificación la causa de todos ellos? No en su gran mayoría: en realidad, muchos de estos incidentes se deben a la falta de integración de medidas preventivas en su ejecución técnica.
De hecho, aún hoy, en muchas compañías la seguridad sigue funcionando como un sistema no integrado, en el que los permisos se tramitan en papel o en plataformas sin conexión con el mantenimiento, los checklist se imprimen y rellenan manualmente y las validaciones preventivas no condicionan de forma efectiva el inicio real de las tareas.
Esta disociación entre prevención y ejecución técnica ya no es sostenible en el contexto actual, y exige una transformación profunda en los sistemas y en la forma de trabajar. Resolverla implica integrar la seguridad en el flujo operativo real, no como un añadido documental, sino como una condición estructural. Y eso solo es posible mediante la digitalización, que convierte la prevención en parte activa de la ejecución, no en un requisito posterior (EU-OSHA, 2022) Así pues, este cambio no solo requiere tecnología, sino también una nueva forma de colaboración entre mantenimiento y seguridad, basada en la confianza, la coordinación operativa y la toma de decisiones compartida.
2. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE UNA DIGITALIZACIÓN HSE REAL
Así pues, si la separación entre mantenimiento y seguridad deja de ser viable, ¿cómo los integramos de forma operativa, eficaz y verificable? O más concretamente, ¿qué debe conseguir la digitalización para ser realmente útil en este contexto? Porque ni queremos, ni perseguimos la automatización por automatizar, ni la transición de lo analógico a lo digital sin rumbo alguno, no: lo que queremos es un cambio de modelo que garantice entornos más seguros, eficientes y sostenibles (McKinsey & Company, 2022).
Este nuevo modelo debe responder a una serie de objetivos muy concretos. El primero es la trazabilidad completa: cada validación preventiva, permiso firmado o checklist ejecutado debe quedar registrado de forma automática y accesible. En este nuevo escenario que planteamos, la seguridad no puede seguir funcionando de un modo casero en el que muchas medidas se aplican “de palabra” o se recogen manualmente al final del día. Al mismo tiempo, esta trazabilidad permite evidenciar el cumplimiento preventivo de forma objetiva durante auditorías internas o externas, reforzando así la transparencia y la fiabilidad del sistema.
El segundo objetivo es la integración funcional. Necesitamos alejarnos de la gestión de la seguridad desde sistemas o herramientas paralelas, ubicando mantenimiento, prevención y operación en un único entorno digital en el que las órdenes de trabajo incluyan desde el principio los requisitos de seguridad y las consignaciones energéticas, los permisos de trabajo y los controles ambientales estén embebidos en el propio proceso operativo (ISO, 2018).
Un tercer objetivo clave es el cumplimiento normativo en tiempo real. La normativa, tanto internacional como local (ISO 45001, legislación nacional, estándares sectoriales), exige, además de tener procedimientos escritos, demostrar que se aplican, que se verifican y que están controlados. Algo que permite precisamente la digitalización, abriendo la puerta a la aplicación de criterios objetivos, automatización de controles, alertas sobre incumplimientos y la demostración, con datos, que el trabajo se ha realizado bajo condiciones seguras.
Por último, pero no menos importante, está el objetivo de construir una cultura preventiva activa. Digitalizar no significa alejar al técnico de la seguridad, sino lo contrario: dotarlo de herramientas que le ayuden, guíen, y protejan. Un sistema bien diseñado no es una barrera, sino una ayuda para avisar, prevenir errores, proponer medidas, facilitar la consulta de procedimientos y permitir que cualquier miembro del equipo se implique en la mejora continua (EU-OSHA, 2021).
En conjunto, estos objetivos no solo justifican la necesidad de digitalizar, sino que marcan el camino para hacerlo con sentido y lograr que la seguridad deje de ser un requisito externo y se convierta en una parte natural y operativa del trabajo técnico.
3. EL VALOR PRÁCTICO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA SEGURIDAD
Queda claro el qué. ¿Pero y el cómo? ¿Cómo materializamos los objetivos a cumplir para integrar realmente la seguridad en la operación diaria sin convertirla en una carga? Pues bien: no se trata de digitalizar lo existente sin más, sino de rediseñar el modelo de trabajo con herramientas que sitúen la prevención en el centro de la ejecución. Esto significa abandonar la idea de “añadir seguridad” y pasar a un modelo en el que esta esté embebida, condicionando, orientando y reforzando el flujo operativo.
