La Sostenibilidad como requisito y su efecto en los roles y responsabilidades en el ciclo de vida

Francisco L. García Ahumada, Rubén García García 11 de julio de 2024

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Francisco Luis García Ahumada
Programa modular Facility Management y Gestión de Activos
ETS de Ingenieros Industriales de la UNED

Rubén García García
Consultor independiente

PRÓLOGO

Cuando se analiza el ciclo de vida de los activos físicos, la costumbre es considerar que la ingeniería de mantenimiento debe de participar en la etapa de uso del activo físico.

Pero la publicación el 23 de Noviembre del año 2022, parte del comité, CEN/TC 319 de la norma EN 17666 Maintenance-Maintenance engineering– Requirements, detalla el impacto a lo largo del ciclo de vida del activo en sus distintas fases: conceptual, desarrollo, realización, utilización y eliminación/transición. Por primera vez, en esta norma se establece para, la ingeniería de mantenimiento, en cada etapa:

• Objetivos
• Actividades
• Aportes
• Resultados
• Identificación de las partes interesadas
• Interfaces
• Restricciones.

Pero la ingeniería de mantenimiento se convierte en una disciplina que va a ser utilizada por los distintos agentes que van a intervenir a lo largo del ciclo de vida; tales como: el facility manager, el director de mantenimiento, el commissioning, el diseñador.

Esta comunicación tiene como objetivo:

• identificar cuáles son los roles y responsabilidades, desde el punto de vista de la ingeniería de mantenimiento, a lo largo del ciclo de vida del activo físico. de los distintos agentes a lo largo del ciclo de vida
• poner de manifiesto el valor que añade la ingeniería de mantenimiento en cada etapa
• como contribuye a la sostenibilidad del activo físico.

Palabras Clave: Normativa, Ingeniería de mantenimiento, Ciclo de vida, Roles y responsabilidades.

1. INTRODUCCIÓN

El alcance, físico, de esta comunicación está limitado a los activos físicos (Edificios) del sector terciario, que forman parte de uno de los principales ecosistemas de la Unión europea. Y dentro de este alcance se va a analizar cómo va a influir, a lo largo de todo el ciclo de vida la ingeniería de mantenimiento. a través del prisma de la sostenibilidad y de la economía circular.

Los edificios son grandes consumidores de energía, ya que junto con el sector de la construcción representan más del 30% del consumo de energía mundial y el 40% de las emisiones de CO2 (directas e indirectas)[1], y la función de la ingeniería de mantenimiento va a ser de especial importancia para la mejora de la eficiencia energética durabilidad de los edificios y la reducción de residuos.

El punto de vista adoptado para este trabajo va a ser el del Facility Manager, en cuyo rol, de gestión, se incluirá la actividad del mantenimiento, y que forma parte de los grupos de interés que se incluye en el documento de UE [2].

En este documento (ver figura 1) se incluyen tres conceptos que son los, de Durabilidad Adaptabilidad y Reducción de residuos; que van a ir ligados al ciclo de vida del activo físico.

Figura 1 Alcance de los objetivos de los grupos de interés (Circular Economy - Principles for Building Design)

Esta mirada quiere fijarse la vida del activo y como va a participar el mantenimiento a lo largo de sus diferentes etapas acentuando como va a intervenir en: el modelo de costes, la sostenibilidad de la explotación del activo físico, y la estrategia de este. Y todo lo anterior alineado con la estrategia empresarial u organizativa.

Para lo cual se va a tratar de responder, en esta comunicación, dentro del concepto de sostenibilidad a varias preguntas:

• Como se gestionan los costes de mantenimiento a lo largo del ciclo de vida
• Cuáles van a ser los roles y responsabilidades, asi como las restricciones a los que se enfrenta el mantenimiento, en orden a la optimización del activo físico, en cada etapa del ciclo de vida.
• Como la normativa está ayudando a enfrentarse a estas preguntas.

2. DEFINICIONES

Para el desarrollo de esta comunicación es conveniente las siguientes definiciones:

Adaptabilidad. Capacidad de ser cambiado o modificado para su adecuación a un propósito [3].

Durabilidad. Capacidad de un elemento de realizar una función requerida bajo condiciones dadas de utilización y de mantenimiento, hasta el final de la vida útil [4].

