Digitalización de la gestión del equipamiento personal y de la participación de los trabajadores.

Pablo Anaya Rojas 2 de junio de 2022

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Pablo Anaya Rojas

Director de Desarrollo de Negocio en Forward by Iturri

OBJETIVO

Compartir las conclusiones de nuestros análisis y experiencias, ideas sobre mejores prácticas y dar a conocer la aplicación de software desarrollada.

APLICACIÓN PRÁCTICA: PRINCIPIOS BÁSICOS DE GESTIÓN DE EQUIPAMIENTO PERSONAL

La gestión del equipamiento personal ya se trate de EPI, herramientas, vestuario, calzado, etc. suele ser un proceso poco eficiente, sin soporte tecnológico, que no facilita la participación de los implicados y del que no se recogen datos estructuradamente. Por lo general, el proceso es manual, basado en papel, hojas de cálculo y correo electrónico, con poca automatización y baja participación de los trabajadores, más dirigido a la adquisición de equipos que a las entregas y el resto del ciclo de vida.

Además, el cumplimiento de la normativa es también un reto.

En la industria 4.0 resulta paradójico que este proceso básico no esté digitalizado ni los trabajadores conectados. Los sistemas ERP corporativos están orientados a la gestión económica y no a la gestión individualizada de necesidades. El problema afecta igualmente a empresas industriales y a las de servicios de mantenimiento.

Las problemáticas se pueden agrupar en tres bloques: procesos manuales por falta de sistemas; dificultades para colaborar y compartir información entre distintas áreas; y falta de datos para analizar y mejorar el proceso.

Una gestión adecuada del equipamiento personal debería permitir:

1. Dar una respuesta efectiva a las necesidades con independencia de si implicarán compra, entrega de producto en almacén o préstamo, tanto de producto catalogados como de productos no existentes en el ERP corporativo; ya sean productos sueltos o dotaciones completas.
2. Usar un mismo proceso y aplicación para las distintas casuísticas: contratación de una persona; equipamiento para un grupo; entregas anuales o estacionales; reposición de material; petición de material para una necesidad puntual.
3. Facilitar el cumplimiento con el registro digital de la entrega de material o de documentación.
4. Integrarse con los sistemas y procesos corporativos de compra y recursos humanos.
5. Ofrecer a cada persona el acceso solo al equipamiento que le corresponde por su puesto de trabajo o perfil de riesgo.
6. Facilitar la participación directa del trabajador para proporcionar sus tallas, solicitar material, confirmar recepción de un equipo, firmar una entrega, elegir entre alternativas de productos, o valorar y opinar sobre el equipamiento.
7. Establecer reglas y políticas que se puedan aplicar automáticamente, como aprobaciones, límites de gasto y tratamiento de excepciones.
8. Conectar digitalmente a todos los participantes en el proceso: seguridad, operaciones, compras, almacén, proveedores, …
9. Eliminar el papel.
10. Capturar información a nivel individual o agregado que pueda ser utilizada para la optimización de productos, costes, logística o del propio proceso de gestión.

Los flujos de proceso dependen no solo de cada empresa, sino también del tipo de producto (no es lo mismo un EPI que una herramienta); de si el equipamiento se entrega por iniciativa de la empresa o a demanda de las áreas de operación o producción o del trabajador; de la dispersión geográfica; de la organización logística o de la estrategia de aprovisionamiento (compras, productos en stock, productos fabricados bajo demanda).

La gestión del equipamiento personal debe ser personal: hay que considerar la información como el puesto o el centro de trabajo, que determinan el perfil de riesgo y, por tanto, el equipamiento necesario, o las tallas. Debe ser posible asociar una persona a cada petición o entrega, de modo que sea posible trazar y analizar la información a nivel trabajador, puesto, centro o empresa.

La mayoría de sistemas empleados actualmente no están diseñados para el equipamiento personal y cubren fundamentalmente la problemática de la compra. Los sistemas más orientados a equipamiento personal están vinculados a la compra a un proveedor específico y solo aparte de la problemática.

Estas son nuestras conclusiones:

• La información a nivel individual es clave para la gestión del equipamiento personal.
• No se trata de comprar sino de responder a necesidades.
• Un mismo sistema debe permitir utilizar distintos proveedores y fuentes de aprovisionamiento.
• Además de pedir es necesario planificar, entregar, confirmar recepción de material que se entrega por terceros, notificar caducidades y recordar inspecciones, es decir, cubrir el ciclo de vida completo.
• Al proceso cambia y evoluciona, y el sistema debe permitir cambiar fácilmente para madurar y optimizar el proceso.
• Es viable dar acceso directo a los trabajadores a solicitar, aportar información, hacer seguimiento, confirmar recepción de material o recibir información sobre caducidades o revisiones.
• No hay sistemas comerciales diseñados específicamente para la gestión de todo el ciclo de vida del equipamiento personal.

En Forward hemos diseñado y desarrollado Springter, una aplicación flexible que permite configurar una solución para las distintas casuísticas de gestión de equipamiento de cada empresa, con un modelo de software como servicio de suscripción que elimina la necesidad de inversión y que permite desplegar muy rápidamente, en plazos en torno a uno o dos meses, una solución con unos costes muy bajos.

Conclusiones. La gestión del equipamiento puede ser un problema o una oportunidad. Resolver el problema y aprovechar la oportunidad puede ser sencillo si se dispone de las herramientas adecuadas. Hay tres grandes oportunidades:

• Digitalizar el proceso y eliminar el papel.
• Optimizar el coste total del equipamiento: productos, compras, logística y gestión, los plazos de respuesta a las necesidades de equipamiento y el cumplimiento normativo.
• Transformar la relación con los trabajadores en la industria 4.0, conectando con ellos y permitiéndolos participar de una u otra forma para beneficio de todos.