Gestión de mantenimiento de la red de gases de centros hospitalarios
José Luís Aguilera Ruiz
Hospitals Projects Manager
CARBUROS METÁLICOS
Alfonso Martín Gutiérrez
Responsable Preventa
FIELDEAS
1. RESUMEN
En este artículo se indican los beneficios de implantar una solución de digitalización de procesos de mantenimiento en una empresa del sector servicios (Carburos Metálicos) con actividades de mantenimiento en entornos distribuidos.
La Sociedad Española de Carburos Metálicos, fundada en 1897, es empresa líder en el sector de gases industriales y medicinales que produce, distribuye y vende para múltiples sectores: metalurgia, vidrio, aguas, alimentación, medicinal, energía, petroquímica, laboratorios, congelación, refrigeración, enología, ocio y bebidas. La compañía aporta una amplia gama de productos, soluciones y servicios a sus clientes, así como materiales y equipos destinados a las aplicaciones de estos gases.
En relación, al mantenimiento de instalaciones, Carburos Metálicos ofrece servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas relacionados con el uso y manejo de gases, con el fin de garantizar la seguridad y eficiencia de los mismos.
Estos servicios incluyen inspección, reparación, calibración y certificación de equipos y sistemas, así como el suministro de repuestos y accesorios. Carburos Metálicos informó que había realizado más de 6.500 inspecciones, reparaciones y calibraciones de equipos y sistemas de gases, lo que indica que la compañía realiza un gran volumen de tareas de mantenimiento cada año para garantizar la seguridad y eficiencia de sus servicios y productos.
Debido a las peculiaridades del suministro e instalaciones hospitalarias, Carburos Metálicos tiene dos ámbitos principales de actuación: la parte industrial y la parte hospitalaria. Es en la parte hospitalaria (con marca propia: Carburos Médica) donde se desarrolla este caso de éxito.
2. CONTENIDO
2.1. Escenario previo
Carburos Metálicos, se enfrenta a un escenario complejo y de alta criticidad en su operativa de mantenimiento de activos, lo que le hace plantearse la necesidad de implantar una solución software para la gestión integral del mantenimiento como FIELDEAS Maintenance, con el fin de optimizar sus servicios de mantenimiento y conseguir mayor eficiencia y seguridad en sus operaciones de campo.
El ámbito hospitalario se desarrolla con las particularidades que se deben tener en cuenta a la hora abordar un proyecto de estas características:
- La importancia de los productos que se gestionan. Los gases que se suministran lo son para tratamiento médico de pacientes por lo que son medicamentos (Oxígeno medicinal, Aire medicinal, Protóxido de nitrógeno medicinal…) o productos sanitarios (CO2 medicinal…).
- Son instalaciones críticas. Se debe garantizar el suministro de forma ininterrumpida: las instalaciones tienen que estar diseñadas, operadas y mantenidas de forma que se garantice el suministro ininterrumpido incluso en las condiciones más desfavorables (crisis sanitaria por pandemia, p.e.), lo que obliga a tener los sistemas más avanzados y eficientes tanto de suministro y distribución como de mantenimiento.
- Esta garantía de suministro ininterrumpido normalmente se cubre con distintas fuentes de suministro en el hospital, según normativa. No obstante, a pesar de esto, hay equipos críticos (mezcladores de aire, depósitos criogénicos, rampas de reserva…) que necesitan un especial seguimiento y mantenimiento ya que un fallo podría provocar un grave problema.
- Todos los elementos que intervienen en una instalación de suministro (reguladores, válvulas, tubería…) son Producto Sanitario por lo que tiene que cumplir requisitos especiales, tales como trazabilidad completa, lo que obliga a tener sistemas robustos y fiables de seguimiento y trazabilidad.
- El obligado cumplimiento de la normativa de Seguridad industrial (Reglamento de Equipos a Presión y Reglamento de Almacenamiento de Productos Químicos) exige realizar pruebas periódicas, las cuales se tienen que cumplir con la normativa específica vigente (Farmacopea, Producto Sanitario), lo que hace imprescindible contar con un sistema adecuado de control de pruebas.
