El salto de la cultura del papeleo a la integración de la cultura preventiva. Buenas prácticas en digitalización de la gestión de proveedores
Susana Romero Miguel
Marketing Executive & QHSE System Manager
CTAIMA
A lo largo de este artículo encontrarás una descripción detallada de los problemas a nivel de coordinación de actividades empresariales (CAE) que sufren la mayoría de las empresas titulares a cuyos centros de trabajos acceden trabajadores de diversas empresas, siendo el mantenimiento y reparación de instalaciones, las operaciones que mayor volumen de subcontratación requieren. Junto a ello, se aporta una solución tecnológica, descrita paso a paso, que da respuesta a cada una de las problemáticas comunes, apoyada en una buena práctica. En concreto, se exponen los beneficios tangibles e intangibles que aportó el módulo de formación de la solución CTAIMACAE además de la resolución de los problemas en una empresa internacional del sector alimentario con más de 250 contratas.
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROVEEDORES CAE
1.1. La problemática de la coordinación de actividades empresariales
Con una tendencia, cada vez más creciente a la subcontratación de servicios, notablemente en el sector, la presencia en el centro de trabajo de trabajadores de más de una empresa hace necesario tener una efectiva coordinación en materia de prevención de riesgos laborales, que permita garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores que concurren en un centro de trabajo. Las organizaciones van viendo, cada vez más, los beneficios que les ofrece poseer una red de proveedores que sigan sus estándares productivos, procedimientos de trabajo e indicadores de calidad y prevención.
De igual forma, las empresas se están dando cuenta de que los métodos utilizados en la gestión de contratistas se están quedando obsoletos, no pudiendo controlar todos los parámetros necesarios para hacer una gestión ágil y que tenga en cuenta todos los requisitos legales. Además, a los trabajadores de empresas de servicios, como es el caso del mantenimiento, se imparten diariamente un volumen importante de información. A ello se han de sumar las acciones formativas preventivas que reciben en base a los riesgos de las zonas donde van a realizar las operaciones subcontratadas.
Este sistema provoca retrasos en la planificación de trabajos, atascos en las instalaciones, pérdida de productividad y lo peor de todo, que trabajadores que no hayan asimilado los conceptos necesarios. Sin duda, un sistema para nada eficaz frente a las ventajas que muestra la digitalización de la coordinación de actividades empresariales y la realización de acciones formativas y aplicación de soluciones informáticas de gestión.A pesar de lo negativo de estos datos, las estadísticas oficiales de siniestralidad y accidentalidad muestran que a pesar del aumento de acciones formativas y en consecuencia del tiempo invertido en la organización, implementación, impartición, revisión y evaluación vemos que aumenta el número de incidentes y accidentes en los centros de trabajo.
En 2021, se produjeron un total de 1.137.523 accidentes de trabajo, un 13,2 % más que el año anterior, de los cuales 700 fueron accidentes mortales, según los datos oficiales del Ministerio de Trabajo.
Según se extrae del último informe Análisis de la mortalidad por accidente de trabajo en España 2017-2019 del INSST, más de la mitad de las causas de siniestralidad tienen su raíz en la organización del trabajo (31.6%) y gestión de la prevención (26.70%).
Ante estos datos, sin duda solo podemos decir que es necesario un cambio en la forma de hacer prevención: generando cultura preventiva, integrando la planificación preventiva en toda la cadena operativa contratada y subcontratada y, apoyándonos en la tecnología, como herramienta eficaz frente a las ventajas que muestra la digitalización de acciones formativas y la aplicación de soluciones informáticas de gestión.
La coordinación de actividades empresariales como cualquier otra actividad preventiva tiene su cabida dentro del marco legislativo de la Prevención de Riesgos Laborales vigente en nuestro país. La presencia en el centro de trabajo de trabajadores de más de una empresa hace necesario tener una efectiva coordinación en materia de prevención de riesgos, que permita cooperar en la aplicación de la normativa preventiva y por tanto cumplir los principales objetivos en materia de coordinación. Realizar una correcta coordinación de actividades, eficaz, proactiva y de acuerdo con el cumplimiento legal vigente requiere que le empresario, más allá de los preceptos en materia de prevención de riesgos laborales, lo extienda a la normativa de orden laboral, tributario y social. Y, por si no fuera poco, se han de tener en cuenta a nivel preventivo, los requisitos que introducen convenios como el del sector metal y sector construcción a los cuales pertenecen las empresas de mantenimiento.
