La normalización y la alineación de estrategias entre el servicio de mantenimiento la gestión de activos y la empresa.
Francisco Luis García Ahumada
Colaborador del Programa modular facility management y gestión de activos ETS de Ingenieros Industriales de la UNED
Rubén García García
Director de desarrollo de nuevo negocio y relación con clientes del Grupo Cador
ANTECEDENTES
En el año 2004 EL British Standard Institute junto con el Institute of Asset Management publicaron las normas PAS 55-08 1 y 2, en las que se establecían tanto las especificaciones para la gestión optimizada de los activos físicos como las directrices para su aplicación. Estas normas se revisaron en el año 2008.
Estas especificaciones fueron el origen, en el 2011, del grupo de trabajo “ISO PC251 Asset Management Committee”, que posteriormente pasaría a ser el Technical Committee “ISO /TC 251 Asset Management”, organización que en el año 2014 publicó el grupo de normas ISO 55000/55001/55002 (a partir de ahora 5500X) acerca de la Gestión de Activos [1]. Mediante este conjunto de normas se convirtió por primera vez la gestión de activo en un elemento certificable por una empresa externa con un modelo de transparencia empresarial.
Este conjunto de normas utilizó un concepto de activo más amplio que el de las PAS 55-08. Ya que en ellas el concepto de activo se evoluciona desde:
“Plantas, maquinarias, propiedades, vehículos y otros elementos que tengan un valor específico para la organización”
[PAS 55-1.2008 , 3.1]
a
“Ítem, objeto o entidad que tiene valor real o potencial para una organización”
[UNE-ISO 55000. 2014 , 3.2.1]
En ambas normas se establece la necesidad de establecer un sistema de gestión de activos junto con la gestión del ciclo de vida del activo, y dentro de esta gestión se incluye la del mantenimiento. Simplificando podríamos afirmar que tratan de resolver un proceso de alineamiento de activos/empresa.
La gestión de activos físicos puso de manifiesto la importancia de la estrategia del servicio de mantenimiento y su necesidad de alineamiento con la gestión de los activos físicos y con la estrategia empresarial/organizativa. El impacto de este aspecto ha tenido su expresión:
- Por un lado la publicación de artículos y libros acerca de la gestión del mantenimiento alineado con la gestión de activos . De estas publicaciones merece la pena destacar
- Crespo Márquez, A., & Parra Márquez, C. A. (2012). Ingeniería de Mantenimiento y Fiabilidad Aplicada en la Gestión de Activos.
- Zaal, T. (2016). Profit-driven maintenance for physical assets. Maj Engineering Publishing
De los dos libros citados el título de este último de Tim Zaal podríamos decir que ya orienta al modelo de alineación.
- De otro lado, el comité de normalización CEN/TC 319 Maintenance a partir de la publicación de las 5500X ha empezado a desarrollar un corpus normativo orientado a la alineación de mantenimiento y gestión de activos. En este corpus normativo el mantenimiento se va a alinear tanto con la gestión de los activos físicos como con la gestión de las empresas/organizaciones.
El objetivo de esta ponencia es observar como la literatura antes indicada junto con las nuevas normas van a orientarse al objetivo de alineación ya enunciado y observar los cambios que se están produciendo alrededor del mantenimiento. De otro lado, hay otro efecto que se está buscando y es el de sacar a la luz en las empresas y organizaciones de un servicio que a la fecha no suele tener una gran relevancia y es, el servicio de mantenimiento.
LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS FÍSICOS
En el apartado de la gestión de activos y sus antecedentes es necesario reconocer la labor realizada por una administración pública australiana que ha sido pionera en la gestión de activos. Ésta comenzó en la segunda década de los 90’s, y es la australiana que en el documento “Asset Management Policy Adopted for the NSW Public Sector” [2] y en él establece como definición de activos la siguiente:
Es la actividad coordinada de una organización para obtener valor de los activos, presentes y futuros. El valor puede representar el rendimiento financiero y/o medirse por la contribución de los activos a la prestación de servicios”
En el “The Local Government & Municipal Knowledge Base” definen la gestión de activos físicos como:
Asset Management is the combination of management, financial, economic, engineering and other practices applied to physical assets with the objective of providing the required level of service in the most cost effective manner. It includes the management of the whole life cycle (design, construction, commissioning, operating, maintaining, repairing, modifying, replacing and decommissioning/disposal) of physical and infrastructure assets.