Mantenimiento sostenible, desgraciadamente, los autores no han encontrado una definición clara al respecto, de todas las revisadas se ha seleccionado la siguiente: El mantenimiento sostenible consiste en mantener sus equipos y activos (se entiende con un nivel de desempeño adecuado) en uso durante más tiempo. Sin embargo, muchas tareas de mantenimiento también requieren el uso de materiales y energía que pueden producir subproductos no deseados y peligrosos que tienen un impacto perjudicial en el medio ambiente [5].

3. EL CICLO DE VIDA DEL EDIFICIO, Y LA NECESARIA GESTIÓN DE SUS COSTES Y EL MANTENIMIENTO

El Coste del Ciclo de Vida (CCV) va a formar parte de la sostenibilidad del activo, y así lo consideran, certificaciones de sostenibilidad como LEED y BREAM que utilizan el CCV para evaluar la sostenibilidad económica de los edificios de acuerdo con la norma ISO 15686-5 [6] que describe la evaluación integrada de la sostenibilidad de los edificios. Exige que la evaluación del CCV abarque toda la vida útil de un edificio.

En la figura 2 se puede observar el ciclo de vida de un edificio de nueva construcción, como se ha indicado previamente, el mantenimiento va a estar integrado en la Función del Facility Management. En la figura se puede comprobar que el alcance del mantenimiento está incluido en todo el ciclo de vida.

Figura 2 Ciclo de Vida de un edificio de nueva construcción

Pero cuando se examinan los flujos de caja a lo largo del ciclo de vida como se puede ver en la figura 3, se puede comprobar que los costes del ciclo de vida ligados al uso (mantenimiento e inversión por agotamiento de vida útil) van a ser muy superiores a los costes de construcción, por lo que queda en evidencia la importancia del mantenimiento y su gestión a lo largo del Ciclo de Vida del activo.

Figura 3 Flujo de Caja a lo largo del ciclo de vida [7]

Como ya se ha indicado la norma para facilitar el cálculo de la sostenibilidad económica es la ISO 15686-5 que está dentro del grupo de norma desarrolladas por el comité de ISO, ISO/TC 59, Buildings and civil engineering works, Subcommittee SC 14, Design life.

En la figura se ve con absoluta claridad la importancia de los costes recurrentes (OPEX), que va a acompañar al activo durante el ciclo de vida de este.

De la importancia de la gestión de los costes del ciclo de vida (mantenimiento incluido), da cuenta el documento alemán de Hegner del que se ha obtenido la figura 4 en la que se analiza conjuntamente:

• el impacto de la toma de decisiones en las distintas etapas de la vida del edificio
• la gestión optimizada o no del ciclo de vida

Figura 4 Costes del Ciclo de Vida [8] (figura A11 del documento de Hegner)

4. EL MANGTENIMIENTO A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL EDIFICIO

El comité CEN/TC 319 Maintenance publicó en el año 2014 la norma UNE- EN 16646:2015 [9] en la que por primera vez establecía la importancia del mantenimiento en la gestión de activos; y ha seguido publicando las siguientes:

• UNE EN 17845 2023 [10]
• EN 17840 2023 [11]
• EN 17666 2022 [12]

De las cuatro normas arriba citadas, para esta comunicación, tiene especial importancia la norma EN 17666, ya que es por primera vez una norma dedicada a la ingeniería de mantenimiento; y es la que vamos a utilizar en este apartado puesto que va a analizar su impacto en el ciclo de vida.

Previamente en ella se define la Ingeniería de mantenimiento de esta manera ”es una disciplina de la ingeniería que aplica competencias, métodos, técnicas y herramientas para desarrollar y apoyar al mantenimiento con el fin de garantizar que un elemento sea capaz de realizar sus funciones requeridas de forma segura, sostenible y rentable durante todo el ciclo de vida”

Como se puede observar en esta definición se destaca como ámbito de la ingeniería de mantenimiento, el ciclo de vida, y como uno de sus objetivos, la alineación con los objetivos empresariales/organizativos de los que destaca la sostenibilidad.

Como se ha visto en la figura 2, podríamos decir que el mantenimiento al igual que el Facility Management es el alfa y el omega del ciclo de vida; va a estar, debería estar como se indica en la publicación de Hegner, desde que se tiene la idea conceptual hasta que se tiene que decidir entre demolición o el reciclaje. A lo largo de todo este ciclo la ingeniería de mantenimiento va a acompañar al activo físico.

a. Las actividades de la ingeniería de mantenimiento a lo largo del ciclo de vida del activo físico.

