La primera herramienta de gestión integral de Facility Management en incorporar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)
Natalia Roig Sánchez
Marketing Manager
FAMA
Introducción
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) tiene como finalidad la eliminación o disminución de los riesgos laborales que puedan existir derivados de la actividad resultante de la contratación y subcontratación de servicios, como pueden ser trabajos de mantenimiento, limpieza o servicios generales, entre otros, que implican la confluencia de personal externo procedente de diferentes empresas en un mismo centro de trabajo.
¿Cómo se regula la CAE a nivel legislativo?
En el REAL DECRETO 171/2004, dónde se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales, se recogen algunas de obligaciones destacables:
- En el momento en que en un mismo centro de trabajo se desarrollen actividades con trabajadores de dos o más empresas, estas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. Para ello, se establecerán los medios de coordinación necesarios para garantizar la protección y prevención de riesgos de los trabajadores.
- El empresario titular del centro de trabajo está obligado a proveer de las medidas necesarias a los demás empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo.
- Cuando exista contratación y subcontratación de trabajos o servicios a empresas terceras, siempre que estos trabajos se desarrollen en el centro de trabajo de la empresa contratista, esta deberá velar por el cumplimiento de la normativa en prevención de riesgos laborales por parte de dichos contratistas y subcontratistas.
La gestión ágil y eficiente de la Coordinación de Actividades Empresariales
Ante el creciente volumen de organizaciones con actividad subcontratada, en la que diferentes operarios externos interactúan en un mismo centro de trabajo, y teniendo en cuenta los riesgos añadidos que implica la realidad actual generada con la alarma sanitaria del COVID, se hace más necesario que nunca llevar a cabo un adecuado control de los riesgos, a través de soluciones tecnológicas que posibiliten la automatización y gestión de forma centralizada e integrada de todos los aspectos relativos al ámbito de la Coordinación de Actividades Empresariales de las organizaciones, por un lado, y una adecuada gestión de los espacios de trabajo y del mantenimiento de los mismos, por el otro lado.
Partiendo de esta creciente necesidad por parte de las organizaciones, Fama Systems ha desarrollado una solución tecnológica, integrada con el resto de funcionalidades de Facility Management, que posibilita la automatización y gestión de forma centralizada e integrada de todos los aspectos relativos al ámbito de la Coordinación de Actividades Empresariales de las organizaciones y que aporta interesantes ventajas:
- Reducción de la siniestralidad y de los riesgos en la concurrencia de trabajos, al posibilitar una vigilancia exhaustiva.
- Optimización del tiempo, mejora de la productividad y reducción de costes de mantenimiento y de los recursos destinados a la gestión administrativa de PRL, a través de un modelo de gestión integrado en todas las áreas de gestión y de una mayor agilidad en el intercambio de información de PRL de manera bidireccional (proveedores-clientes):
- Registro centralizado en un único canal de cada uno de los inmuebles, centros de trabajo o zonas donde se deba realizar la CAE y su documentación asociada.
- Posibilidad de parametrizar la solicitud documental en función de las necesidades de cada organización.
- Carga sencilla de la documentación por parte de las empresas contratistas y subcontratistas.
- Control de la entrega de información, así como de las caducidades de los diferentes documentos, mediante un sistema de banderas.
- Sistema de control de los trabajos realizados por los contratistas.
- Control de accesos integrado mediante APP que verifica el estado de la documentación en la plataforma.
- Contribución a la cultura preventiva de la empresa.
- Garantía de cumplimiento de los requisitos legales de los contratistas.
- Gestión de normativas RD 171/2004 y RD 1627/1997.
- Posibilidad de contratar el servicio adicional de validación realizado por especialistas en PRL para mayor agilidad en la validación documental.
Integración con la plataforma integral de facility management & services
Además, la solución FAMA CAE está integrada con el resto de soluciones que conforman la herramienta integral de Facility Management & Services, FAMA AFM, que permite llevar a cabo un exhaustivo control y una gestión integral de los diferentes aspectos que contribuyen al buen funcionamiento de las infraestructuras de las organizaciones y de sus servicios asociados, así como optimizar los procesos llevados a cabo por las personas de la organización en relación a Facility Management y Servicios Generales.
Portal web 100% responsive
Una de las grandes novedades de la última versión de la plataforma FAMA AFM es el portal creado para servir de canal de comunicación entre el departamento de Servicios Generales y el resto de la organización, ofreciendo a los usuarios un acceso más fácil y sencillo a las Solicitudes de Servicio y de Mantenimiento Correctivo, facilitando la creación de nuevas solicitudes y la consulta del estado de las mismas y con capacidad para que el cliente pueda publicar noticias y documentación de interés para los usuarios de la organización.