La gestión de activos es la combinación de prácticas de gestión, financieras, económicas, de ingeniería y otras referidas a los activos físicos con el objetivo de proporcionar el nivel de servicio necesario de la manera más rentable. Se incluye la gestión de todo el ciclo de vida (diseño, construcción, puesta en marcha, funcionamiento, mantenimiento, reparación, modificación, sustitución y desmantelamiento/eliminación) de los activos físicos y de infraestructura.
En esta definición el mantenimiento pasa a ser un elemento critico en la gestión del activo en tanto en cuanto forma parte del ciclo de vida.
El alcance de los activos físicos ligado al ciclo de vida junto su clasificación según Campbell, J. D., Jardine, A. K., & McGlynn, J. (Eds.). (2016). [fig. 2.1] se puede ver en la figura 1
En este entorno el mantenimiento va a estar incluido mediante el ciclo de vida en la gestión de activos y a través de ella en la gestión de la empresa. La mejor forma de comprender que significa este cambio desde el punto de vista empresarial y poder observar como el mantenimiento se va a introducir en la gestión empresarial conviene recurrir a las publicaciones del IAM (Institute of Asset Management) que en su publicación ”An anatomy of Asset Management versión 3 december 2015” en el capítulo 6, en que se da el modelo conceptual de la gestión de activos, en esta figura se puede observar cómo se alinea el ciclo de vida con el plan estratégico de la organización, y como la gestión de los activos va tener visibilidad para el personal de interés (stakeholders) según se ve en la figura 2.
DEL “ELEMENTO” AL “ELEMENTO DEL ACTIVO”
En el año 2001 en la Norma UNE-EN 13306 2001, se definía mantenimiento como: “Combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión, durante el ciclo de vida de un elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un estado en el cual pueda desarrollar la función requerida”.
Como se puede observar, en esta definición, el mantenimiento se considera en un modo isla y solo se habla del ciclo de vida del elemento pero no se alinea con el modelo empresarial.
Como consecuencia del desarrollo de la gestión de activos el objetivo de mantenimiento se ha abierto a este concepto y ya en el libro de Tim Zaal, ya citado, cuando se estudia las metas del mantenimiento, se indica como meta principal del mantenimiento “poner los activos en un nivel de estado tal que éstos generen los mayores rendimientos con los menores costes operativos posibles en las condiciones necesarias de seguridad y medioambientales”. Como se puede observar aparecen los conceptos de condición, desempeño coste seguridad y sostenibilidad.
En este concepto ampliado del mantenimiento, Tim Zaal establece cuáles deben de ser los criterios de excelencia del mantenimiento, para lo que utiliza lo que denomina el concepto de la casa del mantenimiento excelente “House of excellent Maintenance” como modelo integrado, ver figura 3.
Este modelo está lejos de ese modelo isla del mantenimiento ya que en su base incluye:
- El modelo de trabajo es el de equipos multidisciplinares orientados a la mejora continua y el valor añadido
- El uso de la metodología del Ciclo de Vida
- El uso de modelos funcionales (Ej. HVAC->Climatizador y red de distribución)
- El uso de la ingeniería de sistemas para resolver las necesidades de los clientes.
Y sus pilares son:
- Establecer una misión, una visión y unas metas alineadas con las de los activos
- Establecer cuales son los activos adecuados para dar servicio a la empresa/organización
- Definir la política de mantenimiento adecuada, basada en procesos
- La ejecución, planes y logística
- Establecer los procesos de mejora continua
- La información, GMAO, Big Data, Matching learning, IOT..
- Qué organización va a dar el servicio de mantenimiento
- Capacidades y competencias del personal del mantenimiento
Como se puede observar el servicio de mantenimiento se orienta a procesos y cuyas metas están alineadas con las de los activos en los que la empresa realiza sus objetivos.
LA NORMALIZACIÓN Y EL EMPODERAMIENTO
Del trabajo del CEN/TC 319 para el desarrollo de las nuevas normas primeramente es importante hacer mención del modelo clasificatorio que han adoptado. Podríamos decir que el armario de las normas de mantenimiento se compone de cuatro cajones que van a ser los siguientes:
- El que será la Base Común para todo el conjunto normativo
- El que se dedicará a la Gestión
- En el que se incluirán los Recursos
- El de las Metodologías.
