El Mantenimiento y la gobernanza de los activos físicos
Francisco Luis García Ahumada
Director adjunto del Programa Modular Facility Management y Gestión de Activos
E.T.S.I.I. de la UNED
Rubén García García
Consultor independiente y miembro del CTN TC 348
1. INTRODUCCIÓN
Tradicionalmente el mantenimiento de los activos físicos, en nuestro caso, activos inmobiliarios, eran una especie de stand alone en la gestión empresarial.
Esto implicaba que, en general, era un entorno desconocido por los accionistas y una gran parte del personal de interés (stakeholders) y cuya gestión no solía tener reflejo en los informes empresariales.
De igual forma pasaba con:
- La gestión de la condición del activo y su impacto en el valor de éste a lo largo del ciclo de vida
- En el modelo normativo hay que esperar hasta el año 2014 (2015 en España) en que el comité CEN/TC 319 publica la EN 16646 que alineaba el mantenimiento y la gestión de activos en un modelo top-down. A partir de esa fecha ha tenido lugar u importante desarrollo al respecto.
Pero cuando se habla de la gobernanza, disponemos, entre otros documentos, de la norma UNE-ISO_37000, sobre gobernanza, en la que se establece que la buena gobernanza se basa “en el cumplimiento del propósito de la organización de una manera ética, eficaz y responsable en línea con las expectativas de las partes interesadas”.
En el caso de la gestión de los edificios, esto, obliga a la necesidad de controlar y gestionar la condición del activo físico, así como su nivel de prestaciones junto con los costes incurridos o por incurrir; de acuerdo con la estrategia establecida.
Lo que nos lleva al apartado de costes tanto de costes de capital (CAPEX) como de O&M (OPEX). Su gestión será determinante, junto con la de las prestaciones a lo largo de la vida del activo.
Como ejemplo del impacto de la gestión de activos en la gobernanza de estos se puede acudir a los proyectos de financiación público-privada (PPP-PPI) en el punto 54.3 del PCAP 2009 “reversión de la concesión”. En dicho punto que se refiere al momento en el que, el hospital (en este caso) revierte a la administración pública una vez finalizada la concesión, se establece que “Cuando se extinga la concesión por cumplimiento, las nuevas infraestructuras sanitarias revertirán a la Administración en su totalidad, sin derecho a indemnización alguna por este concepto a favor del concesionario, que deberá hacer entrega del mismo en perfecto estado de funcionamiento y con todas sus obras, instalaciones, dependencias, y demás bienes muebles e inmuebles u otros elementos vinculados a la concesión que hubiesen sido adquiridos por el concesionario, adecuadamente conservados y con capacidad de prestar los servicios, clínicos y no clínicos, en óptimas condiciones” [sic]. Como se puede observar se establece la gestión de la condición y desempeño del activo físico en el momento de la reversión. Esto, en principio, obliga a una monitorización periódica, por parte de la propiedad, a lo largo del ciclo de vida del activo físico. Y la necesidad de que la condición existente, en el momento de la reversión, cumpla con todos los requerimientos del activo para su desempeño.
Esta comunicación tiene como objetivo el de analizar la necesidad de la gestión de la condición y desempeño del activo físico a través de la gestión los costes totales de los activos a lo largo de todo el ciclo de vida de estos, haciendo hincapié en incluir la etapa de proyecto y como ésta va a influir en la gobernanza de los activos y como se trasladará a la gobernanza empresarial.
La comunicación se va a estructurar en:
- Introducción
- Objetivos de la comunicación
- Glosario
- La gobernanza de las empresas/organizaciones en la gestión de activos físicos
- Los costes de explotación
- La monitorización del desempeño y condición del activo.
- Conclusiones
2. OBJETIVOS DE ESTA COMUNICACIÓN
Tratan de poner de manifiesto:
- La necesidad de que la gestión de activos esté contemplada dentro de los objetivos estratégicos de la empresa/organización y que esta gestión se debe basar en un modelo de costes alineado con el modelo de monitorización de la condición/desempeño de éstos.
