La contratación de servicios de Mantenimiento con criterios 4.0. Ejemplo de conservación de ascensores.

La Contratación Pública supone el 14 % del PIB de la UE, convirtiéndola en un elemento fundamental del ecosistema inversor1, representa aproximadamente una inversión de 2 billones EUR cada año. De manera que la Contratación Pública es una herramienta estratégica de gran potencia que debe utilizarse para conseguir unos servicios públicos de alta calidad.

Revista AEM Digital 21 de julio de 2022

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Alberto Martínez Ramos

Ingeniero Jefe del Servicio de Mantenimiento de Edificios

Diputación de Barcelona.

ANTECEDENTES

La Contratación Pública supone el 14 % del PIB de la UE, convirtiéndola en un elemento fundamental del ecosistema inversor [1], representa aproximadamente una inversión de 2 billones EUR cada año. De manera que la Contratación Pública es una herramienta estratégica de gran potencia que debe utilizarse para conseguir unos servicios públicos de alta calidad.

Por eso, actualmente existe la voluntad en la administración de transformar la contratación es una potente herramienta para invertir el dinero público de una manera eficiente, sostenible y estratégica. Todo ello se ha plasmado en una serie de directivas de nueva generación sobre contratación pública: Directivas 2014/23/UE (concesiones), 2014/24/UE (general) y 2014/25/UE (servicios públicos) que han sido traspuestas al ordenamiento jurídico español en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.

Un aspecto a destacar de gran importancia en esta ley es la posibilidad de realizar compras basadas en criterios cualitativos de coste-eficacia, entendidos como aquellos vinculados a incluir aspectos sociales, medioambientales, innovadores, de accesibilidad, etc. Ahora, por tanto, ya no se trata de obtener el mejor precio, sino la mejor oferta.

De acuerdo con el documento “Orientaciones sobre la contratación pública en materia de innovación” de la COMISIÓN EUROPEA de 15.5.2018 la motivación de una CP de soluciones innovadoras se ha de basar estratégicamente en cinco grandes áreas:

1. Prestación de un servicio público de mayor calidad ajustado a un presupuesto óptimo
2. Abordar una necesidad que está surgiendo
3. Modernización de los servicios públicos
4. Ayudar a la puesta en marcha y al crecimiento de empresas emergentes y pymes innovadoras
5. Avance de los mercados hacia la innovación

En el ámbito de nuestra actuación, la gestión del mantenimiento de edificios, lo que actualmente se está considerando como innovador es la introducción de lo que se conoce como Mantenimiento 4.0, por analogía con el sector industrial (Industria 4.0).

Como recordatorio, en la industria el ordinal 4, hace referencia a las cuatro revoluciones industriales que se han realizado a lo largo de la historia. Y que sumariamente se pueden asociar a la sustitución de la fuerza animal en las máquinas por una fuerza mecánica (máquina de vapor de watt, mediados del siglo XVIII); la segunda, correspondiente a la electrificación de ese motor (segunda mitad del siglo XIX); la tercera, a la incorporación a esa máquina electrificada de un procesador electrónico (segunda tercio del siglo XX); y, finalmente, la cuarta revolución que se está dando en la actualidad y que se produce al conectar la “máquina” a internet; lo que también se conoce como digitalización del proceso industrial.

En el ámbito del mantenimiento, este tipo de mantenimiento 4.0 está asociado fundamentalmente con la estrategia de mantenimiento denominada como predictiva o basada en condición. El mantenimiento predictivo se basa en técnicas de medida y análisis en continuo mediante sensores para anticipar los fallos potenciales de los equipos. Para esa medida y análisis en tiempo real es necesario su conexión “vía internet” al procesador que gestiona mediante un algoritmo apropiado que ha aprendido en función de los perfiles normales de funcionamiento con la captura histórica de los datos de los sensores de parámetros significativos del funcionamiento del equipo a mantener.