De todo el conjunto de normas solo se van a contemplar las que se dedican a la alineación con la gestión de los activos y empresas; de ellas se van a tener en cuenta tanto las normas publicadas como los proyectos en curso. No se ha considerado la norma UNE-EN 15331:2012 Criterios para el diseño, la gestión y el control de servicios de mantenimiento de edificios, dado que es anterior a la publicación de las normas de activos y está en revisión.
- UNE-EN 15341: 2020 Mantenimiento. Indicadores clave de rendimiento del mantenimiento.
- UNE-EN 16646: 2015 Mantenimiento. Mantenimiento en la gestión de los activos físicos.
- UNE-EN 17007:2018 Procesos de mantenimiento e indicadores asociados.
- CEN/TS 17385:2019 Method for condition assessment of immobile constructed assets
- UNE EN 17485 Mantenimiento- Mantenimiento en el marco de la gestión de los activos físicos. - Marco para la mejora del valor de los activos físicos a lo largo del su ciclo de vida
- prEN 17666 Maintenance - Maintenance engineering - Requirements
- prEN XXX Performance and condition assessment for buildings and civil engineering works - Framework for assessment within physical asset management
- Maintenance function and management
Conviene indicar que cara a la medición y gestión de la condición del activo hay una norma y un proyecto que pueden ser de gran ayuda en concreto la 17385 y el proyecto de norma prENXXX.
De todas las normas publicadas son relevantes para la alineación entre gestión de activos y el mantenimiento, la 16646 y la 17485.
UNE-EN 16646: 2015 Mantenimiento. Mantenimiento en la gestión de los activos físicos
Esta fue la primera norma en la que se estableció la relación entre el mantenimiento y la gestión de los activos físicos.
Esta norma introduce la gestión de activos físicos como un marco para las actividades de mantenimiento a su vez aborda el papel del mantenimiento y sus interrelaciones con los otros procesos de gestión de activos físicos. Muestra la interacción entre el contexto organizacional, el sistema de gestión de activos físicos y la gestión de mantenimiento durante el ciclo de vida de los activos.
Y como se puede ver en la figura 4 el mantenimiento forma parte inherente de la gestión de activos.
En ella se definen los procesos de los activos a tres niveles los de: Portafolio de activos, Sistema de activos y Activos físicos; para cada uno de ellos se establecen los roles y responsabilidades de la función del mantenimiento.
Con un grado de detalle importante se establece cuáles pueden ser las contribuciones del mantenimiento con otros procesos, ver figura 5
Figura 5. Contribuciones del mantenimiento a distintos procesos y contribuciones de estos al mantenimiento. Elaboración propia.
Como ejemplo en el caso mantenimiento/gestión de activos
- Contribución de la gestión de activos al mantenimiento
- La organización del mantenimiento
- La estrategia de los planes de mantenimiento
- Los métodos procedimientos o sistemas de control
- Contribución del mantenimiento a la gestión de activos.
- Las características de confiabilidad de los activos
- Características del coste de ciclo de vida (OPEX y CAPEX)
- Impacto de las estrategias de mantenimiento en los activos (prolongación de la vida útil…)
UNE EN 17485 Mantenimiento- Mantenimiento en el marco de la gestión de los activos físicos. - Marco para la mejora del valor de los activos físicos a lo largo del su ciclo de vida.
Esta norma introduce métodos y procedimientos de mantenimiento dentro del marco de gestión de activos físicos. Su objetivo es establecer vínculos entre las actividades empresariales, de gestión de activos físicos y de mantenimiento. También proporciona información sobre los factores que influyen en los activos físicos y la gestión del mantenimiento y promueve herramientas efectivas para respaldar la toma de decisiones en un contexto incierto.
Esta norma junto con la 16646 constituye el puente entre la gestión de activos y las normas de mantenimiento ver figura 6.
Figura 6. Puente entre la gestión de activos y las normas de mantenimiento.[UNE17485 2021 figura 1]
Esta norma está dividida en cuatro capítulos como se puede ver en la figura 7.
Por tanto esta norma entra en la planificación y la gestión del desempeño y la sostenibilidad. Dentro del apartado de planificación y como esta debe de ser un modelo Top Down a la hora de establecer estrategia se puede ver la figura 8.
En este modelo de planificación el servicio de mantenimiento está obligado a conocer tanto la estrategia empresarial como la de la gestión de activos y verificar que su propia estrategia contribuye a las dos anteriores y esto va a impregnar la gestión de la estrategia y los planes de mantenimiento.
En el apartado de la gestión del ciclo de vida la norma indica las diferentes acciones en el flujo de del ciclo de vida ver la figura 9.