- La necesidad de metodologías de análisis de la condición del activo físico.
- La necesidad de que el lenguaje utilizado en la gestión de los activos, por los facility manager/ maintenance manager [1], (FM/MM abreviatura del Facility Manager y Maintenance Manager) debe de ser inteligible para:
- los altos niveles de la empresa lo que obligará a alinear los objetivos de la gestión de activos con los de la empresa/organización
- el personal de interés (stakeholders)
3. GLOSARIO
Con el fin de explicar los términos utilizados en esta comunicación se considera la necesidad de utilizar las definiciones de los distintos conceptos que se van a utilizar:
- Activo Físico “Elemento que tiene un valor potencial o actual para una organización” (UNE-EN 16646)
- Alineación “arreglo deliberado, relación y entendimiento mutuo de preocupaciones comunes dentro de una actividad particular o entre actividades” (ISO/TS 55010)
- Condición del activo “El estado material de un activo o elemento en un momento determinado en comparación con el momento de la puesta en servicio”. (UNE-EN 17840: 2024)
- Coste de ciclo de vida “Todos los costes generados durante el ciclo de vida del elemento” (UNE-EN 13306).
- Evaluación de la condición “Método objetivo para determinar la condición física de un activo construido o de una parte de este” (UNE-EN 17485)
- Evaluación del desempeño“Un método objetivo para determinar el desempeño de un activo construido o de una parte de este” (UNE-EN 17840)
- Gastos operativos OPEX “Inversiones recurrentes requeridas para proporcionar un servicio o producto” (ISO/TS 55010)
- Gasto total TOTEX “Suma de inversiones de capital y gastos operativos durante un período” (ISO/TS 55010)
- Gobernanza de las organizaciones “Sistema basado en seres humanos a través del cual una organización es dirigida, se le da seguimiento y rinde cuentas por el logro de su propósito definido”. (UNE-ISO 37000)
“Las leyes, políticas y procedimientos que garantizan que las organizaciones funcionen en interés de los propietarios y que los recursos se asignen, gestionen y redistribuyan para maximizar la productividad y el valor” (Brown et all) - Inversiones de capital CAPEX “Inversiones para las adquisiciones o mejoras de activos” (ISO/TS 55010)
- Política de gobernanza “Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su órgano de gobierno “(UNE-ISO 37000)
- Vida útil “Período durante el cual se espera que un activo o una clase de activos esté disponible para ser utilizado por una organización” (ISO/TS 55010)
4. LA GOBERNANZA DE LAS EMPRESAS / ORGANIZACIONES
De acuerdo con la UNE ISO 37000, la buena gobernanza de las empresas/organizaciones se basa en la búsqueda de un propósito y éste debe de cumplimentarse, alineándolo con las expectativas de las partes interesadas, en base a:
- Un desempeño eficaz
- Una Administración responsable
- Un comportamiento ético
En la Figura 1 describe los principios y resultados de la gobernanza
La gobernanza, de acuerdo con la ISO 21505 autoriza, dirige, facilita, supervisa y limita las acciones de la dirección que deberá trabajar para alcanzar los objetivos de la empresa/organización, mientras que la dirección deberá trabajar dentro de los límites establecidos por la gobernanza para alcanzar los objetivos de la empresa/organización.
4.1. La gobernanza de los activos
La gobernanza de los activos físicos (los edificios, en esta comunicación) se deriva de la gobernanza corporativa (Brown et all), como resultado define el contexto de gestión que se implementará en la gestión de activos físicos que permita una alineación entre gestión estratégica de la empresa/organización y la gestión estratégica de los activos.
Esta gestión debe basarse en una gestión eficiente y estratégica de los activos con el objetivo de optimizar el valor (la condición) y su desempeño-(Braga Baptista, 2024) Lo que incluye: su inventario, el ciclo de vida de estos para maximizar el desempeño y minimizar los riesgos.