DESARROLLO

Por tanto, como se ha visto, se trata de introducir en la Contratación Pública elementos de innovación y una de las formas que se apunta es a través de la utilización de criterios que dependen de un juicio de valor como forma de evaluar las ofertas además de los criterios que dependen de una fórmula (como el precio). Falta, entonces, materializar esas premisas en un contrato de servicios de mantenimiento. El contrato que se seleccionó para llevarlo a cabo por primera vez fue el de mantenimiento del parque de ascensores de los edificios patrimoniales de la Diputación de Barcelona.

Los motivos que nos llevaron a escoger el contrato de mantenimiento de ascensores para comenzar a introducir el mantenimiento 4.0 fueron varios. El primero, de carácter administrativo, fue el de la oportunidad. El contrato de mantenimiento de ascensores era el primero de los contratos de mantenimientos que finalizaba su vigencia y que por tanto se tenía que iniciar el proceso de licitación de manera inminente. La segunda fue ya de carácter técnico. Los aparatos elevadores no dejan de ser máquinas electromecánicas gobernadas por un sistema electrónico, en su mayoría un PLC, que no son excesivamente complejas y que tienen pocos parámetros de funcionamiento. De manera que podemos definir de forma simplificada  un  ascensor  como  una  máquina  electromecánica  “sencilla” y “automatizada”, con lo cual se convierte en un buen candidato para realizarle un tipo de mantenimiento 4.0.

Pero,... ¿qué tipo de “mantenimiento 4.0” se pretendía? Sin entrar ahora en excesivos detalles se pretendía realizar un mantenimiento de tipo predictivo y una comunicación digital con la empresa mantenedora (comunicación de incidencias, planificación de los preventivos, documentación legal y de partes de asistencia, indicadores de funcionamiento y gestión,...). Y para ello era necesario, al tratarse de una Contratación Pública, redactar unos pliegos de prescripciones técnicas y de condiciones administrativas en los cuales definir el objeto de la prestación de servicio de mantenimiento y conservación del parque de ascensores.

Surgían dos estrategias en cuanto a cómo realizar esta definición: a través de los pliegos de prescripciones técnicas de una forma rígida y obligatoria para el contratista o a través de criterios de adjudicación y en especial de criterios que dependen de un juicio de valor que es la opción más flexible y que permite introducir en el contrato los conocimientos que puedan aportar las empresas conservadoras de ascensores fruto de su experiencia. Evidentemente, se escogió la segunda opción porque además de favorecer la selección de la mejor oferta se limitaba el convertir la licitación en una mera subasta.

El contrato debía abarcar a todo el parque de aparatos elevadores de Diputación de Barcelona conformado por 62 ascensores, 12 montacargas, 8 salvaescaleras y 2 góndolas. Se organizó el contrato en 6 lotes agrupados geográficamente por recintos o sectores. Y a grandes rasgos el contrato incluía el mantenimiento preventivo mensual reglamentario y los correctivos asociados en una modalidad de “casi-todo incluido”.

Y, en relación a la ponderación de los criterios de adjudicación, como se ha avanzado, se realizó otorgando un peso del 60 % a los que son cuantificables automáticamente mediante una fórmula (“objetivos”) y un 40 % a los que dependen de un juicio de valor (“subjetivos”). Pero dentro de los criterios “objetivos”, el precio ofertado representaba el 50 % del total de la puntuación. De manera que en una primera aproximación el esquema de puntuación de las ofertas se puede resumir en la siguiente tabla:

Entremos en un poco más de detalle en relación con lo que queríamos que los licitadores ofertaran y con qué motivación.

Así cuando otorgábamos hasta 25 puntos en relación con un «Sistema de control por diagnóstico remoto» estabamos pidiendo a los licitadores que aportaran soluciones tecnológicas digitales encaminadas a implantar un sistema que permita realizar una evaluación remota del estado de los aparatos, para poder adelantarse a las averías, reduciendo los tiempos de espera e incrementando la fiabilidad y seguridad de los aparatos. Y cuando nos referíamos a los 15 puntos a otorgar a una aplicación informática en línea con detalle de la prestaciones de servicio se concretaba en una propuesta de software, aplicación o plataforma informática en línea, que permita a la Diputación hacer un seguimiento, en cualquier momento, del estado del servicio por aparato, y que incluyese, entre otros, los siguientes: Información en línea de los ratios de funcionamiento y relación de indicadores, documentación en línea del mantenimiento preventivo, del correctivo, de las inspecciones obligatorias, etc.