Con todos los puntos anteriormente citados y tras un análisis detallado de todo el proceso de mantenimiento, se detectan los siguientes puntos críticos a resolver:
- La naturaleza del entorno distribuido de Carburos Metálicos agudizaba la falta de transparencia y visibilidad de los procesos de mantenimiento, lo cual dificultaba enormemente la planificación, seguimiento y ejecución de tareas.
Resultaba muy complicado para los responsables de mantenimiento y jefes de equipo, el poder gestionar los diferentes trabajos a ejecutar por los contratistas, conocer el estado actual de estos trabajos, y poder tomar las decisiones oportunas en tiempo y forma.
- Hasta el momento de afrontar el presente proyecto, Carburos Metálicos no disponía de la posibilidad de controlar y garantizar las correctas actuaciones de los operarios en campo. Los técnicos y contratistas actuaban y reportaban su trabajo en base a un soporte en papel, lo cual dificulta la trazabilidad y control sobre los procesos.
- Compleja gestión del conocimiento o experiencia técnica, ya que no siempre era posible disponer a pie de reparación a los técnicos más capacitados para la ejecución de los trabajos.
- Falta de control y trazabilidad de los repuestos y materiales. Los procesos de reparación requieren de una serie de materiales y repuestos, que el técnico debe solicitar en el momento de detectar su necesidad al afrontar un trabajo. Estos abastecimientos conllevan unos tiempos de suministro, que hacían que los trabajos en campo se retrasen.
Todos estos aspectos anteriormente comentados, tenían como resultado una deficiencia en la eficacia y seguridad de los trabajos realizados. Aparte de los correspondientes costes asociados a esta falta de eficacia y productividad, desde CARBUROS METÁLICOS se encontraban especialmente preocupados por los posibles riesgos de seguridad, tanto desde el punto de vista de los operarios, como de los elementos/activos o usuarios finales (pacientes hospitalizados).
Tras este trabajo de análisis previo de la situación en la que se encontraba el servicio de mantenimiento de la compañía, CARBUROS METÁLICOS encontró suficientes motivos para embarcarse en el proyecto de implantación de una solución de gestión integral de sus trabajos de mantenimiento, como es FIELDEAS Maintenance.
2.2. Implantación FIELDEAS MAINTENANCE
Bajo la filosofía FIELDEAS, “Mantener solo cuando es necesario, Mantener de forma eficiente y Mantener de forma segura”, se afronta este proyecto de digitalización.
FIELDEAS Maintenance es una herramienta que nos permite realizar una gestión integral sobre el mantenimiento de todos nuestros activos. Durante la fase de implantación del sistema en CARBUROS METÁLICOS, los trabajos de análisis y configuración de la herramienta se dividieron en las siguientes fases.
2.3. Definición de Organización y Árbol de Activos
FIELDEAS Maintenance permite a CARBUROS METÁLICOS tener el control de toda su estructura organizativa digitalizada, con la estructura de activos que dispone en los diferentes centros y hospitales.
Sobre esta estructura de elementos, se definen todas las características técnicas de las familias de elementos, aportando la documentación digital que fuese de interés o ayuda para la ejecución de trabajos de mantenimiento en campo.
2.4. Planes de Mantenimiento
La definición de los planes de mantenimiento es una de las etapas claves de un proyecto de definición de esta naturaleza.
Además de definir las tareas y su periodicidad en base a las tipologías de elementos, fabricantes, clientes, etc, se deben digitalizar y diseñar las gamas de mantenimiento a seguir y cumplimentar en campo.
Mediante el módulo de FIELDEAS Forms, FIELDEAS permite a CARBUROS METÁLICOS dar la lógica e inteligencia suficiente a estas Gamas de Mantenimiento, de manera que se garantice las correctas actuaciones posteriores en campo por parte del técnico, al disponer de todo el procedimiento guiado y documentado en su dispositivo.
Estas Gamas de mantenimiento dispondrán de un informe diseñado, que se generará automáticamente tras el trabajo de mantenimiento en campo, haciendo llegar el mismo a quienes CARBUROS haya parametrizado, incluso compartiendo esta información con el cliente final.
Sobre estos procesos guiados en las Gamas de Mantenimiento, se definen una serie de comprobaciones que nos permitan alertar al sistema ante cualquier anomalía, que facilite la automatización de creación de incidencias. Esto facilitará el seguimiento en tiempo real de nuestros activos en campo, lo que provocará que CARBUROS METÁLICOS sea mucho más eficiente en la ejecución de trabajos correctivos, reduciendo los tiempos de parada de servicio de sus elementos.