Las etapas de vida que considera la norma son las siguientes:

• Conceptual (corresponde con la de inicio de proyecto y en la que está incluida la factibilidad y la línea cero)
• Desarrollo (en la que incluye el prediseño y diseño)
• Realización (en la que incluye construcción y handover)
• Utilización (en la que se incluyen la operación y el mantenimiento)
• Eliminación/transición (en la que se incluye el fin de vida del proyecto)

Como se puede observar se contempla todas las etapas que se muestran en la figura 4, y que, de todas las etapas, las primeras, van a tener una importancia decisiva en los costes totales del ciclo de vida.

Para evaluar esta importancia la norma nos suministra dos tipos de tablas: una primera tabla en la que se fijan los objetivos y actividades de la ingeniería de mantenimiento en cada etapa; la siguiente tabla, que se repite para cada etapa del ciclo de vida ver figura 5 en la que se establece la contribución de la ingeniería de mantenimiento en cada etapa

Figura 5 Ingeniería de mantenimiento en la fase de ... [13]

Por su novedad, pero a su vez por la importancia que va a tener en los costes del ciclo de vida se van a destacar la definición los objetivos y las actividades conceptual y desarrollo.

• Etapa conceptual subfase factibilidad.
  • Objetivos: a través del retorno del conocimiento adquirido en la explotación de los edificios y aportar requisitos a soluciones estudiadas
  • Actividades: Evaluar las consecuencias de mantenimiento en las soluciones contempladas
• Etapa conceptual subfase línea cero.
  • Objetivos; evaluar los requisitos de mantenimiento del diseño básico
  • Actividades; Evaluar requisitos de mantenimiento y mantenibilidad [14] para las distintas opciones y el grado de conformidad con los requisitos legales aplicables.
• Etapa desarrollo subfase diseño preliminar
  • Objetivos; poder influir en el diseño en orden de lograr un desempeño de seguridad de funcionamiento adecuado
  • Actividades; contribuir a la seguridad de funcionamiento a través de la evaluación de mantenimiento y mantenibilidad
• Etapa Desarrollo subfase de diseño detallado
  • Objetivos; Ayudar a conseguir niveles de mantenibilidad y a garantizar la disponibilidad operativa.
  • Actividades; Desarrollar procesos preliminares de mantenimiento, identificar oportunidades tecnológicas y definir los planes de mantenimiento.

Como se puede observar la norma EN 17666 es una valiosa herramienta para incorporar el mantenimiento en el ciclo de vida que va a tener una importante repercusión en: costes, eficiencia y eficacia, sostenibilidad, seguridad y compliance.

Un valor adicional de esta norma es que permite establecer, para cada etapa del ciclo de vida cuales son los roles y responsabilidades del mantenimiento dentro de la función del Facility Management.

Sería conveniente como ya se indicó en [15] el establecimiento en la ley de un modelo de Roles y responsabilidades como el que se puede ver en la figura 6 en la cual el mantenimiento a partir del Facility Management pueda ser considerado un agente más del ciclo de vida del activo físico.

Figura 6 Roles y Responsabilidades de los agentes a lo largo de la vida del edificio

5. CONCLUSIONES

Del análisis contemplado se infiere que para una mejora en la sostenibilidad y la economía circular de los edificios es necesario:

• La intervención del mantenimiento en todas las etapas del ciclo de vida
• El establecimiento y gestión del coste de ciclo de vida, tanto en los costes de inversión (CAPEX) como los recurrentes (OPEX)
• La identificación de todos los agentes que van a intervenir en el ciclo de vida (en la actualidad los agentes identificados en la Ley de Ordenación de la Edificación no lo resuelven)
• El establecimiento de una tabla de roles y responsabilidades de los distintos agentes a lo largo del ciclo de vida del edificio

6. REFERENCIAS

 [1] Vérez, D., & Cabeza, L. F. (2021). Which Building Services Are Considered to Have Impact on Climate Change?. Energies, 14(13), 3917.