1.2. Obligaciones en materia de coordinación de actividades empresariales
Cuando concurren diferentes empresas en un centro de trabajo, se ha de tener en cuenta que cada una de ellas tiene sus correspondientes obligaciones en materia de coordinación empresariales, siendo tres los supuestos de concurrencia con que nos encontramos.
1.2.1. Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo
Este primer supuesto se da cuando en un centro de trabajo desarrollan su actividad trabajadores de varias empresas de manera simultánea realizado actividades diversas, similares o no, y en el que se comparten las instalaciones y servicios. Tendrán que:
- Cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales y en consecuencia, trabajar conjuntamente para lograr los objetivos de la coordinación.
- Informarse recíprocamente sobre:
- Los riesgos específicos de las actividades que desarrollen y que puedan afectar a los trabajadores de otras empresas concurrentes, en particular los que puedan verse agravados o modificados por esta concurrencia.
- Las situaciones de emergencia cuando se produzcan y si pueden afectar a la seguridad y/o salud de los trabajadores de las empresas concurrentes.
- Los accidentes ocasionados al trabajar en concurrencia
- Tener en cuenta la información recibida por las otras empresas para realizar o modificar la evaluación de riesgos de las actividades que se llevarán a cabo en el centro de trabajo, así como la correspondiente planificación de la actividad preventiva.
- Informar a sus trabajadores en relación a los riesgos derivados de la concurrencia de actividades empresariales en un mismo centro de trabajo.
- Establecer los medios de coordinación para la prevención de riesgos laborales que consideren necesarios y pertinentes. Para ello tendrán en cuenta el grado de peligrosidad de las actividades que se desarrollen en el centro de trabajo, el número de trabajadores de las empresas presentes en el centro de trabajo y la duración de la concurrencia de las actividades desarrolladas por tales empresas.
- Comunicar a sus trabajadores la información y las instrucciones recibidas en materia de prevención de riesgos laborales, así como de los medios de coordinación establecidos.
1.2.2. Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un centro de trabajo en el que un empresario es titular
Cono empresarios titulares, además de las obligaciones anteriormente descritas, tienen una serie de obligaciones en materia de coordinación de actividades empresariales, las cuales se detallan a continuación.
De forma previa al inicio de los trabajos:
- Informar al resto de empresarios concurrentes sobre los riesgos propios del centro de trabajo, las medidas referidas a la prevención de tales riesgos y las medidas de emergencia a aplicar.
- Dar instrucciones al resto de empresarios concurrentes, una vez recibida la información facilitada respecto a los riesgos específicos que pueda generar su actividad y realizado el análisis de riesgos concurrentes, en base a las medidas preventivas a aplicar.
- Establecer los medios de coordinación necesarios, a iniciativa del empresario titular y comunicarlo a sus trabajadores.
Cuando proceda, durante la ejecución de los trabajos:
4. Informar a las empresas concurrentes, de los accidentes ocurridos en sus instalaciones y de cualquier situación de emergencia, de forma inmediata.
5. Informar de los nuevos riesgos generados, cuando existan modificaciones en los trabajos durante su ejecución, siempre que sean relevantes para la coordinación de actividades y medidas preventivas a aplicar.
1.2.3. Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un centro de trabajo en el que un empresario es principal
Como empresario principal debe cumplir las obligaciones y acciones establecidas en los puntos anteriores, en calidad de empresarios concurrentes y titulares. Cumplirá una serie de medidas en materia de coordinación de actividades empresariales, siendo el deber de vigilancia el que lo diferencia de los demás.
Antes del inicio de la actividad:
- Exigirá a las empresas contratistas/subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados:
- La evaluación de riesgos laborales.
- La planificación de la actividad preventiva, derivada de la evaluación de riesgos.
- Han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.
Estas acreditaciones, deben ser exigidas por la empresa contratista, para su entrega al empresario principal, cuando subcontratara con otra empresa la realización de parte de la obra o servicio.
