Implantaciones corporativas, caso de éxito
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David Luis Agrelo
Jefe Departamento de Mantenimiento y Adecuaciones
Real Madrid Club de Fútbol
Justo hace poco más de un par de años inauguramos el nuevo Edificio de Oficinas Corporativo del Real Madrid Club de Fútbol en su nuevo emplazamiento, la Ciudad Real Madrid.
El edificio se dimensionó para un uso concurrente de 400 personas donde se incluye tanto a empleados directos como personal externo de administración y gestión de las diferentes empresas que colaboran con la entidad.
Ubicado en la parcela de la Ciudad Real Madrid (1.200.000m2) y más concretamente en el Área Deportiva (32.000 m2) cuenta con una superficie de 12.000 m2 repartidos en 6 plantas.
- Acceso a Parking (84+14 plazas), archivos departamentales y cuartos técnicos.
- Planta baja cuya recepción principal es el núcleo de distribución al Business Center, Auditorio (aforo para 100 personas) y Área Social (Oficinas de Atención al Socio y Peñas) y el resto de plantas.
- 4 Plantas donde se ubican las diferentes direcciones, áreas y departamentos del club.
- Planta cubierta donde están ubicadas las instalaciones HVAC.
La producción y distribución del edificio, a modo de Central Heating and Cooling System, está conectado a los anillos generales de suministro de la ciudad deportiva (agua, riego, climatización, PCI, media tensión, comunicaciones, etc...).
Se desarrolló un proyecto específico de paisajismo que integra al edificio dentro del entorno ajardinado de la Ciudad Real Madrid de tal forma que 5.108m2 de arbustos y unas 21.382 unidades de especies vivaces y tapizantes lo bordean.
El traslado al nuevo edificio supuso una revolución en todos los aspectos, desde la fase de diseño y construcción hasta la fase de commissioning y explotación.
Se siguió la metodología BIM y criterios IPD (Integrated Project Delivery).
“IPD es un enfoque de gestión de proyectos que integra personas, sistemas, empresas y prácticas en un proceso que colaborativamente aprovecha los talentos y los puntos de vista de todos los participantes para optimizar los resultados del proyecto, aumentando el valor para el propietario, reduciendo el despilfarro y maximizando la eficiencia a través de todas las fases del diseño, fabricación y construcción”.
En este proceso IPD, desde el proyecto básico hasta la fase de explotación, los diferentes responsables de las áreas y en especial del Facility Management participaron.
Así mismo, salvando las reticencias iniciales al cambio, el traslado produjo una transformación en la cultura y filosofía de trabajo en una empresa de 115 años de antigüedad y con muchas particularidades debido a las diferentes actividades que desarrolla fuera de su core-business y los diferentes horarios de los departamentos.
Se estableció una jornada de trabajo compatible con la conciliación permitiendo hacer uso de horas de teletrabajo gracias a la entrega de portátiles al emplead@y dotándole de herramientas de “escritorio virtual” así como la posibilidad de asistir a reuniones no presenciales a través de videoconferencias.
Como el club, desde la fase de diseño entendió las particularidades de cada departamento, se tomaron medidas como la creación de grandes áreas de networking donde poder trabajar de una forma colaborativa en un entorno más informal y relajante.
1. EL FACILITY MANAGEMENT EN LA ORGANIZACIÓN
El Real Madrid Club de Fútbol no cuenta con un departamento específico de Facility Management pero sí lo hace con gestores de servicios que actúan, de una forma conjunta y coordinada como Facilities Managers. Entre ellos podríamos destacar.
- Mantenimiento y Adecuaciones
- Operaciones y Producción de Eventos
- Compras y SSGG
- Seguridad
- Jardinería y Pavimentos deportivos
Cada uno de estos departamentos ha sabido ver la oportunidad de innovación en un edificio moderno y ha considerado implementar diferentes metodologías de trabajo y/o herramientas acordes con los criterios de gestión de un activo del siglo XXI.
2. SISTEMA DE TRASLADOS
La metodología BIM y el levantamiento 3D del edificio nos permitió trabajar sobre un modelo virtual y hacer uso de este.
No sólo se crearon, las conocidas como “habitaciones y espacios” sino que debidamente se definieron etiquetas para codificarlas e “introducir” los elementos arquitectónicos, MEP o de mobiliario. Este trabajo tenía una doble funcionalidad:
Por una parte, inventariar todos los elementos y conectarlos directamente con el GMAO propio del club mediante su codificación y parametrización de sus características técnicas.
Por otra parte, ser utilizado por el Departamento de Servicios Generales para poder realizar una mudanza en tiempo record de una forma ordenada y sin perder nunca la trazabilidad de los diferentes elementos que se debían trasladar. Así, a cada área, dirección o departamento se les asignó una unidad funcional y a cada puesto de trabajo un número. Se entregó a cada emplead@ 2 cajas con esa misma numeración del área funcional.
Esta numeración se trasladó al modelo 3D de forma que el personal externo que realizaba la mudanza, con infografías y sin tener conocimiento previo del edificio, identificase perfectamente la nueva posición de cada emplead@.
A su vez, la creación de espacios dentro del modelo nos permitió calcular volúmenes de aquellas estancias designadas a los archivos de documentación departamental.
Esta labor resultó muy interesante de cara a identificar exactamente el espacio disponible en los almacenes y concienciar a los departamentos para que aprovechasen el momento y se desprendieran de aquello que ya no resultaba útil.
Por último, el modelo fue aprovechado también por los responsables de IT para configurar los permisos de los usuarios de cada workstation.