De acuerdo con (Reaiche,C, Papavasiliou, S.2022, página 74); de los ocho principios fundamentales para el buen gobierno de las organizaciones[2] del activo para el objetivo de esta comunicación son relevantes las siguientes:
- La transparencia que permita conocer la gestión del activo y su impacto en el valor la, durabilidad, y la vida y que esté a disposición del personal de interés
- La eficiencia y eficacia. Tanto en el uso de recursos como en la capacidad de ayudar a la consecución de objetivos
- La rendición de cuentas en la que va a ser determinante los costes de explotación del activo.
Como ejemplo se puede ver en la mención que se hace de la PCAP 2009 en la introducción en el que se vincula la condición del activo físico (hospital) a la misión de prestar los servicios clínicos y no clínicos.
4.2. Los componentes de la gestión de activos
Para analizar los costes y su influencia en la gobernanza, que es el objetivo de esta comunicación. Es importante establecer cuáles son los componentes de la gestión de los activos que van a influir en los costes y que son, de acuerdo con (Reaiche,C, Papavasiliou, S.2022)
- Portafolio de activos: que indica cuántos activos son de los que es necesario gestionar: la condición, la vida útil y el valor del volumen de activos.
- Nivel de servicio: Disponibilidad, durabilidad, Seguridad …[Desempeño]
- Criticidad: Para el desempeño de la empresa/organización a que riesgos debe de dar respuesta en caso de fallo. El último cero eléctrico ha puesto de manifiesto la necesidad de identificar las instalaciones críticas de un activo.
- Coste del ciclo de vida: Para lo cual es necesario disponer de un plan de explotación (O&M)[3] que establezca, para un objetivo de disponibilidad y un nivel de desempeño determinado los planes de operación mantenimiento y de sustitución de aquellos elementos que hayan agotado su vida útil, así como la reserva mínima de elementos, que en función de la criticidad se deben de tener almacenados[4] (cuyo volumen impactará en los costes de inventario).
- Financiación a largo plazo A partir del conocimiento de los costes a lo largo del ciclo de vida se deberá establecer las necesidades de financiación necesarias tanto de Opex como de Capex.
5. LOS COSTES DE EXPLOTACIÓN
Cuando se inicia el proyecto de un activo físico surge una primera pregunta ¿Cuales van a ser los costes totales del proyecto desde su concepción a su finalización (demolición / rehabilitación? Pero hay otras preguntas que, junto con la mencionada, se deberían de plantear tales como:
- ¿Cuáles van a ser los costes corrientes para operar el activo con un nivel de desempeño adecuado que es el que demanda la empresa/organización?
- ¿Cuáles van a ser las necesidades financieras de inversiones futuras, en el coste del ciclo de vida del activo? Para lo que deberemos de conocer, en el caso de un elemento, cuál es su vida útil estimada, que va a marcar el número de reinversiones de éste a lo largo del ciclo de vida.
Como ejemplo si suponemos que un ascensor tiene una vida útil de 20 años y la vida estimada del activo es 60 años, a lo largo de su vida solo se repetirá tres veces el coste que representa su inversión. - ¿Cuándo se dispondrá de un plan de O&M?
- ¿Cuáles son los componentes críticos del activo?
- ¿Cuál va a ser el plan de monitorización de la condición/desempeño?
- ….
El desconocimiento de todos o algunos de los costes que va a tener el edificio considerado; sería el equivalente, en un modelo de navegación, a que el capitán del navío pensará que el peligro que representa iceberg es solo el volumen que puede observar desde el puente y no el volumen sumergido[5].
5.1. Qué costes hay que considerar
Los costes del activo van a tener dos componentes, costes de inversión o costes de capital y costes corrientes de explotación, la diferencia entre estos costes es una diferencia fiscal.
Los costes de capital (CAPEX) están sometidos a las amortizaciones, por lo que solo se puede llevar a la cuenta de resultados de la empresa la parte de amortización que haya establecido la autoridad fiscal.