Durante el transcurso de la actividad contratada.
2. Comprobará que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.
3. Vigilará el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollan en su propio centro de trabajo.
1.3. El intercambio de información entre empresas concurrentes
En vista de las obligaciones descritas se ve el peso que, en este primer caso, tiene el intercambio de INFORMACIÓN. Detallando, la información deberá ser:
- Suficiente. La situación más peligrosa, la que más riesgos genera es, sin duda alguna, el desconocimiento y la desinformación de los trabajadores en relación a los riesgos a los que están expuestos, así como de las medidas preventivas y/o de protección para evitar y/o minimizar los riesgos. En este sentido, la Ley de prevención de riesgos laborales establece:
- El derecho de los trabajadores de recibir información sobre los riesgos existentes en su centro de trabajo, las actividades y medidas de prevención que el empresario ha dispuesto para evitar dichos riesgos, así como sobre las posibles situaciones de emergencia (art. 18 Ley 31/1995).
- La obligación del empresario de garantizar que todos los trabajadores reciban una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada en materia preventiva, tanto en el momento de su contratación, como cuando se introduzcan cambios en el proceso productivo, ya sean éstos organizativos, tecnológicos o de cualquier otra índole (art. 19 Ley 31/1995).
2. Deberá impartirse antes del inicio de los trabajos y ...
Durante el desarrollo de la actividad:
- Cuando se produzca algúncambioen las actividades que sea relevante a efectos preventivos. Es decir, cambios en tareas, equipos, proceso o productos en manipulación.
- Cuando se haya producido una situación de emergencia.
- Cuando se produzca un accidente o incidente grave como consecuencia de las actividades concurrentes.
Por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos que puedan ser calificados como riesgos graves o muy graves.
Deberá tenerse en cuenta en la evaluación de riesgos y en la consecuente planificación de la acción preventiva en caso de que los riesgos propios de cada empresa se puedan agravar o modificar por la concurrencia.
2. BUENAS PRÁCTICAS EN LA DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROVEEDORES. EL SALTO DE LA CULTURA DEL PAPELEO A LA INTEGRACIÓN DE LA CULTURA PREVENTIVA.
2.1. El reto que plantea CAFOSA GUM
Los requisitos preventivos de CAFOSA GUM son muy exigentes tanto por lo que se refiere a la prevención de riesgos laborales como a la seguridad alimentaria. Ello obligaba a sus contratistas a realizar una formación de PRL general a todos los trabajadores de contratas que acceden a sus instalaciones y renovarla anualmente. Además, debían asistir a cuatro formaciones específicas asociadas a una serie de roles y actividades de cierta peligrosidad. Estas formaciones suponían para la empresa un problema organizativo, de recursos económicos y de inversión de tiempo. Además, dificultaban el servicio a los propios proveedores.
El reto que planteó a CTAIMA CAFOSA GUM fue aumentar la eficiencia en la organización de las sesiones formativas, las cuales tenían una asistencia inestable. Siempre en función de las caducidades y vencimientos de los trabajadores de contratas y subcontratas, siendo además de cumplimiento obligatorio. Con este objetivo, se pretendía conseguir:
- Facilitar la organización, asignación y costes de recursos empleados de espacio y materiales.
- Reducir la inversión de tiempo necesaria en la generación del material formativo, creación de los cuestionarios, corrección de los cuestionarios, validación de la formación y asignación a la contrata que implicaba la organización interna de estas sesiones formativas.
- Mantener los estándares y requisitos propios de la compañía.
- No dificultar más la tarea de los proveedores.
Desarrollar un modelo de gestión que facilite el flujo de información entre empresas concurrentes y la transmisión de instrucciones de trabajo y formación con los siguientes ítems:
- Generar cultura preventiva en la organización (trabajadores propios y contratas) y reducir el % de incidentes y accidentes.
- Ganar en eficiencia organizativa, reduciendo costes internos y costes ocultos.
- Evidencia del Cumplimiento legal y de los estándares ISO 45001 así como corporativos. Con evidencias, informes e indicadores en tiempo real.
- Asegurar tener al personal contratista formado, y que este punto no fuera un impedimento en su acceso 24 horas /365 días.
