Desarrollo de un portal de Operación y Mantenimiento
José Ángel Molina Río
Coordinador de Gestión y Análisis de Mto
ENAGAS
Carlos Villarreal Rodríguez
Técnico Experto de Gestión y Análisis de Mto
Products Owner en proyecto de Portal de Operación y Mto.
ENAGAS
ORIGEN DEL PROYECTO
Desde el área de Negocio de Enagás o Gestión de Activos, ya se había trabajado durante muchos años en la implantación efectiva del modelo de gestión de mantenimiento, así como en la evolución de un sistema GMAO optimizado para soportarlo, basado en SAP PM, pero adecuadamente personalizado y configurado. Sin embargo, dentro de la cultura corporativa de mejora continua, tampoco habían dejado de lanzarse diversas iniciativas enfocadas a mejorar la actividad de Operación y Mantenimiento (OyM). En ocasiones mediante la revisión y simplificación de tareas y procesos, pero otras veces también incluso con su movilización o modernización, siempre intentando aprovechar las oportunidades que han ido ofreciendo las nuevas tecnologías y soluciones de mercado.
Adicionalmente a ese trabajo metódico y sistemático, se sumó un elemento clave en el proyecto, que fue la escucha. Gracias al canal de comunicación directa y recurrente que ofrece la actividad de soporte centralizado a las instalaciones, se habían acumulado años empatizando con todos esos perfiles que participan directamente en la actividad de gestión de activos, permitiendo definir nítidamente muchas de sus demandas, ideando directamente con ellos posibles soluciones y probando su efecto en pilotos acotados. Por tanto, en un proceso de evolución natural y embebido en la forma de trabajo, se habían adelantado e iterado varias fases del ciclo de innovación, arrojando muchas conclusiones muy útiles.
Sobre esas bases y llegados a ese punto de madurez, el siguiente paso fue recopilar toda la experiencia acumulada, poner orden en las ideas y crecer orgánicamente en el planteamiento.
VISIÓN Y OBJETIVOS
Siempre con el foco puesto en el valor generado para el negocio, se planteó como muy relevante el objetivo de mejorar el día a día de todo el personal que participa en la gestión de los activos. Por ello, la premisa fue situara ese colectivo en el centro no ya como usuarios de herramientas y procesos, demandantes de soluciones, sino como clientes internos a los que optimizar sus interacciones para maximizar su valor añadido.
El objetivo del proyecto es, por tanto, conseguir impactos positivos en el área de Negocio y dar respuesta rápida a sus necesidades, a través de mejoras en la experiencia funcional de los usuarios que componen el estrato más operativo de la actividad.
SOLUCIÓN PROPUESTA Y PALANCAS DE ACCIÓN
El concepto sobre el que se construye el presente proyecto es la idea de portal o plataforma única para el usuario. En él se centraliza el acceso a todas las funcionalidades de operación y mantenimiento, así como a los correspondientes sistemas asociados que las soportan, necesarios para el grueso de su operativa diaria. Pero también pretende aportar todas aquellas funcionalidades que se habían identificado como necesarias y todavía no estaban cubiertas en Enagás. Siempre bajo la premisa de poner al usuario en el centro de la estrategia e intentando que toda la tecnología y conocimiento acumulado trabajen para él.
Para garantizar ese enfoque centrado en el usuario, el proyecto se ha basado en una metodología de experiencia de usuario.En ella, el primer paso ha sido perfilar lo mejor posible a esos usuarios o agentes que participan en la gestión de activos. Posteriormente, todas las posibles opciones de mejora se han ordenado en torno a tres palancas de transformación con impacto en los profesionales y en negocio:
Por todo lo anterior, el Portal es pieza clave en la transformación cultural de Negocio de Enagás, pues tiene como misión engranar ese círculo virtuoso en el que:
- Datos de calidad permitan presentar una información útil para la gestión, fomentando el autoconsumo y la integridad del dato distribuida.
- Al mismo tiempo, haga que la información estratégica sea una simple agregación transparente a medida que se sube en los escalones jerárquicos, generando confianza y credibilidad en todos esos niveles.
Por tanto, el Portal es la base sobre la que avanzar hacia un modelo de gestión más basado en datos, extensivo a todos los niveles y ámbitos de la actividad de Enagás.
CASOS DE USO FUNCIONALES
La representación de casos de uso que acompañen los conceptos introducidos hasta ahora en el presente documento, se antoja imprescindible en este momento con el objetivo de aterrizar las ideas y poder llegar al personal que desarrolla su trabajo en las infraestructuras.
Los casos de uso que a continuación se representan están basados en las palancas presentadas y su acceso se realiza a través de un Portal Único.
El concepto de Portal Único para el personal de operación y mantenimiento implica el acceso a todas las herramientas que utilizan en su día a día en una única pantalla.
Algunos de los sistemas están directamente integrados con el portal como el Sistema de Gestión de Mantenimiento, GMAO en Enagás, un sistema customizado basado en SAP PM e integrado con SAP MM, FI/CO y PS.