Los costes corrientes (OPEX) son de periodicidad anual y se pueden llevar a la cuenta de resultados anual.
Todos los costes del activo nacen de una estrategia que deberá de estar alineada con la estrategia de la empresa/organización como se puede observar en la figura 1.
Figura 1: Proceso Estratégico de gestión de activos (figura 3 UNE-EN 17485; 2023)
En ella se puede ver que la estrategia de los planes de gestión de activos responde a un doble modelo
- Top Down, en la que el origen de costes va a estar anclado en la estrategia empresarial.
- Bottom up en la que en base a los costes establecidos para los activos se puede deducir el impacto en las actividades empresariales: disponibilidad, seguridad, productividad
En ambos casos es absolutamente crítico la alineación entre la organización de gestión de activos (Facility management) y organización empresarial/organizativa.
5.2. Los costes a lo largo del ciclo de vida del activo
El coste de ciclo de vida es una herramienta económica que, como su propio nombre indica, sirve para el cálculo de los costes a lo largo del ciclo de vida del activo, de su uso se derivan dos aplicaciones las de utilizarlo para:
- comparar diversas opciones de activos o de elementos de este en base a los costes totales, como ejemplo dos opciones de HVAC, distintos modelos de fachada, etc.
- su uso como herramienta de gestión del activo que permite a la dirección financiera la planificación de TOTEX a lo largo de la vida del activo. Y establecer las necesidades financieras a futuro del activo.
Para identificar el origen y su taxonomía de estos costes se puede utilizar la ISO 15686-5 y en esta norma los costes ligados al ciclo de vida del activo son los de:
- construcción
- mantenimiento
- operación
- ocupación
- fin de vida
- medioambientales
En la citada norma para cada uno de estos costes hay el correspondiente despliegue.
Para cada origen de costes habrá que diferenciar entre costes recurrentes (OPEX) y costes de capital (CAPEX).
De otro lado será necesario conocer/estimar la vida útil de cada elemento del activo junto con el de la duración del ciclo de vida considerado (50 años, 30 años…).
Con todo ello y en origen del proyecto[6] se deberá de establecer cuáles van a ser los costes del activo durante el ciclo de vida. Dado que los costes se van a referir al inicio del proyecto (euros del año del inicio del proyecto); habrá que aplicar, a los costes futuros, el concepto del valor actual neto, y esto obliga a utilizar la tasa de descuento, que permitirá traer los costes futuros al momento actual. Además de la tasa de descuento se recomienda tener presente la inflación y otras tasas como puede ser la diferencial del coste de la energía etc.
Como un documento útil para establecer el coste de ciclo de vida se puede consultar el documento editado por el Australian Institute of Quantity Surveyors (AIQS) en 2021
El coste de ciclo de vida es un ejemplo de transparencia en la gestión de activos como demanda la gobernanza, dado que establece con claridad los costes para una estrategia determinada durante toda la vida del activo.
5.3. La figura del FM/MM como gestor de activos
La gobernanza del activo físico va a ser responsabilidad del FM/MM como se establece en las normas tanto de la política (UNE-EN ISO 41018.2023) como en la de estrategia (UNE-EN ISO 41014. 2021) junto con la norma (UNE-EN 17948:2025)
En la UNE-EN ISO 41018 en el apartado 5 se establece el concepto de la gobernanza mediante:
- La organización de FM debería revisar cualquier política existente para sus inmuebles o los servicios en inmuebles [facility services] desde el punto de vista de la gobernanza. Se debería registrar cualquier aspecto de la gobernanza de la organización de la empresa/organización que actualmente tenga o pueda tener un impacto en los inmuebles o en los servicios en inmuebles.
- Deberían identificarse los errores u omisiones en las políticas, normas, prácticas y procedimientos existentes de la organización y tomar medidas correctivas para rectificarlos.