3. SISTEMAS GESTIÓN PAVIMIENTOS DEPORTIVOS
La dirección de Jardinería y Pavimentos Deportivos ha contado con dos nuevas herramientas que facilitan la gestión de esta área tan importante para un club de fútbol.
- Intelligent-Play: Este sistema permite realizar un mapa de calor de aquellas zonas de los terrenos de juego que más sufren durante los entrenamientos diarios y/o partidos. Cruzando estos datos con la planificación deportiva diaria, los recursos (jardineros y maquinaria) realizan sus trabajos focalizando los tratamientos y los mantenimientos exclusivamente en las zonas que realmente lo necesitan. A su vez, las cámaras y sensores instalados en cada uno de los campos supervisan que la planificación de trabajos se cumplen conforme al horario establecido ganando en eficiencia y ahorro de costes.
- SGL Assistant: Mediante una serie de sensores se captan datos de calidad agronómicos de los campos (humedades, temperaturas, salinidad, necesidad de nutrientes o luz mediante fuentes adicionales en aquellas áreas más sombreadas). Todos estos datos, analizados conjuntamente permiten dar un pronóstico de riesgo de enfermedad del césped.
4. PLAN DE CONCIENCIACIÓN
El edificio se ha diseñado y ejecutado con criterios BREEAM pero no hemos considerado obtener dicha certificación. La razón es que no se trataba de un edificio de oficinas orientado al alquiler a empresas y obtener una ventaja competitiva frente a otros promotores.
Sin embargo, siguiendo criterios de responsabilidad y concienciación entendimos que la filosofía de este tipo de certificaciones sí era imprescindible implantarla.
Realizar una “venta interna” dirigida a nuestr@s emplead@s, empresas de servicios, usuarios y posteriormente hacia el exterior divulgándolo a nuestra masa social (socios, abonados, simpatizantes y público en general) era uno de nuestros principales objetivos.
Con esta idea se desarrolló un plan de concienciación ambiental denominado “El Campeonato de la Sostenibilidad” en el que se informaba de las diferentes medidas que el club ha implantado a favor de la sostenibilidad y eficiencia energética en todas sus instalaciones y se daban consejos de hábitos y prácticas respetuosas con el medio ambiente.
Dicha campaña, repartida en 13 meses (coincidiendo con las 13 copas de Europa ganadas por del Real Madrid), tenía una temática mensual sobre un asunto en concreto (agua, energía, hábitos saludables, movilidad, economía circular, etc...).
Nos preocupaba también el funcionamiento de la climatización en las salas de reuniones y en especial por las tardes ya que se estimaba una menor ocupación. Sin embargo, era necesario mantener el sistema en servicio hasta el horario de apagado, estuvieran o no estuvieran reservadas previamente. La opción para evitar el consumo innecesario, pero sin perder calidad del servicio, sólo pasaba por la integración entre sistemas ya existentes.
La única señal fiable de que una sala estaba ocupada era el propio sistema de reservas de estas. Por tanto, cruzando los datos de los horarios de reservas con la concentración de CO2 en el ambiente (proporcionado por sondas de calidad de aire) nos permitía adelantar el encendido de las máquinas unos minutos antes y el apagado unos minutos después a la celebración de las reuniones.
Asegurábamos de esta forma que la climatización siempre permanecía apagada mientras las salas estuviesen vacías.
5. SISTEMAS INFORMÁTICOS Y AUDIOVISUALES
Como se ha comentado anteriormente, nuestra visión era la de crear un espacio de trabajo amigable y colaborativo donde l@s empleado@s pudieran sentirse cómodos trabajando en cualquier lugar del edificio.
Para ello, se han suprimido por completo los PC ́s de sobremesa sustituyéndolos por portátiles que permiten una flexibilidad absoluta para trabajar desde cualquier punto, ya sea en el propio puesto de trabajo (con su workstation asociada), en las zonas de networking, en las salas de reuniones del Business Center y sobre todo, desde casa permitiendo la conciliación familiar.
Herramientas como Citrix, Office 365, Slack, Trello o Webex, nos ayudan a desarrollar nuestro trabajo de una manera más ágil y flexible al disponer de escritorios virtuales, descargar y enviar archivos o realizar video conferencias sin depender del dónde ni del cuándo.
Otro de los ejemplos de este concepto “Lean Office” ha sido la centralización delas zonas de reprografía minimizando al máximo el uso de papel.
Por otra parte, si bien muchos mensajes informativos dirigidas a los usuarios de nuestros edificios se realizaba a través de la propia intranet, hemos entendido que la mejor forma de hacer llegar las noticias es mediante los medios audiovisuales.
Una serie de pantallas informativas, ubicadas en aquellas zonas comunes con más tráfico de usuarios, (zonas de open space, salas de espera, vending, etc...) emiten de forma continua contenidos con información interna del propio club (desde la planificación deportiva y próximas fechas de los partidos a los plazos para la solicitud de entradas y precios, datos de consumo de los edificios, campañas de concienciación ambiental...).
Lo importante de este sistema es que permite programar cualquier tipo de contenido audiovisual de producción propia de una forma generalizada o individualizada en función de a qué colectivo se pretenda dirigir la información.
6. CONCLUSIONES
La creación de un nuevo espacio de trabajo en un entorno “amigable” ha supuesto una oportunidad para cambiar ciertas metodologías de trabajo, hábitos y procesos que ya no encajaban con las tendencias actuales de gestión de activos.
Eso nos permitió a los diferentes responsables del Facility Management, adoptar una serie de medidas y tecnologías a nivel corporativo que, tras dos años de experiencia en el nuevo edificio, han sido un éxito rotundo logrando la satisfacción de l@s usuari@s, l@s gestor@s y la propia empresa.