En otros casos, se dispone de accesos directos o enlaces,bien sea a otras herramientas o a documentación que utilizan en su día a día. En la imagen 2, pueden observarse los enlaces planteados por el personal del Almacenamiento Subterráneo de AS Yela en el que se recogen herramientas informáticas de trabajo, así como enlaces a documentación relevante necesaria en las labores de ejecución de mantenimientos.
Enmarcadas en la palanca de “Experiencia de usuario”, otra de las grandes premisas tenidas en cuenta a la hora de enfocar el Portal ha sido la necesidad de simplificar tareas y procesos que faciliten su entendimiento y ejecución. En este sentido, Enagás ha dado su primer paso en el ámbito de los avisos de mantenimiento, primer bloque desplegado en producción en los centros piloto.
- Se ha construido una página de inicio diferente por perfil. Un operador de mantenimiento dispone de los enlaces comentados en el punto anterior, y además, indicadores y listados sencillos que les permiten conocer cuántos avisos hay en curso e incluso navegar directamente hasta ellos, con un solo clic (Imagen 3).
- Sin embargo, los Gestores de equipo, disponen de una analítica más desarrollada representando gráficamente qué avisos de mantenimiento están en curso por prioridad o incluso qué servicios prestados por Enagás se están viendo afectados por estos eventos no planificados (Imagen 4).
Véase en las dos imágenes, que para cualquiera de los dos perfiles se dispone de un acceso directo desde su pantalla principal para poder abrir un aviso, sin tener que enfrentarse a un árbol de transacciones.
Llegados a este punto, se antoja cuestionar si esta aplicación web es realmente útil cuando el personal de las infraestructuras trabaja en continuo movimiento dentro de su ámbito geográfico o recinto. La respuesta es puede ser útil, pero se ha planteado un complemento adaptado a movilidad aún más intuitivo y completamente responsive.
Gracias a esta aplicación disponible para dispositivos móviles y tabletas, el personal de campo puede rellenar en una sola pantalla todos los campos requeridos para la creación de un aviso, tal y como se muestra en la Imagen 5. Estos campos están ordenados de manera intuitiva y van a apareciendo en función de las selecciones que hace la persona. Además, pueden adjuntar fotografías de lo sucedido o incluso grabar y adjuntar un video con sonido al aviso.
Enmarcada en la palanca de “Eficiencia”, y nacida del ejercicio de constante escucha hacia las personas, se han planteado en el Portal OyM ayudas y guías a la hora de enfrentarse a la creación de un aviso en SAP. Por este motivo, se han incluido criterios del modelo de gestión de mantenimiento embebidos en las lógicas de la herramienta.
Se exponen a continuación dos ejemplos representativos:
- Por un lado, se ha incluido un flujo guiado para la selección del tipo de aviso. Como se puede apreciar en la imagen 6, es un árbol lógico en el que, a través de diferentes preguntas, el Portal es capaz de determinar el tipo de aviso que es necesario crear. Además de esto, traslada la información introducida en el flujo al aviso, con el objetivo de que las personas no tengan que introducir la información en dos ocasiones.
- Por otro lado, se ha incluido una propuesta de prioridad para la atención del aviso siguiendo los criterios marcados en el modelo de gestión de mantenimiento de Enagás, basado en la jerarquización de los activos. De esta manera, en base a como se hayan valorado los factores de impacto en seguridad o medioambiente (determinantes para el cálculo de la criticidad de cada activo) y, en función de qué impacto haya habido en el servicio, propone una prioridad que el personal de campo puede confirmar o desestimar, seleccionando otra a su criterio.
Es importante tener en cuenta que para el usuario es natural y transparente, pero a un nivel de negocio se está garantizando la calidad del dato en base a los criterios definidos de gestión de mantenimiento.
Volviendo a lapalanca de “Experiencia de usuario”, se considera la democratización del dato, es decir, el autoconsumo del dato por parte de todos los niveles de la organización, parte imprescindible de este proyecto.
Enagás tiene desarrollada una infraestructura de KPIs que se siguen a nivel estratégico. No obstante, es necesario que el personal de las infraestructuras sienta que está contribuyendo a ese seguimiento y entienda cómo está contribuyendo.
Por ello, tal ycomo se muestra en la imagen 8, directamente en su pantalla y sin tener que explotar listados y hacer cálculos propios, se muestran indicadores como las averías acumuladas, las activaciones de retén o las horas de indisponibilidad en el año. Además, pueden seguir aquellos avisos que se están atendiendo en plazo y fuera de plazo, directamente relacionado con el KPI de cumplimiento de avisos que se sigue a nivel estratégico.
Siguiendo la estrategia de poner a disposición de las personas los datos sin necesidad de hacer grandes esfuerzos para su obtención, también se han incluido este tipo de explotaciones no solo a nivel de indicadores, si no a través de ayudas más operativas como enlaces a históricos para el tipo de equipo seleccionado en el aviso, dónde pueden consultar si otros compañeros y compañeras de Enagás se han enfrentado al mismo problema, cuánto tardaron en solucionarlo y qué coste les supuso, tal y como se muestra en la Imagen 9. De esta manera, se pone a disposición del usuario todo el know-how acumulado de Enagás a un solo clic de distancia.
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