El Impacto Financiero de los Niveles de Inventarios del Tipo MRO para las Organizaciones

José R. Contreras Martínez 5 de mayo de 2026

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José R. Contreras Martínez
Ingeniero Mecánico, Especialista en Gestión de Activos, CRL, CGMC
CEO Jrcm Consultoría en Gestión de Activos

1. LOS NIVELES DE INVENTARIO Y LA CONFIABILIDAD

MRO es el acrónimo de Mantenimiento, Reparación y Operaciones, refiriéndose al conjunto de actividades, herramientas y suministros necesarios para mantener en óptimas condiciones de funcionamiento los equipos, instalaciones y procesos productivos de una organización.

Gerenciar inventarios del tipo MRO en la búsqueda de aportar valor, debe ser un trabajo en equipo que no solo debe involucrar al área de compras y almacenes, deberá involucrar activamente al área de mantenimiento, al área de operaciones o producción, a las áreas de seguridad y ambiente y por su puesto al área financiera de cualquier empresa.

Cuando nos referimos a conceptos de confiabilidad, tradicionalmente lo que esperamos, al buscar hacer a los activos confiables, es que ellos cumplan la función requerida al operarlos y mantenerlos bajo esas condiciones establecidas, en su muy específico contexto operacional y durante un período específico de tiempo. Este mencionado “período especifico de tiempo” nunca pudiera ser mayor al ciclo de vida esperado del activo como un todo, pero tampoco jamás podrá ser superior al ciclo de vida esperado de sus partes o componentes sujetos a modos de falla del tipo desgaste o a modos de falla generados por hechos aleatorios o por el incumplimientos de reglas en la operación o en la ejecución de cualquier tipo de mantenibilidad, sea programada o no. Dicho esto, nos podemos preguntar:

• Si los activos fueran confiables ¿cuál debería ser nuestro nivel de inventarios de MRO?
• Si mejoramos nuestra planificación y programación de mantenimiento, ¿cuál debería ser nuestro nivel de inventarios de MRO?
• Si mejoramos la selección, contratación y negociaciones con nuestros proveedores, ¿cuál debería ser nuestro nivel de inventarios de MRO?

Las respuestas a estas preguntas nos llevan a entender que parte de los costos de la mala confiabilidad la pagamos con un alto nivel de inventarios, con pérdidas de producción, con riesgos de seguridad y medio ambiente y por su puestos con altos costos operativos asociados a todas estas variables y el enfoque de esta ponencia va dirigido hacia dónde trabajar en la búsqueda de los niveles adecuados de inventarios que aseguren la disponibilidad necesaria que requieren los activos del negocio para cumplir los planes de operación que tengan las organizaciones.

2. EL IMPACTO FINANCIERO

La gestión de los inventarios implica dos costos básicos:

• Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a la producción o a las ventas perdidas por inexistencia del material.
  Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce problemas de seguridad o pérdida de imagen, como es el caso de compañías de servicio en las que se produce una degradación de disponibilidad o seguridad como consecuencia de la falta del material, sin considerar la pérdida de confianza de los clientes.

• Costos de almacenamiento y de gestión de inventarios: Que representan costos tanto en capital inmovilizado como en costos de gestión física y administrativa de estos inventarios.

Gerenciar inventarios es, entonces, encontrar un equilibrio razonable entre mantener mucho o poco inventario y los costos que ambos extremos suponen.

Fig. 1 Impactos entre los costos de tener inventario y el riesgo por no tenerlos

Se ha estimado que los MRO comprenden entre 40 al 60% del presupuesto de mantenimiento, por lo cual es esencial que sus controles se focalicen en minimizar los costos de los repuestos sin tener un impacto negativo en el nivel de servicio.

3. EL DILEMA DE LA ADMINISTRACIÓN DE MRO Y LOS PRINCIPIOS FINANCIEROS

Obviamente, existen diferencias significativas entre los MRO y los otros tipos de inventario que pueden tener las organizaciones, la Figura 2 muestra que esos inventarios pueden ser, además de los MRO, de materia prima, productos en proceso o productos terminados. Una perspectiva conceptual ayuda a entender por qué muchas de las herramientas, modelos de cálculo, pronósticos o técnicas ampliamente utilizadas en la gestión de la cadena de suministro de estos otros tipos de inventarios simplemente no funcionan con el inventario de MRO, los cuales son aquellos que las empresas conservan para respaldar sus actividades de mantenimiento y operaciones.

Fig. 2 Diferentes tipos de inventarios

Hablando de mantenimiento, también es importante comprender el MRO en el contexto de los usuarios finales, que generalmente involucra la función de mantenimiento y confiabilidad.

Otro aspecto contextual es comprender el impacto financiero de la gestión del inventario de MRO; después de todo, este tipo de inventario también se deben regir los por cinco (5) tradicionales principios financieros, los cuales son:

• Los MRO cuestan dinero: No importa si fueron adquiridos como CAPEX o como OPEX, de cualquier modo cuestan dinero.
• El dinero es limitado: Hay que decidir muy bien como gastarlo, ya que las empresas no son un barril sin fondo con capacidades infinitas de capital.
• El dinero cuesta dinero: Cuando adquirimos los MRO utilizamos un capital de la empresa sin que produzca alguna rentabilidad. Entender el concepto de WACC (Weighted Average Cost of Capital - Costo promedio ponderado del capital) que representa la rentabilidad mínima que una empresa debe generar para satisfacer a sus inversores y acreedores, nos ayuda a entender que mientras mayor sea el inventario del tipo MRO, menor rentabilidad tendremos.
• El inventario requiere gestión: Por lo cual son necesarias el desarrollo de estrategias de compras y de almacenamiento.
• El tiempo en Oro: Los costos no solo son los de adquisición o de almacenamiento, también deberíamos considerar los costos de oportunidad o de perder la oportunidad de utilizar esos recursos en otras acciones que aporten mayor valor.