Un ejemplo de estas herramientas es el sistema de gestión de activos empresariales (EAM) Ultimo. Esta solución, a diferencia de los enfoques que tratan la seguridad como un módulo accesorio, la integra como un componente estructural del mantenimiento (Ultimo, s.f.).
Para empezar, Ultimo permite configurar permisos de trabajo digitales que condicionan la ejecución de las órdenes de trabajo: si no se han completado ciertas validaciones o pasos críticos, el sistema impide continuar. Esto transforma el rol del permiso de ser un mero documento a ser un mecanismo de control operativo.
Otra de las funcionalidades que permite es vincular de forma nativa los procedimientos de consignación energética (LoTo), integrándolos en la planificación y ejecución de cada orden. De este modo, la seguridad se aplica desde la raíz del proceso técnico, sin depender de gestiones paralelas o manuales.
Además, los checklists inteligentes se generan automáticamente según el tipo de tarea, activo, ubicación o perfil del técnico. Estos no son formularios estáticos, sino sistemas guiados que aseguran el cumplimiento antes de avanzar, reforzando la seguridad paso a paso.
Con Ultimo, también se pueden asociar manuales técnicos, planos, fotos, vídeos e instrucciones operativas, accesibles desde dispositivos móviles en campo, incluso sin conexión. Así, toda la información que el técnico necesita está disponible en tiempo real, justo donde se ejecuta la tarea.
Por último, cualquier incidencia o condición insegura puede reportarse directamente desde el sistema, activando flujos de acciones correctivas, trazadas y asignadas con plazos y responsables definidos.
3. 1. Caso Bosch: el valor práctico de la digitalización de la seguridad
Un ejemplo reciente de esta integración real lo encontramos en la planta de Bosch en Castellet. Allí, mantenimiento y seguridad solían gestionarse por separado, con procesos no coordinados, herramientas distintas y escasa trazabilidad entre ambos mundos. Un modus operandi que cambió con la implementación de Ultimo: desde aquél momento, los permisos de trabajo se generan desde la propia orden, los checklist se adaptan automáticamente a cada intervención y todo el equipo técnico opera con una sola herramienta desde dispositivos móviles. Lo que antes implicaba tareas duplicadas, validaciones manuales y falta de visibilidad, ahora fluye en un sistema único, conectado, ágil y seguro (Becolve Digital, 2023).
4. DE LA TEORÍA A LA IMPLANTACIÓN: DIGITALIZANDO LA SEGURIDAD CON ÉXITO
Una vez tenemos clara la tecnología a implementar para conseguir un modelo digital de gestión de seguridad, debemos definir un enfoque estructurado para llevarlo a cabo.
El primer paso consiste en realizar un diagnóstico objetivo del estado actual. Aquí se identifican factores como duplicidades, tareas sin trazabilidad, sistemas paralelos, controles ineficientes o inexistentes; documentación no actualizada o falta de indicadores. Este ejercicio es fundamental para entender de dónde partimos y definir, basándonos en el análisis, las prioridades de cambio (Ultimo, s.f.)
A partir de ahí se diseña un flujo de trabajo compartido entre las áreas implicadas: mantenimiento, prevención, operaciones y, en muchos casos, calidad. Este flujo define cuándo se requiere un permiso, qué validaciones son obligatorias, qué bloqueos se deben aplicar y qué información debe estar disponible para cada perfil técnico.
La implantación técnica, por su parte, debe ser progresiva y modular, priorizando procesos críticos o de mayor impacto. Lo habitual es empezar por permisos de trabajo digitales, continuando con los checklist inteligentes, consignaciones LoTo y, en última instancia, la trazabilidad de incidentes y las acciones correctivas.
Una vez operativo, el sistema debe evolucionar mediante un ciclo de mejora continua, en el que cada desviación detectada, error de ejecución o aportación del equipo técnico implique la generación de ajustes, nuevas reglas, documentación actualizada o flujos optimizados. Solo así se consigue que la digitalización no sea un proyecto puntual, sino un cambio de modelo sostenible en el tiempo.
5. LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL COMO PALANCA PARA LA PREVENCIÓN
Del mismo modo, a medida que estos nuevos sistemas digitales maduran, aparece una oportunidad aún más ambiciosa: la incorporación de la inteligencia artificial en el sistema como herramienta para prever, asistir y automatizar decisiones.
Es el caso del entorno de Ultimo, en el que ya se están aplicando algoritmos de IA para generar instrucciones de trabajo dinámicas. El sistema analiza variables como el tipo de activo, el histórico de mantenimiento, los riesgos previos y la ubicación para construir instrucciones personalizadas que orienten al técnico y propongan medidas preventivas ajustadas al contexto.
Otra aplicación destacada es la validación mediante imagen. A través de la cámara de un dispositivo móvil, el sistema comprueba si el técnico lleva los EPIs correctos, si se ha señalizado una zona peligrosa o si existe una condición insegura. Y es que la IA es capaz de detectar desviaciones en tiempo real y alertar al usuario antes de que se inicie la tarea.
Además, la IA puede extraer automáticamente información relevante de documentos técnicos, como protocolos de seguridad o manuales de fabricante, e integrarla en la orden de trabajo. Así, lejos de necesitar buscar instrucciones, el técnico recibe por parte del sistema lo que necesita, cuando lo necesita.
Otras de las novedades añadidas que ya se están desplegando dentro del EAM son los asistentes conversacionales y por voz, capaces de responder dudas, sugerir pasos o registrar tareas sin necesidad de usar teclado o pantalla.
Conviene señalar, no obstante, que muchas de estas capacidades están aún en fase de desarrollo. Si bien algunas funcionalidades ya operan en entornos de mantenimiento, en seguridad se encuentran aún en etapas iniciales. La evolución está guiada por un roadmap claro, que prioriza desarrollos como la verificación visual de EPIs o la automatización de controles.
6. TECNOLOGÍA Y CULTURA: LAS DOS CARAS DEL CAMBIO
Llegados a este punto, queda claro que la digitalización de la seguridad, más allá de la implementación de tecnología, consiste en transformar la forma en que las personas trabajan, deciden y se relacionan con los riesgos. En este sentido, además de desplegar sistemas –que nadie duda de la importancia de este paso–, las organizaciones deben rediseñar sus prácticas, generar confianza y facilitar que la prevención forme parte real del día a día.
No se trata solo de cumplir con normativas o incorporar funcionalidades, sino de cambiar la lógica operativa para conseguir que la validación deje de ser un trámite, que el dato sea una herramienta para decidir y que la prevención esté tan integrada en el flujo técnico como cualquier otra fase del mantenimiento. En definitiva, que la seguridad deje de gestionarse desde fuera para gestionarse desde dentro.
Soluciones como Ultimo habilitan este cambio, siempre y cuando se combinen con una voluntad real de evolucionar, por parte de las organizaciones, en la que tecnología y cultura avancen a la par. En última instancia, empoderar a los equipos no es solo cuestión de darles herramientas, sino de facilitar que participen activamente en la mejora de la seguridad, entendiendo los riesgos, anticipando soluciones y contribuyendo con conocimiento directo al cambio de modelo.
BIBLIOGRAFÍA
- Becolve (2023). Caso de éxito Bosch: mantenimiento y HSE integrados. Disponible en: https://becolve.com/casos-exito/bosch-mantenimiento-y-hse-integrados/
- EU-OSHA (2021). A culture of prevention for occupational safety and health in the digital age.
- EU-OSHA (2022). Digitalisation and OSH – Summary report. European Agency for Safety and Health at Work.
- INSSST (2023). Digitalización y prevención de riesgos laborales. Ministerio de Trabajo y Economía Social.
- ISO (2018). ISO 45001:2018 – Occupational health and safety management systems – Requirements with guidance for use. International Organization for Standardization.
- McKinsey & Company (2022). Digital transformation in maintenance. Ultimo, s.f. Discovery phase approach to asset management projects.
- Ultimo, s.f. HSE Capabilities. Disponible en: https://www.ultimo.com/es/capacidades/hse