El contrato de mantenimiento de ascensores por lo que se refiere a valores estimados del contrato (que incluye 4 años más dos de prórrogas y posibles modificaciones) por lotes quedó preparado para su licitación según la siguiente tabla resumen:

Se lanzó la licitación y tras los períodos preceptivos para presentar las ofertas en plicas, lo primero que nos sorprendió fue que tan solo 4 empresas participaron en el proceso de licitación, que en relación con el procedimiento que se había realizado años atrás eran pocas (en el anterior proceso se habían presentado 12 empresas). Continuando con el análisis de la licitación, todas las empresas presentaron ofertas que incluían mejoras a valorar dentro del apartado de criterios que dependían de un juicio de valor y en un rango de puntuaciones que, sobre 40 puntos, iba entre 16 y 31.

La distribución de la puntuación fue muy similar en todos los lotes, por eso, tomamos, a modo de ejemplo, los resultados para las puntuaciones del lote 1 para su análisis:

Y gráficamente:

Como se aprecia, la empresa (empresa C, en azul) que realizó la oferta económica más alta era la que más servicios de “mantenimiento 4.0” ofertaba y, por tanto, era la que mayor puntuación obtenía en ese apartado. Igualmente, en el resto de las ofertas se observa esta relación, de manera que se puede hablar de una relación inversamente proporcional entre servicios “mantenimiento 4.0” y precio. Lo cual tiene su lógica, es decir, cuantos más servicios se incluyen en el contrato mayor es su coste. Pero en cierto sentido, es lo que se estaba buscando con este sistema de licitación.

Y por contra, la empresa que presentó la mejor oferta económica (Empresa A, en marrón) presentó la peor oferta en servicios de mantenimiento 4.0.

Finalmente, una vez realizada la valoración agregada de la oferta económica más técnica resultó que la empresa que había realizado la mejor oferta en servicios fue la que “ganó” el proceso de licitación y se convirtió en la empresa adjudicataria. Con lo que el objetivo de incorporar ese factor de innovación a la prestación de servicios de mantenimiento basado en el concepto de 4.0 se había conseguido.

Otro aspecto a destacar es que el promedio de baja de la empresa ganadora de este proceso de contratación fue del 36 %. Si se compara con el resultado de la anterior licitación que había sido del 61%, que fue prácticamente el doble, se puede deducir que cuando las licitadoras tienen que incorporar servicios de valor añadido a sus ofertas se limita mucho las bajas en la licitación con lo que se supone que redunda en una calidad mayor en el servicio y también puede representar mayores márgenes de beneficio al adjudicatario.

Y finalmente, concretamos las mejoras que proponía la oferta de la empresa ganadora. Éstas mejoras agrupadas en los dos criterios que se establecieron fueron:

Criterio 1 “Sistema de control para diagnóstico en remoto”

• Metodología y requerimientos técnicos del sistema: Para los ascensores con un tipo de cuadro de maniobra que disponen de software y protocolos de conexión para la diagnosis implantará un módulo de comunicaciones GSR con tarjeta SIM propia, vinculado a una plataforma informática que permita hacer la telemetría en tiempo real de la maniobra. Para el resto de ascensores, se instalará complementariamente una placa de adquisición de datos binarios pin a pin, que haga de elemento intermedio de adaptación entre el cuadro de maniobra y el módulo de comunicaciones GSR.