Por todo lo anterior es importante desarrollar un sistema de gestión de inventarios del tipo MRO, entendiendo esto como el “Conjunto de principios, políticas, procedimientos, directrices y herramientas que permiten a una empresa seleccionar, adquirir, controlar, contabilizar y desincorporar o disponer de los materiales y/o repuestos para las operaciones de mantenimiento”.

Pero en este desarrollo de un sistema de gestión de inventarios, nos podemos hacer las siguientes preguntas:

• ¿cómo apoyaría el mantenimiento la consecución de estos principios o políticas?
• ¿cómo reducir este impacto financiero que producen los MRO?
• ¿será la optimizando de inventarios el camino o será la prevención de estos?

4. LA OPTIMIZACIÓN DE INVENTARIOS O LA PREVENCIÓN DE INVENTARIOS

Si no existe un enfoque estandarizado para decidir qué almacenar, no hay un enfoque estandarizado para decidir cuántos almacenar y no hay una revisión de la validez actual de las decisiones pasadas.

¿Sería de extrañar que las existencias de piezas de repuesto sean mucho más altas de lo que deberían ser?, pues no, ya que conozco de algunas empresas que pueden tener un exceso de existencias de este tipo de inventario en más del 100% de lo que realmente necesitaban.

La optimización del inventario de MRO’s ayuda a las empresas a identificar dónde tienen demasiado inventario de piezas de repuesto y a corregir esas existencias para reflejar sus expectativas de las necesidades actuales y futuras.

Como resultado, se puede reducir el capital de trabajo y sus costos de gestión de inventario. La optimización del inventario de piezas de repuesto ayuda a mantener las piezas correctas, en la cantidad correcta, en el lugar correcto y, se espera, en el momento correcto. Pero me pregunto:

• ¿Por qué nuestros proveedores NO tienen lo que necesitamos?
• Si los consumos solo fueran por Mantenimientos Programados ¿Cuánto inventario deberíamos tener?
• ¿Cuál es la justificación de los proveedores de los activos para que se adquieran esos paquetes de repuestos en conjunto con la compra del activo?
• ¿Por qué debemos de tener tanto inventario?
• ¿Será por las benditas fallas?
• ¿Se justifica tener una alta cantidad de inventario por el hecho de que los tiempos de entrega son muy altos?
• ¿Optimizar para tener esa Cantidad Correcta, será mejor que desarrollar confiabilidad?
• ¿No será mejor prevenir las fallas?

Lo que las empresas realmente necesitan no es la optimización del inventario de MRO, sino la prevención del inventario de MRO. La optimización ocurre después de haber gastado su dinero, mientras que la prevención ocurre antes de que gaste el dinero.

Con la salud y la seguridad, siempre el enfoque es la prevención, así que ¿por qué no con el inventario?

Donde hay que iniciar es en la prevención de inventario, porque es a través de la prevención de inventario que se evita comprar demasiado e innecesario inventario en primer lugar.

Es a través de la prevención de inventario que se "optimiza" su inventario desde el primer día y conservar ese activo circulante por adelantado en lugar de tratar de recuperar algo retrospectivamente a través de la optimización.

5. LAS CONCLUSIONES

Este enfoque proactivo busca justificar e incentivar la implantación de la cultura de la confiabilidad en las instalaciones a través de la prevención de aquellas causas de fallas donde tengamos control, conseguir la vida esperada de los activos y de sus partes, reducir el tiempo de inactividad, mejorar la seguridad y controlar los costos operativos en una fábrica o empresa.

Debemos desarrollar procedimientos y/o metodologías que clasifiquen nuestros MRO, justifiquen su adquisición y sea evaluado de manera estratégica en base al impacto que el artículo tiene sobre las Operaciones, de sus Facilidades Logísticas y del Impacto Financiero que le genere a la empresa.

Mi conclusión “No es comprar más, no es comprar menos, es comprar lo justo y necesario, es comprar mejor”, y así poder asegurar la disponibilidad necesaria para cumplir con los planes de operación a un costo que aporte valor.

6. BIBLIOGRAFÍA.

1. ISO 55001:2024 - Gestión de activos. Sistema de gestión de activos. Requisitos.
2. UNE-EN 62550:2017 Aprovisionamiento de piezas de repuesto. Spare parts provisioning (IEC 62550:2017)
3. Uptime Strategies for Excellence in Maintenance Management Strategies. D. Campbell • James V. Reyes-Picknell. Third Edition.
4. Maintenance, Repair and Operations (MRO) Best Practices. Joel Levitt. ReliabilityWeb.
5. Spare Parts Inventory Management. Phillip Slater. First Edition. Industrial Press, Inc. 2017