- La alta dirección de la empresa/organización debería determinar los requisitos de presentación de los informes, incluida la información que debe revisarse y la frecuencia de las revisiones. [sic]
La función del FM/MM a lo largo del ciclo de vida del activo que gestiona se puede ver en la figura 2 (Garcia Ahumada, F. L. et all 2024).
Figura 2: Ciclo de vida del activo físico (propiedad de los autores)
En esta figura se puede observar a través de las actividades de la Ingeniería de mantenimiento (UNE-EN 17686,2024). El FM/MM va a tener que gestionar las etapas de O&M y Reutilización/Reciclado/Eliminación, estará presente, verificando que las prestaciones del activo que va a recibir coinciden con las establecidas en la etapa conceptual y por último su experiencia como input en la etapa conceptual. Desde el punto de vista de costes deberá de validar el coste de ciclo de vida en el diseño preliminar, que elevará para su aprobación a la dirección de la empresa/organización. Y seguirá los costes en el proceso de adjudicación y monitorizará los costes del ciclo de vida en la etapa de O&M junto con el desempeño/condición.
La monitorización de los costes junto con la monitorización de la condición y el desempeño del activo van a ser críticas para la gobernanza.
El FM/MM deberá de ser especialmente cuidadoso en la redacción de los informes que eleve a dirección de la empresa, desde el punto de vista de inteligibilidad, para que sean auto explicativos. uniendo el análisis de costes a su impacto en las actividades empresariales.
6. LA MONITORIZACIÓN DEL DESEMPEÑO Y CONDICIÓN DEL ACTIVO
La monitorización va a forma parte del modelo de calidad de la gestión de activos, el FM/MM deberá de verificar el grado de cumplimiento de los requisitos establecidos para la condición y el desempeño del activo para lo cual se deberá de realizar un proceso de evaluación como el que proporciona la norma UNE EN 17840 ver figura 3 basada en ciclo de Deming (Plan, Do, Check and Act). Esta monitorización permitirá evaluar el desempeño y la condición en las siguientes etapas:
- Identificación de los requisitos de desempeño/condición
- Establecer la estrategia de evaluación
- Realizar la evaluación
- Evaluar los resultados
- Con los resultados de la evaluación se validarán, tanto los requisitos como la estrategia. En el caso de resultados negativos se deberá de revisar: los objetivos y/o los requisitos y/o las estrategias.
- Las acciones inmediatas son aquellas que, tras el proceso de observación, hay que tomar sin esperar a un informe de evaluación, como ejemplo se ha detectado una pérdida de sección en los pernos que sujetan una fachada ventilada, lo que obligará a tomar medidas inmediatas.
Figura 3 : Etapas del proceso de evaluación (Figura 6 UNE-EN 17840)
Con la monitorización se valida todo el proceso tanto de desempeño como de estado de la condición.
7. CONCLUSIONES
Con la gestión de los costes del ciclo de vida que van ligados a una estrategia del activo y a su vez alineada con la de la empresa/organización, se va a controlar, de forma indirecta, la condición del activo y su impacto en la disponibilidad y prestación, en resumen, en el desempeño del activo.
El control directo del desempeño y condición del activo, por parte del FM/MM se logrará a través del proceso de monitorización.
El FM/MM será responsable tanto de la gestión de costes como de gestión de la condición y desempeño del activo
En relación con la gobernanza de la empresa/organización la gestión de los costes TOTEX durante todo el ciclo de vida va a contribuir a la transparencia en la gestión económica, comprobando la eficiencia y contribuyendo a la necesaria rendición de cuentas.
Mediante la gestión de costes y monitorización de la condición/desempeño, el accionista y otras partes interesadas tendrá una información transparente y veraz sobre el activo físico gestionado.
Cara a la comunicación con la dirección de la empresa/organización el lenguaje utilizado, por el FM/MM, debe de ser fácilmente entendible por la alta dirección lo que ayudará “la venta” de sus informes a la parte TOP de la organización.