2.2. La solución. El módulo de formación CTAIMACAE
En una primera fase se generó un proceso interno tras el cual apareció la figura del responsable de trabajos, personal interno de CAFOSA quien se encargaría de contactar con proveedores y contratistas y realizar una evaluación conjunta de los riesgos. Su figura se reforzó con la externalización de la formación y validación de ésta por CTAIMA.
En una segunda fase del proyecto, la formación externalizada pasó a ser online lo que vinculó el sistema de control a la posibilidad de realizar la formación telemáticamente, reforzada con la validación automática de CTAIMACAE.
2.2.1. Fase 1. Módulo de Formación Presencial. (Gestión de convocatorias a cursos y exámenes).
En una primera fase de implantación del proyecto, CAFOSA externaliza la formación, corrección de cuestionarios y validación de estos para el control de accesos y la concentra en unas fechas preestablecidas para la asistencia a la formación. Esto facilita la organización interna y reduce la inversión de tiempo para la compañía. Sin embargo, si el aumento de la eficiencia para la compañía fue notable, no lo fue tanto para los contratistas, que todavía debían seguir desplazándose hasta las instalaciones de CAFOSA para realizar la formación.
Mediante este módulo se posibilitó la gestión de los cursos, convocatorias y exámenes que se realizan de manera externa desde CTAIMACAE. Para facilitar esta gestión, ésta se jerarquiza según la siguiente distribución:
- Cursos
- Convocatorias de los cursos
- Exámenes de los cursos
- Informe Resumen
Para poder gestionar esta jerarquía se dispone de los siguientes menús de gestión:
1. Cursos
En este menú se pueden gestionar (crear y editar) los cursos disponibles.
Para cada curso podremos configurar la siguiente información:
2. Convocatorias de cursos
En este menú se pueden gestionar las convocatorias de los cursos que estén dados de alta en el menú de cursos.
La convocatoria dispone de diversos campos a editar:
- Nombre del curso
- Fecha Inicio y fecha fin del curso
- Hora de inicio y fin del curso
- Observaciones, Es un campo de texto libre para que el titular se explique
- Plazas disponibles en la convocatoria, de manera que podremos controlar los trabajadores que asistirán a la formación
- Lugar de realización de esta formación
Desde la pantalla de listado de convocatorias se podrá ver los trabajadores que han sido convocados, así como su grado de asistencia y los resultados obtenidos en las formaciones a las que ha asistido y sus resultados.
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3. Exámenes
En este menú podremos configurar los exámenes relativos a los cursos.
La información para configurar para los exámenes es la siguiente:
- Curso al que hace referencia el examen.
- Información del código del examen.
- El campo “Porcentaje para aprobar Doc ...” indican cuál es el porcentaje mínimo que se debe superar en las respuestas que permiten validar el documento correspondiente.
- En el apartado de respuestas debemos introducir la siguiente información para cada una de las respuestas relativas a las preguntas del examen:
4. Informe Resumen
En este apartado se pueden generar 2 tipos de informe filtrados por fechas de convocatoria: El informe de “Resumen global” y particular (por trabajador).
2.2.2. Fase 2. Módulo de formación ONLINE (Gestión automatizada)
En una segunda fase del proyecto, la formación externalizada pasa a ser online con lo que se vincula el sistema de alarmas a la posibilidad de realizar la formación de forma telemática y, tras rellenar el cuestionario, la validación se realiza de forma automática. El contratista al acceder a CTAIMACAE, verá en el listado de sus trabajadores, los cursos que ha de realizar haciendo clic en el icono.
3. RESULTADOS. BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE PROVEEDORES
Tras un año de desarrollo e implantación de este proyecto digital
- Ganaron en eficiencia organizativa.
- Dejaron de tener los accesos de las instalaciones colapsados por contratistas esperando acceder para hacer formaciones.
- Redujeron los recursos empleados.
- Aseguraron tener al personal contratista formado, y que este no fuera un impedimento en su acceso 24 horas /365 días. Una ventaja muy competitiva al ser una empresa que trabaja en continuo.
- Aseguraron los estándares estrictos de CAFOSA sin dificultar en exceso la vida del contratista.
- Aumentaron el volumen de contratistas homologados.