[2] Circular Economy - Principles for Building Design [Internet]. Brussels, Belgium: GROW.DDG1.C.4; 2020. Available from: https://ec.europa.eu/docsroom/documents/39984 

[3] UNE-ISO 20887 Junio 2023 Sostenibilidad en edificios y obras de ingeniería civil. Diseño para el desmontaje y la adaptabilidad Principios, requisitos y directrices

[4] UNE-EN 13306:2018 Mantenimiento. Terminología del mantenimiento.

[5] Jonathan Davis What is Sustainable Maintenance and Why is it Important? Jonathan Davis on February 02, 2022

[6] ISO 15686-5:2017 Buildings and constructed assets — Service life planning — Part 5: Life-cycle costing 

[7] Guidance, S. S. (2017). Capital Investment, Operations and Maintenance Decision Making Version 1.1 October 2016 (figure 15

[8] Hegner, H. D. (Ed.). (2016). Guideline for Sustainable Building: Future-proof Design, Construction and Operation of Buildings. Federal Ministry for the Environment, Nature Conservation, Building and Nuclear Safety.

[9] UNE-EN 16646:2015 Mantenimiento en la gestión de los activos físicos.

[10] UNE-EN 17485:2023 Mantenimiento. Mantenimiento en el marco de la gestión de activos físicos. Marco para mejorar el valor de los activos físicos a lo largo de todo su ciclo de vida.

[11] EN 17840:2023 Performance and condition assessment for buildings and civil engineering works - Framework for assessment within physical asset management

[12] EN 17666:2022 Maintenance - Maintenance engineering - Requirements 

[13] Corresponden con las tablas 2 a la 7 de EN 17666:2022 Maintenance - Maintenance engineering - Requirements 

[14] Al respecto de mantenibilidad en Francia AFNOR ha publicado una norma de gran utilidad NF X60-301-2022 Maintenabilité des biens durables à usage profesional 

[15] García Ahumada. F.L González Gaya C. García García. Rubén Rosales Prieto. V.F

7. BIBLIOGRAFÍA

1. España. Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación.
2. European Commission (EU) (2020)          Circular Economy - Principles for Building Design [Internet]. Brussels, Belgium: GROW.DDG1.C.4; 2020. Available from: https://ec.europa.eu/docsroom/documents/39984
3. AIQS information paper. Life cycle cost analysis AIQS information paper
4. Cooper, J. (2015). Sustainable building maintenance  within  social  housing (Doctoral dissertation, University of Greenwich).
5. EN 17666:2022 Maintenance  -  Maintenance  engineering  -  Requirements
6. EN 17840:2023    Performance and condition assessment for buildings  and civil engineering works - Framework for assessment within physical asset management
7. García Ahumada. F.L González Gaya C. García García. Ruben Rosales Prieto. V.F. "The impact of absent agents on roles and responsibilities in the lifecycle of tertiary Sector buildings."
8. Guidance, S. S. (2017). Capital Investment, Operations and Maintenance Decision Making Version 1.1 October 2016 (figure 15)
9. Hegner, H. D. (Ed.). (2016). Guideline for Sustainable Building: Future- proof Design, Construction and Operation of Buildings. Federal Ministry for the Environment, Nature Conservation, Building and Nuclear Safety.
10. ISO 15686-5:2017 Buildings and constructed assets — Service life planning — Part 5: Life-cycle costing
11. Jonathan Davis on February 02, 2022 What is Sustainable Maintenance and Why is it Important? Jonathan Davis on February 02, 2022
12. NF X60-301 -2022 Maintenabilité des biens durables  à  usage professional published by AFNOR in April 2
13. UNE-EN 13306:2018 Mantenimiento. Terminología del mantenimiento.
14. UNE-EN 16646:2015 Mantenimiento en la gestión de los activos físicos.
15. UNE-EN 17485:2023 Mantenimiento. Mantenimiento en el marco de la gestión de activos físicos. Marco para mejorar el valor de los activos físicos a lo largo de todo su ciclo de vida.
16. UNE-ISO 20887 2023 Sostenibilidad en edificios y obras de ingeniería civil Diseño para el desmontaje y la adaptabilidad Principios, requisitos y directrices
17. Vérez, D., & Cabeza, L. F. (2021). Which Building Services Are Considered to Have Impact on Climate Change? Energies, 14(13), 3917.de los edificios

7. COMUNICACIÓN ALINEADA CON LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO SOSTENIBLE