8. REFERENCIAS
- Australian Institute of Quantity Surveyors (AIQS) (2021). Life Cycle Cost Analysis AIQS Information Paper 1st Edition
- Braga Baptista, A:2024 Asset Management and Corporate Governance: A Systematic Approach. https://www.linkedin.com/pulse/asset-management-corporate-governance-systematic-braga-baptista-cyc6f/
- Brown, K., Laue, M., Tafur, J., Mahmood, M. N., Scherrer, P., & Keast, R. (2014). An integrated approach to strategic asset management. Infranomics: sustainability, engineering design and governance, 57-74.
- Garcia Ahumada, F. L., González Gaya, C., Castellanos Moreno, M., García García, R., & Villena Escribano, M. (2024). Contribución de la ingeniería de mantenimiento a la economía circular durante el ciclo de vida de los activos físicos.
- Garcia Ahumada, F. L., González Gaya, C., García García, R., Villena Escribano, M., & Conde López, E. R. (2025). How does the TOTEX management of physical assets contribute to the governance of organizations –.
- ISO 15686-5:2017, Buildings and constructed assets — Service life planning Part 5: Life-cycle costing
- ISO 21505:2017 Project, programme and portfolio management — Guidance on governance ISO/TS 55010:2019 Gestión de activos — Orientación sobre la alineación de las funciones
- financieras y no financieras en la gestión de activos
- Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, OCDE y el G20. (2023).
- Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE.
- PCAP 2009 Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares que ha de regir el Contrato de concesión de Obras Públicas para la construcción, conservación y explotación de los centros de atención primaria de Andratx.... Incluidos en el plan de infraestructuras sanitarias de Les Illes Balears para los años 2008-2012
- Quensland Treasury Corporation, 2016: Whole-Of-Life Costing a quick reference guide for elected officials and staff
- Reaiche, C., & Papavasiliou, S. (2022). A Manual for Project Governance and Asset Management. James Cook University.
- The Australian Institute of Quantity Surveyors, 2021. Life Cycle cost analysis AIQS information paper 1st edition AIQS
- UNE-EN 13306:2018 Mantenimiento. Terminología del mantenimiento.
- UNE-EN 16646:2015 Mantenimiento. Mantenimiento en la gestión de los activos físicos
- UNE-EN 17485:2023, Mantenimiento. Mantenimiento en el marco de la gestión de activos físicos. Marco para mejorar el valor de los activos físicos a lo largo de todo su ciclo de vida.
- UNE-EN 17666: 2024, Mantenimiento. Ingeniería de mantenimiento. Requisitos.
- UNE-EN 17840: 2024 Evaluación del desempeño y la condición de edificios y estructuras de ingeniería civil. Marco para la evaluación en el contexto de la gestión de activos físicos.
- UNE-EN 17948:2025 Gestión del mantenimiento y funciones.
- UNE-EN ISO 41014 2021 Gestión de los inmuebles, sus servicios y los procesos asociados. Desarrollo de una estrategia de gestión de los inmuebles, sus servicios y los procesos asociados.
- UNE-EN ISO 41018 2023 Gestión de inmuebles y servicios de soporte (Facility Management, FM). Desarrollo de una política de gestión de inmuebles y servicios de soporte.
- UNE-ISO 37000:2022 Gobernanza de las organizaciones. Orientación.
CITAS
[1]. El servicio de mantenimiento está incluido en el alcance de las funciones del facility manager.
[2]. En base a lo enunciado por la OCDE en Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE y del G20 2023.
[3]. Operación y Mantenimiento.
[4]. Como ejemplo para aquellos elementos críticos, cuyo plazo de entrega sea dilatado.
[5]. Risks of not taking a whole-of-life cost perspective (Queensland Treasury Corporation.- Whole of life Costing-A QUICK REFERENCE GUIDE FOR ELECTED OFFICIALS AND STAFF).
[6]. La mayor parte de los costes de explotación se establece durante la fase de diseño