Como se puede ver, esta norma parte del hecho de la gestión del coste de ciclo de vida en la gestión de los activos, y como va a interaccionar con el mantenimiento en tanto en cuanto va a repercutir en los costes de OPEX y CAPEX y en la vida útil.
Para la gestión del desempeño la norma enuncia el principio de gestión del desempeño cuyo detalle se puede ver en la figura 10.
Como se puede ver los datos relevantes se monitorizan comparándoles con los objetivos.
En esta norma llama la atención sobre un punto débil del servicio de mantenimiento que es la falta de transparencia en la comunicación de su gestión en el entorno de la empresa. A este respecto la norma indica que “Está demostrado que en las organizaciones existe un problema de transparencia entre el personal técnico, la dirección financiera y la alta dirección”. y como esto influye en la visibilidad y conocimiento del mantenimiento.
Como conclusión se puede afirmar que esta norma sirve para empoderar la figura del Gestor de mantenimiento dado que lo sitúa tanto en la gestión de activos como su impacto en la gestión empresarial.
CEN/TS 17385:2019 Method for condition assessment of immobile constructed assets
Esta norma describe un método para evaluar la condición física de los activos inmuebles construidos para monitorizar las degradaciones a lo largo del tiempo. Este documento propone clases de condiciones según la gravedad y el nivel y extensión de las degradaciones. Estas clases son especialmente útiles para determinar las tareas de mantenimiento relevantes que se deben aplicar a un activo. El objetivo principal de esta TS es que todos los inspectores informen de la misma manera y lleguen a las mismas conclusiones sobre el estado de los activos. De esa manera, los gerentes pueden tomar decisiones informadas.
Por tanto esta norma va a incidir en la monitorización de la condición de los activos físicos.
CONCLUSIONES
Como se ha indicado tanto en el entorno de la normalización como en las publicaciones de mantenimiento inciden en la relevancia de los siguientes aspectos que van a ser relevantes :
- La necesidad de alinear la estrategia del servicio de mantenimiento con la estrategia de las empresas/organizaciones a través de la estrategia de gestión de los activos físicos.
- Empoderar la figura del Gestor de mantenimiento situándolo como una figura imprescindible en la gestión de los activos
- La necesidad de la gestión del ciclo de vida del activo y de que forma la estrategia del mantenimiento va a ser crítica en esa gestión
- La necesidad de la transparencia en la comunicación con la dirección técnica, la financiera y la dirección empresarial.
REFERENCIAS
[1] A diferencia de las PAS 55 08 que estaba dirigida a la gestión de Activos Físicos en la norma ISO 55000 abarca todo tipo de activos
[2] https://www.amcouncil.com.au/membership/special-interest-group/government-community-of-practice/1323-asset-management-policy-adopted-for-the-nsw-public-sector.html
BIBLIOGRAFÍA
- “Asset Management Policy Adopted for the NSW Public Sector” https://www.amcouncil.com.au/membership/special-interest-group/government-community-of-practice/1323-asset-management-policy-adopted-for-the-nsw-public-sector.html
- Campbell, J. D., Jardine, A. K., & McGlynn, J. (Eds.). (2016). Asset management excellence: optimizing equipment life-cycle decisions. CRC Press
- CEN/TS 17385:2019 Method for condition assessment of immobile constructed assets
- CRESPO MÁRQUEZ, A., & Parra Márquez, C. A. (2012). Ingeniería de Mantenimiento y Fiabilidad Aplicada en la Gestión de Activos.
- UNE-EN 15341: 2020 Mantenimiento. Indicadores clave de rendimiento del mantenimiento.
- UNE-EN 16646: 2015 Mantenimiento. Mantenimiento en la gestión de los activos físicos.
- UNE-EN 17007:2018 Procesos de mantenimiento e indicadores asociados.
- UNE EN 17485 Mantenimiento- Mantenimiento en el marco de la gestión de los activos físicos. - Marco para la mejora del valor de los activos físicos a lo largo del su ciclo de vida
- UNE-ISO 55000:2015 Gestión de activos. Aspectos generales, principios y terminología.
- UNE-ISO 55001:2015 Gestión de activos. Sistemas de gestión. Requisitos.
- UNE-ISO 55002:2020 Gestión de activos. Sistemas de gestión. Directrices para la aplicación de la ISO 55001.
- Zaal, T. (2016). Profit-driven maintenance for physical assets. Maj Engineering Publishing
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