Diagnóstico del sistema de gestión de activos bajo la norma ISO 55001
Juan Jose Martinez
Gestor Senior de Activos y Proyectos del Servicio Murciano de Salud.
Alexis Lárez Alcázarez
Director Técnico Grupo ENOVA
RESUMEN
En este documento se plantea una revisión de los resultados obtenidos, de la evaluación del sistema de gestión de activo bajo los requerimientos de la norma UNE ISO 55001, de una organización de salud pública en España. En él se abordan aspectos relacionados con el cumplimiento y conformidad con los 27 requisitos del sistema de gestión de activo UNE ISO 55001. En este sentido se realiza un recorrido por las experiencias en otros países de la implementación de un sistema de gestión de activos alineado a los requerimientos de la norma ISO 55001 en el sector de la salud y su impacto en el desempeño de la organización, así como la revisión de algunos estándares que han sido desarrollados en específico a la gestión de activos aplicados para el sector de la salud.
1. INTRODUCCIÓN
La gestión de los activos dentro de las organizaciones forma parte de los grandes desafíos a los cuales deben enfrentarse los líderes de los procesos, esto ha conducido a las organizaciones a generar profundas transformaciones en todos los niveles; tecnológico, económico y organizacional. En este sentido, la gestión de activos, bajo la norma UNE-ISO 55001:2015, es un marco de referencia para generar valor.
Para aterrizar conceptos, la norma UNE-ISO 55000:2015 define la gestión de activos como las actividades y prácticas coordinadas a través de las cuales una organización maneja de forma óptima y sustentable sus activos y sistemas de activos, su desempeño y sus riesgos, a lo largo del ciclo de vida con el propósito de lograr las metas establecidas dentro de su plan estratégico.
Esta necesidad ha conducido a las organizaciones públicas y privadas a la búsqueda, desarrollo y adopción de nuevos modelos, procesos y herramientas que les permitan lograr mayores niveles de aprovechamiento de sus activos bajo un adecuado enfoque coste-riesgo-beneficio. Si bien es cierto que ha sido la industria y las organizaciones privadas las que han llevado la iniciativa, no es menos cierto, que en la actualidad instituciones públicas y semi públicas (en países como Australia, Canadá, Nueva Zelanda, USA, etc.) vienen trabajando en la estandarización de la gestión de sus activos físicos en hospitales, universidades, escuelas, edificaciones e infraestructura (Parlikad y Jafari, 2016).
En efecto, en países como Australia está vigente desde el año 2016, tanto un marco de responsabilidad y rendición de cuentas para la gestión de los activos públicos (AMAF, 2016; por su sigla en inglés) alineado a la ISO 55001, como un marco específico para la gestión de activos médicos (MEAMF, 2012).
En España actualmente existe un gran interés y organizaciones tanto públicas como privadas, en ese sentido el Área de Salud VIII del Servicio Murciano de Salud (en adelante, SMS) tiene algunos años trabajando en esta área y ha tomado la decisión de llevar a cabo la implementación de un sistema de gestión de activos (en adelante, SGA) bajo los requisitos de la norma ISO 55001. Como punto de partida se ha llevado a cabo el diagnóstico y evaluación del nivel de madurez actual del Sistema de Gestión de Activos, lo que les permitió identificar las brechas existentes de su condición actual, en relación con la conformidad de los requisitos de la norma ISO 55001.
Este artículo plantea una revisión de la implementación de sistemas de gestión de activos en el área de la salud algunos hospitales públicos en el mundo, pero además muestra los resultados obtenidos durante el proceso de evaluación del sistema de gestión de activos del área VIII del servicio Murciano de Salud en España.