2.5. Recogida y Análisis de datos
Con la información capturada directamente de las tareas de campo, FIELDEAS Maintenance realizará un análisis y cálculo basado en los parámetros en tiempo real de tal manera que según los algoritmos de la solución se producen resultados basados en los criterios preestablecidos, pudiendo estos resultados agrupados en Alarmas o Ordenes de Trabajo
- Generación y gestión de alarmas: Generación y administración de alarmas en tiempo real en respuesta a eventos específicos. Por ejemplo, si desde un trabajo en campo de mantenimiento se toman datos de presión fuera de un rango especifico en una central de gases, se genera una alarma para notificar a los responsables de mantenimiento para que puedan tomar medidas rápidamente y valorar el impacto de la información.
- Creación de OT basada en reglas BPM: Siguiendo con el ejemplo anterior, si una máquina alcanza ciertos niveles de presión, FIELDEAS Maintenance puede crear automáticamente una OT para realizar un trabajo mantenimiento en la máquina para corregir dicha información.
Esta metodología ayuda a garantizar que los mantenimientos se realicen de manera oportuna, reduciendo el riesgo de fallos en los activos. Las reglas BPM son personalizadas por el equipo de mantenimiento de CARBUROS METÁLICOS según las necesidades específicas de cada hospital y tipología del activo.
Disponer de la información del estado de nuestros activos, y el realizar un correcto análisis de dicha información, nos va a permitir realizar tareas de mantenimiento en campo solamente cuando realmente sea necesario, evitando trabajos improductivos e ineficientes, con los altos costes que estos conllevan, sobre todo en un entorno distribuido de elementos como el de CARBUROS METÁLICOS.
2.6. Planificación y Programación de Trabajos
La etapa de Planificación y Programación de los trabajos en campo es clave en un funcionamiento eficiente en todo el flujo del mantenimiento.
Pese a que los trabajos preventivos han sido definidos en sus correspondientes planes de mantenimiento, y la automatización del sistema logrará situarlos ya planificados y asignados a la contrata correspondiente, FIELDEAS nos permitirá una gestión y control de toda esta planificación y programación, pudiendo los perfiles definidos realizar las modificaciones y acciones necesarias.
Esta visión global de la planificación de los trabajos en campo, y su posible gestión y control, van a suponer a CARBUROS una serie de beneficios claros en cuanto a la eficiencia de los servicios de mantenimiento:
- Optimización de recursos: Al planificar las órdenes de trabajo, se puede identificar de manera anticipada los recursos necesarios para realizar el mantenimiento (por ejemplo, materiales, herramientas, personal). Esto permite gestionar adecuadamente los recursos y evitar tiempos de espera innecesarios, lo que a su vez reduce los costes y aumenta la eficiencia. Además, el disponer del geoposicionamiento de todos nuestros activos, y por otra parte de nuestros operarios o brigadas de mantenimiento, nos permite optimizar y reducir los kilómetros de desplazamiento para la realización de las tareas de mantenimiento.
- Reducción del tiempo de inactividad: Al tener una planificación detallada de las actividades de mantenimiento, se puede realizar la programación de las órdenes de trabajo de tal forma que se minimice el tiempo de inactividad de los equipos o de los activos que se van a mantener. De esta forma, se garantiza que dichos activos estén disponibles para su uso en el menor tiempo posible.
- Mejora de la seguridad y la calidad: La planificación de las órdenes de trabajo de mantenimiento también permite garantizar que se realice el mantenimiento adecuado y en el momento oportuno. De esta forma, se reduce la probabilidad de fallos y accidentes, lo que mejora la seguridad del personal y la calidad del trabajo realizado. Además, se pueden programar actividades de mantenimiento preventivo, lo que ayuda a detectar problemas antes de que se conviertan en incidencias importantes.
2.7. Parametrización flujo de trabajo
FIELDEAS Maintenance nos permite definir diferentes flujos de estados para los trabajos en campo.
Con ello, podemos controlar y decidir cuales son los diferentes perfiles que intervendrán en el flujo de trabajo de una tarea, dando a CARBUROS una gran flexibilidad y posibilidades en este sentido.