• Sistemática de estudio de los resultados: Dependiendo del tipo de maniobra, el módulo de comunicaciones transmitirá una serie de señales que se pasarán a una plantilla específica dentro de la plataforma informática. Esta plantilla traduce las señales que llegan en tiempo real e informa de las maniobras que está realizando el ascensor objeto de estudio, como pueden ser cerrar / abrir puertas, subir / bajar, maniobra de revisión, etc. También informa si está fuera de servicio por bloqueo de maniobra, por fallo en variador de frecuencia, por bloqueo de puertas, por sonda de temperatura o simplemente no se está utilizando.

Toda esta información se registra en una base de datos y se estudian.

• Líneas de actuación: En cuanto al mantenimiento correctivo, en caso de producirse una avería, ésta se identificaría inmediatamente en la plataforma y ahorraría tiempo al técnico informando del origen de la misma, reduciendo el tiempo de parada y mejorando la disponibilidad del aparato.

Respecto al mantenimiento predictivo, como cada ascensor será objeto de diagnóstico, se generará una base de datos con maniobras y acciones realizadas en un período de tiempo. Esta información permitirá a Ersce programar las intervenciones sobre el componentes que necesiten ser ajustados o sustituidos.

Y en relación al mantenimiento mejorado, si se detecta que las acciones de mantenimiento predictivo se han repetido sobre unos mismos elementos, realizaría un estudio exhaustivo de la instalación: instalación y los elementos del ascensor para determinar si tiene algún defecto de diseño, de uso o bien se ha producido una modificación del entorno del edificio que provoca que ciertos componentes tengan un desgaste más pronunciado.

• Alcance de implantación: Se propone implantar el sistema en todos los ascensores con RAE del Lotes presentados.

Criterio 2 “Aplicación informática en línea con el detalle de la prestación de servicio

• Información en línea de los ratios de funcionamiento y relación de indicadores: El programa propio que permitirá hacer el seguimiento en tiempo real de cómo evolucionan los indicadores de eficiencia del servicio y los de cumplimiento. En cuanto a los indicadores de eficiencia y al de disponibilidad global se podrán consultar mediante un informe mensual en pdf.

• Documentación en línea del mantenimiento preventivo: El programa dará la posibilidad de acceder directamente a una pantalla donde se podrá ver el mantenimiento preventivo realizado en cada aparato elevador y toda su documentación relacionada.

Además, se dará acceso a la planificación del mantenimiento preventivo mediante un documento pdf.

• Documentación en línea del mantenimiento correctivo: Las incidencias de correctivo se podrán consultar de igual forma que el mantenimiento preventivo y también para un acceso específico a los avisos registrados. La documentación relacionada estará colgada en formato pdf.

• Documentación    en    línea   de    las   inspecciones obligatorias:         La información relativa a las inspecciones reglamentarias estará recogida en un documento pdf que se podrá consultar dentro del programa, y donde quedarán reflejados los datos y el contenido.

• Documentación en línea de las auditorías técnicas: La información relativa a las auditorías técnicas estará recogida en un documento pdf que se podrá consultar dentro del programa, y donde quedará reflejada la planificación y los informes resultantes.

En relación a la implantación de las mejoras ofertadas también se establecían unos plazos para realizarla. En principio, las mejoras vinculadas a la implantación de una aplicación informática al ser más sencillo el plazo fue inferior y de hecho ya está implantado. Respecto de las mejoras vinculadas al sistema de control para diagnóstico en remoto, al necesitar de realizar inversiones de implantación de elementos adicionales (sensores y electrónica) en los aparatos elevadores se estableció un periodo en principio de dos años. Se ha iniciado el proceso de implantación por los aparatos elevadores más modernos y que requieren de menos inversión para iniciar el proceso.

Las conclusiones que hemos extraído son que en este proceso de licitación hemos conseguido mediante la introducción de criterios de mejora que dependen de un juicio de valor (criterios “subjetivos”) para realizar la selección de la mejor oferta, entendida como con la que se consigue una mejor relación calidad-precio que en el contrato de mantenimiento de ascensores se incorporen elementos vinculados con lo que se conoce como mantenimiento 4.0.

REFERENCIAS

[1] COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMITÉ DE LAS REGIONES: Conseguir que la contratación pública funcione en Europa y para Europa de 3.10.2017