2. SISTEMA DE GESIÓN DE ACTIVOS ALINEADO A UNE ISO 55001
Según (El-Akruti & Dwight, 2013) en las industrias intensivas en activos, este término se utiliza para identificar cómo una organización industrial se ocupa de la gestión de sus activos físicos, a través de todo su ciclo de vida para lograr el cumplimiento de su plan estratégico, por otro lado (Henderson, 2014) define la gestión de activo como una técnica esencial, dentro de un proceso de negocio, que contribuyente al logro de los objetivos estratégicos de una organización, mediante una adecuada gestión del riesgo, para obtener un rendimiento óptimo de los activos con la intención de lograr una estrategia competitiva de negocio, sin embargo, la norma (UNE - ISO 55001:2015) simplifica esta definición como las actividades coordinadas de una organización para obtener valor a partir de los activos y establece un marco de referencia para la gestión de los activos de una organización.
Adicionalmente, se define el sistema de gestión de activos de una organización, como el sistema que planifica y controla las actividades y sus relaciones para asegurar que el rendimiento de los activos, se adapte a la estrategia competitiva prevista por la organización, esta definición proporciona una visión holística e integrada del sistema de gestión de activos dentro de toda la organización.
De allí que (Campbell, 2016) integra estas visiones y afirma que la gestión de activos es la interacción de las diferentes áreas habilitadoras de una organización (operaciones, mantenimiento, finanzas, RRHH, logística, compra, etc) a través de actividades, que de forma coordinada les permite gestionar los riesgos de forma adecuada para lograr generar valor a la organización. En la práctica, estas interacciones y procesos de implementación deben estar documentados y suelen ser complejo, para las organizaciones tener claridad en cuanto a su desarrollo, debido, a las múltiples interacciones presente entre los elementos claves del sistema de gestión de activos, tal como se muestra en la figura 1.
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS EN EL SECTOR HOSPITALARIO PÚBLICO
La gestión de los activos físicos en el sector hospitalario puede ser un negocio de confrontación. Los activos médicos son un tipo de activo especializado, presentan algunos desafíos únicos. Muchos ítems mantenibles de los equipos médicos son técnicamente complejos y requieren experiencia especializada para usarlos, administrarlos, evaluarlos y repararlos (MEAMF,2012). Suelen tener vidas más cortas que los activos más tradicionales, como activos industriales, edificios e infraestructura, y, por lo tanto, requieren una atención más centrada y frecuente. En un servicio de salud típico, representan una inversión y un costo operativo considerables, con consecuencias potencialmente graves tras un desempeño inadecuado o una falla.
En este sentido, la particularidad de la gestión de los activos del sector salud ha conducido a que países como Australia y Nueva Zelanda hallan desarrollado algunos estándares alineado a la normativa UNE ISO 55001, para su gestión, de hecho en este escrito serán utilizados como referencia.
La gestión de los activos del sector hospitalario suele ser compleja, esto debido a la diversidad de activos que son necesarios gestionar, por un lado, se tiene una gran cantidad de activos médicos que son esenciales para la prestación de asistencia sanitaria y representa una proporción significativa de la base total de activos de los servicios de salud individuales y, por otro lado, se tienen un conjunto de servicio periféricos necesarios para el buen desempeño de las instalaciones y prestación del servicio al paciente. En este sentido, tal como lo afirma McCarthy et al. 2017. La gestión de los activos médicos, es uno de los principales problemas críticos de riesgo para mantener el funcionamiento de los servicios de salud, porque la falta de disponibilidad del equipo o la falla del equipo presenta riesgos para los pacientes, el personal y la prestación de servicios. Estos riesgos deben gestionarse de manera efectiva y eficiente (AMAF,2016).
El objetivo principal de la gestión de activos es permitir que una organización cumpla con sus objetivos de prestación de servicios de manera eficiente y efectiva, y minimizar el riesgo asociado con los fallos de los activos (ISO 55002:2018).
La gestión del riesgo incluye el mantenimiento de la capacidad del equipo existente y la planificación para el reemplazo oportuno. El riesgo de fallo del activo aumenta a medida que el equipo médico se acerca al final de su vida útil. La falta de información confiable y oportuna hace que sea difícil pronosticar y planificar adecuadamente los requisitos del equipo para satisfacer las necesidades de servicio y tener en cuenta los requisitos financieros. En este sentido, los activos médicos en sí, son técnicamente complejos y de corta duración, y presentan un importante desafío de gestión.