Por cada posible estado o etapa por la que pase un trabajo, podremos definir las acciones posibles a realizar por los diferentes perfiles definidos.
Esto también le permite a CARBUROS definir ciertos procedimientos reglamentarios obligatorios a realizar antes de la realización de ciertos trabajos, otorgándole el control y seguimiento de la ejecución de los mismos.
2.8. Ejecución
FIELDEAS Maintenance permitió a CARBUROS definir los procesos de ejecución de trabajos en campo, gracias a la gran flexibilidad y posibilidades de parametrización que dispone el sistema, consiguiendo de esta forma una mayor eficiencia y precisión en la captura de datos técnicos.
La utilización de la APP permite a los técnicos capturar esta información de manera más rápida, fácil y precisa. Esto incluye fotos de los activos o evidencias de fallos, añadir documentación digital, imputar tiempos de trabajo, materiales y repuestos dedicados al trabajo etc.
Con la inclusión de procesos guiados normalizados para el operario, nos aseguramos una mayor eficiencia y seguridad en los trabajos realizados en campo. Cuando hablamos de seguridad, lo hacemos evidentemente referente a la seguridad de nuestros operarios de campo, pero también a la de nuestros activos.
Además, permite una mayor disponibilidad y accesibilidad de la información que envía en tiempo real, lo que permite a los responsables de mantenimiento y a otros técnicos tener acceso a la información necesaria para tomar decisiones informadas en cualquier momento y lugar. Además, esta información se puede compartir fácilmente con otros miembros del equipo, lo que facilita la colaboración y mejora la eficiencia en el proceso de mantenimiento.
2.9. Seguimiento e informes de actividad
El disponer de toda la información en tiempo real, CARBUROS puede realizar un seguimiento y control en todo momento del estado de sus trabajos en campo. A través de FIELDEAS Maintenance, podrá diseñarse sus vistas y paneles de seguimiento, que facilite este trabajo de supervisión y validación por parte de los responsables.
Además, el sistema permitirá diseñarnos nuestros cuadros de mando en base a las necesidades, aportándonos información agregada y global del estado de nuestro servicio de mantenimiento.
Esto va a permitir a CARBUROS Metálicos disponer de los informes y KPIs necesarios para la toma de decisiones estratégicas en cuanto a la gestión del mantenimiento
3. CONCLUSIONES POST IMPLANTACIÓN
El éxito de la implantación de FIELDEAS MAINTENANCE en CARBUROS METÁLICOS es algo evidente en la compañía, además de ir acompañado con números que sustentan esta mejora en los procesos de Mantenimiento.
Tras varios años en los que el sistema ha estado en funcionamiento, se han podido obtener conclusiones y datos totalmente objetivos, que nos muestran los beneficios obtenidos por CARBUROS.
Los tiempos de dedicación a la definición de los planes de mantenimiento, y control de cumplimiento y lanzamiento de los trabajos a realizar, se ha visto reducido enormemente. En la actualidad, es el sistema el que se encarga de asignar y lanzar estos trabajos.
La eficiencia de los trabajos en campo se ha visto también enormemente mejorada, logrando que se minimicen los errores humanos de los técnicos, al disponer de todo el proceso guiado digitalmente.
Los tiempos de parada e inactividad de los equipos de CARBUROS se han visto reducidos, debido a la mejora en el proceso de planificación y asignación de trabajos, añadido a la digitalización de los procesos de ejecución, que garantizan el éxito en el trabajo de mantenimiento.
Consecuencia de la correcta gestión de toda esta operativa se genera un importante volumen de documentación, tanto para uso interno de CARBUROS, para disponer de toda la información de ejecución de los trabajos normalizada y posibilitar la toma de decisiones y replanificaciones en trabajos de la misma tipología futuros, como para dar información útil y ágil el cliente final (Hospitales) o a la administración pertinente. FIELDEAS MAINTENANCE garantiza este control óptimo de la documentación.
Actualmente, CARBUROS se encuentra en un proceso de upgrade del sistema de FIELDEAS MAINTENANCE, donde se aprovechará para hacer un repaso de toda la parametrización del sistema, e incorporación de nuevas funcionalidades añadidas al producto, que hagan aumentar aún la eficiencia de los procesos.
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