API de servicios web SOAP y REST
Se han estandarizado las integraciones entre FAMA AFM y los sistemas de información del cliente, con el objetivo de mejorar la robustez de las integraciones, el tiempo de implementación y los costes de las mismas y facilitar su mantenimiento a lo largo del tiempo:
- Independientes de la tecnología de los sistemas clientes que se integren con FAMA
- Posibilidad de integraciones con sistemas más habituales SAP, IoT… y otros
- Mejora la robustez de las integraciones, el tiempo y costes de implementación y facilita su mantenimiento
- Mayor seguridad al evitar tener que abrir puertos/firewall, ya que únicamente requiere conexión HTTP/HTTPS
Posibilidad de integración con BIM en su 7ª dimensión (7D) para O&M:
Se integra de manera trazable e histórica, toda la información gráfica y alfanumérica existente en la aplicación de gestión de Facility Management (planos 2D, contratos, información legal, históricos, mantenimiento técnico-legal, espacios, costes, indicadores...) con el modelo BIM 7D del edificio, añadiendo toda la información de datos constructivos, inventarios, etc.
De este modo, se incrementa la eficiencia del proceso de diseño, construcción y O&M (Operación & Mantenimiento), disminuyendo los costes, optimizando los recursos, ampliando el conocimiento de cada fase y aumentando el rendimiento económico de todos nuestros proyectos en todas sus fases. Además, mediante la integración con FAMA AFM, se garantiza el ROI esperado a lo largo de los 50 años de vida útil del inmueble.
Movilidad al servicio del Facility Management y la Gestión del Mantenimiento: herramientas clave en la nueva realidad
En un momento como el actual, en el que los aspectos de seguridad y salud son especialmente críticos, nadie duda de la importancia de hacer lo posible para garantizar la seguridad en los espacios de trabajo sin renunciar a la productividad.
En la nueva realidad que estamos viviendo existe una gran incertidumbre, pero hay una evidencia: la tecnología está siendo el elemento clave, ya sea, por ejemplo, en forma de aplicaciones móviles que agilicen la reserva de puestos, plazas de parking, salas y otras facilities por parte de los propios empleados; de apps que permitan comprobar fácilmente la ocupación de tus espacios e, incluso, tengan geolocalizados a los empleados dentro de la oficina para rastrear e identificar contactos ante posibles contagios o en forma de herramientas que agilicen la gestión del mantenimiento de instalaciones críticas y faciliten la resolución rápida de incidencias.
Desde Fama Systems, nos hemos adaptado para dar respuesta a éstas y otras muchas necesidades relacionadas con la gestión y mantenimiento de unos espacios de trabajo seguros y eficientes:
Con las soluciones de Reserva y Gestión de Espacios, por ejemplo, cualquier empleado podrá reservar, a través de su móvil, un puesto de trabajo, sala de reuniones, incluso, plaza de parking, cuando prevea ir a la oficina. Además, el gestor o gestora asignado tendrá un control exhaustivo del uso de los espacios.
Del mismo modo, cualquier empleado podrá comunicar posibles incidencias, relacionadas con aspectos de limpieza y mantenimiento, así como solicitar EPIS u otro material, agilizando el tiempo de resolución y ayudando a minimizar riesgos.
A su vez, los operarios de limpieza y mantenimiento de las empresas contratadas también podrán gestionar, ágilmente desde su smartphone, las órdenes de trabajo e informar del estado de las mismas a los gestores asignados de la organización.
FAMA SYSTEMS es pionera y líder en nuestro país en transformación digital a través del desarrollo de soluciones tecnológicas de Facility Management & Services, Smart Building, Gestión de Espacios y Mantenimiento, Smart Cities y Sostenibilidad.
Aspectos como una oferta tecnológica completa y de calidad, gran experiencia, solidez y know-how tras más de 20 años en el mercado y un alto grado de innovación y compromiso con sus clientes, la han convertido en el aliado tecnológico de importantes organizaciones y organismos públicos de nuestro país.
En marzo de 2021, la empresa tecnológica pionera y líder en el sector del Facility Management en España, Fama Systems, se integra en el grupo tecnológico Cuatroochenta, referente en el diseño, desarrollo e implantación de soluciones cloud y de ciberseguridad, pasando a ser, de este modo, la plataforma tecnológica de Cuatroochenta para la Gestión Integral de Activos, Infraestructuras y Facility Management (FAMA), hecho que refuerza su competitividad y le permite incrementar su propuesta de valor
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