La gestión eficaz de los activos también maximiza el potencial de servicio de los activos al aumentar la flexibilidad y utilizar economías de escala para una prestación de servicios más rentable (MEAMF,2012).
Una de las mayores restricciones a las que se enfrentan las organizaciones de salud pública a la hora de gestionar sus activos, es la dependencia de diversos entes gubernamentales cuya coordinación suele estar limitada y condicionadas a diferentes contextos políticos, socioeconómicos y adicionalmente los marcos regulatorios suelen ser muy complejo para facilitar la gestión. (Kurland, 2015). Para hacer frente a estos grandes retos, en países como Australia, desde el gobierno nacional y sus estados han desarrollado un marco de referencia que regula la gestión de los activos a todos los niveles público denominado; Marco de Responsabilidad para la Gestión de los activos, 2016. AMAF por sus siglas en inglés.
En este documento se plantea un marco regulatorio de gestión y un modelo para la gestión estratégica de los activos hospitalarios, perfectamente adaptable a cualquier país, con el propósito de visibilizar la gestión desde la perspectiva de la gestión pública.
En este sentido, este documento establece un marco de referencia e interacción del proceso de planificación y la prestación del servicio de salud en los hospitales públicos. Ver figura 3.
4. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DEL ÁREA VIII DEL SERVICIO MURCIANO DE SALUD
El área VIII del servicio murciano de salud atiende las necesidades de atención médica en municipio de San Javier, el mismo está conformado por el Hospital General Universitario Los Arcos del Mar Menor, 5 Centros de salud y 9 centros de atención primaria.
Esta área de salud viene trabajando desde hace algunos años, en la búsqueda de nuevas formas de gestionar sus activos para entregar un servicio en calidad y oportunidad a los pacientes, de hecho, desarrollaron procesos relacionados a la gestión de los activos dentro de un documento marco llamado “Manual de Organización y Gestión de activos (MOGAF), cuya implementación tuvo algunas restricciones al desaparecer la empresa que llevaba la gestión.
Durante la gestión del año 2018, se establecieron como un objetivo de gestión, llevar a cabo un proceso de diagnóstico del sistema de gestión de activos del área de salud VIII, del servicio Murciano, de tal manera que les permitiera conocer las brechas existentes entre su sistema de gestión actual y los requisitos de la norma UNE ISO 550001.
Con esta evaluación, el servicio murciano de salud, se convierte en uno de los primeros servicios de salud pública en España, en someterse a un proceso de revisión de su sistema de gestión de activos bajo los requerimientos de la norma UNE ISO 55001, por una organización externa.
Es importante entender, que cuando una organización se somete a un proceso de revisión de su sistema de gestión de activos bajo los requerimientos de la norma UNE ISO 55001, abre las puertas a un proceso de mejora, que permite revisar, el cómo la organización coordina sus actividades entre las diferentes áreas habilitadoras de la organización para aportar valor añadido en sus prestaciones y servicios bajo un adecuado contexto costo, riesgo y beneficio (ISO 55002:2018).
5. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DEL SERVICIO MURCIANO DE SALUD
Como etapa inicial del proceso de implementación del sistema de gestión de activos dentro del servicio Murciano de Salud se estableció, el conocer e identificar las brechas existentes entre, el cómo se gestionan los procesos relacionados con la gestión de activos UNE ISO 55001 y los requerimientos y buenas prácticas relacionadas, eso incluyo la revisión de algunos marcos de referencias específicos a la gestión de activos hospitalarios públicos como: AMAF, 2016 y AMEAF,2012.
Este proceso de evaluación se llevó a cabo desde dos perspectivas o dos etapas, en primer lugar, un proceso de entrevistas con los responsables de los procesos y áreas habilitadoras del sistema de gestión de activos con la revisión de las evidencias objetivas evaluadas y, por otro lado, se aplicó una herramienta estadística que permite medir el nivel de percepción del personal en relación a la gestión del mantenimiento dentro del sistema de gestión de activos.
La evaluación inicial del sistema de gestión de mantenimiento se desarrollará utilizando la metodología del Marshall Institute mejorada, complementada con la Norma UNE EN 16646:2015. Mantenimiento en la Gestión de Activos Físicos.
La evaluación que se aplica, permite identificar y analizar la brecha en el sistema de gestión de mantenimiento de activos, con esta evaluación se identifican las oportunidades de mejora en las ocho (08) áreas claves, las cuales se describen a continuación:
- Gestión del recurso para Mantenimiento y Operaciones
- Uso del Sistema de Información (GMAO, EAM o ERP)
- Aplicación de mantenimiento preventivo y predictivo
- Planificación y Programación del mantenimiento
- Uso de las herramientas de confiabilidad de activos
- Soporte para el Mantenimiento y las Operaciones.
- Competencia, Organización y Liderazgo.
- Gestión del cambio, Seguridad de los procesos y ambiente
Como resultado de esta primera etapa se obtiene un diagrama de radar, tal como se muestra en la siguiente grafica 1. Donde se superpone la percepción del personal con la revisión objetiva del sistema por parte del equipo evaluador.
La segunda etapa de la evaluación está soportada en la entrevista y revisión del sistema de gestión de activo y su interacción con todas las áreas habilitadoras de la organización. En esta participaron las siguientes áreas: Dirección médica, dirección de enfermería, dirección de suministro y compra, ingeniería, Prevención y Riesgos laborales, Medio Ambiente, almacenes, RRHH, Finanzas y Mantenimiento. Como resultado de la evaluación de los 27 requerimientos de norma UNE ISO 55001, se obtiene el diagrama de radar que se muestra en el gráfico 2. Es importante mencionar que la información generada con la evaluación del sistema de mantenimiento es insumo importante para esta segunda evaluación. Ver gráfico 2.
Esta evaluación permitió identificar la brecha, que fue utilizada para definir el mapa de ruta de la implementación del sistema de gestión de activos y el establecimiento del plan a mediano y largo plazo. En este sentido se lograron los siguientes resultados:
- Identificación del nivel de Madurez del sistema de gestión de activos de la organización a través del análisis de evidencias objetivas para contrastar el cumplimiento de los 27 requerimientos de la norma ISO 55001.
- Diseñar el plan de acciones que permita cerrar la brecha del sistema de gestión de activos en cuanto a la conformidad con los requisitos de la norma.
- Jerarquizar las acciones a realizar de acuerdo, al impacto y oportunidad para lograr beneficios al mediano, corto y largo plazo.
6. CONCLUSIONES
Las organizaciones actualmente se mantienen permanentemente en la búsqueda de la optimización de sus procesos, esta búsqueda ha sido apalancada con nuevas normas y estándares internacionales cuyos requerimientos son un marco de referencia para las organizaciones intensivas en activos de los sectores públicos y privados, tal es el caso de las normas UNE-EN 55001 y UNE-EN 16646.
El área VIII del servicio Murciano de salud se convierte en el primer servicio de Salud de España, que se somete a un proceso de revisión bajo los requerimientos de la ISO 55001.
El desarrollo del diagnóstico permitió establecer un mapa de ruta de implementación del sistema de gestión de activos del área VIII del servicio Murciano de Salud.
7. BIBLIOGRAFÍA
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- A. K. Parlikad, M. Jafari. (2016). Challenges in infrastructure asset management.
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- El-Akruti, K., Dwight, R., & Zhang, T. (2013). The strategic role of Engineering Asset Management. International Journal of Production Economics, 146(1), 227-239.
- Henderson, K. P., Georg; Kraska, Olaf. (2014). Integrated Asset Management – An Investment in Sustainability. Procedia Engineering, 83, 448-454. doi:10.1016/j.proeng.2014.09.077.
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- Kurland, Arthur. University Health System generates cost savings from ISO 55001. https://business-benefits.org/
- Giscarmsa. Manual de Organización y Gestión de activos (MOGAF). 2012
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